【特別インタビュー】従業員の在宅勤務制度をスピード整備したベーシック社に、制度整備・実施のポイントを聞きました
新型コロナウイルスの感染拡大を受け、在宅勤務制度を導入して、社員が自宅で仕事ができる環境整備を進める企業が増えています。
一方で、ルール策定の難しさから、なかなか実施に踏み切れないという企業担当者の声も耳にします。
そこで本記事では、早いタイミングで新型コロナウイルス対策を打ち出して、全従業員の在宅勤務を実現した株式会社ベーシックの角田さんに、スムーズに在宅勤務制度を導入するためのポイントをお伺いしました。
社名：株式会社ベーシック
業種：ITサービス
従業員数：135人
株式会社ベーシック 執行役員・角田 剛史さん
１月に時差出勤を実施、感染拡大を受けて２月中旬に在宅勤務体制へ移行。
- 新型コロナウイルス対策は、いつ頃検討をはじめましたか？
角田さん）
新型コロナウイルスの脅威がニュースで取り上げられ始めた頃、１月下旬にGMOグループが、全社員在宅勤務を実施するというニュースが出ました。弊社もそのタイミングで、少なくとも混雑時の通勤は避けるべきであると考え、まずは時差出勤の推奨を全社員に通達しました。
その後１ヶ月くらい経過を確認し、全世界的に新型コロナウイルスの感染拡大が伝えられてきた状況を鑑み、2月20日に全社員・全拠点に対して在宅勤務をベースとした勤務形態へ移行する旨の通達を行いました。実際今日もオフィスには数名しか出社していない状況です。
ベーシック社内周知時の文章
今回はZoomでインタビューしました
「紙」「対面」の業務は在宅勤務移行の障壁になる。
- 早い段階から、段階的に対策を実行されたんですね。在宅勤務制度を実施するにあたり、ネックになる業務はありましたか？
角田さん）
ネックになる業務や懸念は当初から概ね「アタリ」はつけていました。大きくは「紙」を扱う業務と、人に会わなければいけない「対面」の業務の２つです。
「紙」を扱う業務というのは、主には経理の業務です。例えば、請求書を紙で運用するパートナー企業様との業務は、相手の都合に合わせる必要があるために、どうしても一部デジタル化できない部分が残ります。
人と会う「対面」の業務については、例えば新規の訪問営業などは、どうしてもリモート対応しきれない業務になると考えていました。
実際移行してみると、それ以外の内部のミーティングにおいても、抽象度の高いテーマを扱う会議など、議論が中心となるクリエイティブな業務においては、リモートでは対応しきれないことが徐々に見えてきましたね。
- 実際に在宅勤務制度を導入して数週間経過しますが、社内で出てきた困りごとはありますか？
角田さん）
普段から社内のコミュニケーションはSlackに統一されていたことや、業務効率化の観点で元々ツールによるIT化を促進していたおかげで、大きな問題は無いように思います。
細かなところでは、例えば「家にWi-Fiが無い」「デザイナーが使うための高品質のディスプレイが家に無い」などの問題は出てきましたが、必要なコストについては会社が負担するルールを追加で決めることで柔軟に対応しています。
- クライアントやパートナー企業からの反応はいかがですか？
角田さん）
「そこまで（＝全従業員の在宅勤務の実施）するんですね」という反応をいただくことはありました。相手先によってはこれまでは対面中心でお話ししていたところも当然多くあったのですが、感染予防の目的をお伝えすることで、比較的スムーズにオンラインミーティングを受け入れていただけている印象です。
東京以外の遠方にいらっしゃるお客様との商談やセミナーという観点で、弊社自体が日頃からオンラインミーティングを積極的に活用していたので、クライアント・パートナー企業にも安心していただけたのかもしれません。
在宅勤務移行の鍵は「ITツールの活用」と「人事制度の設計」
- かなり迅速に全社員の在宅勤務移行を決定されましたが、すぐに実行できた理由は何ですか？
角田さん）
理由は2つあると思います。
1点目は、ツールを使用したIT化が、今回の在宅勤務を実施する以前から、日常業務に浸透していたことです。
元々は業務効率の観点から積極的にITツールの導入を進めていたことが、今回在宅勤務に移行するにあたっても非常に良い効果をもたらしています。
先日Twitterでもシェアしたのでが、例えば弊社では以下のようなツールを導入して日常の業務を行なっています。
リモートワークにおいて、各業務で活用している、オンライン化が行えるサービス。
— すみだ@basic｜コーポレート管掌 (@takeshisumida_) February 22, 2020
・定例会議 Zoom
・受電対応 fondesk
・商談 ベルフェイス
・労務手続 SmartHR
・ウェビナー コクリポ
・契約書締結 クラウドサイン
・社内コミュニケーション Slack
・採用面接 インタビューメーカー
角田さんの2020年02月22日のまとめツイート
社内コミュニケーションのSlackを中心として、オンラインで業務を完結させるということが、かなり浸透しているのです。
2点目は、働き方によらず適正に評価を行う人事制度があったことです。
弊社ではミッションに基づいて評価をする「ミッショングレード制」という人事制度を導入しています。これにより、「働く環境によらず、与えられたミッションをしっかり達成していく」ということが、全社員の理解として深く浸透しているので、今回のように一斉に在宅勤務となったとしても、ミッション達成に向けていつも通り動くということが、すぐに受け入れられたんだと思います。
各人のミッション設定は会社の業績目標と結びついており、各人のミッションの達成によって会社業績が担保されますから、結果的にそれは従業員自身の雇用を守ることになります。
人によってはもしかしたら在宅勤務へのシフトはある意味『小休止』の期間と受け取られかねませんが、今回のような緊急事態においては、社員の安全の確保はもちろん、業績の維持も合わせて重要です。あくまで一時的な措置ではなく、これらの両方を中期的に担保できる仕組みを持っておくことが、スムーズに在宅勤務に移行する上で重要だと感じています。
取材協力：株式会社ベーシック
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