formrunで採用業務が約1/2になった話
こんにちは！fondesk運営チームの井旗です。
今回は、formrunを活用することでfondeskのオペレーター採用業務を効率化した話をします。
独自の採用を実施しているなどで、多数の応募者管理業務を行なっている方に向けて、業務効率化のお役に立てればと思い執筆しました！
formrunとは
formrunをご存知ない方のために、簡単にformrunのサービスについて説明いたします。
formrunはフォームを簡単に作成できて、顧客管理まで行えてしまうコンタクト管理ツールです。大きく5つの機能を備えています。
（参照: formrun FAQ）
利用シーンとしては、カスタマーサポート、営業、キャンペーン募集フォーム、アンケートフォーム、採用などなど…幅広い用途があります。
fondeskでは、前述の通りオペレーター採用フォーム、採用管理を目的として導入しています。
fondesk採用業務の課題
fondeskでは、2020年2月より求人広告の出稿を開始し、オペレーターとして一緒に働いてくださる方を広く募集し始めました。
旧採用フロー
採用フローは、応募者が求人広告からLPに到着し、Googleフォームで必要情報を送信します。送られてきた応募者情報は、Googleスプレッドシートに蓄積され、Gmailを使って一人ひとりとやり取りをしていくフローとなっていました。
旧オペレーションの限界
しかしながら、オペレーター採用強化により応募者が爆増した時、人海戦術による採用オペレーションは破綻しました。1日あたりの応募数が20人を超え、応募者の対応で1日の大半が経過してしまう状況に。
「採用目標は達成しつつ、採用業務を効率化する術はないか…」採用業務の中で、どこに大きな工数が発生しているのかを考え、下記の通り課題を設定しました。
・ツールをまたいだ業務が多く、情報管理コストが高い
・チーム内採用状況共有のためのコミュニケーションコストが高い
・テンプレ化できる業務が多いが、自動化や仕組み化に工数が割けない
つまり、「応募者の情報、やり取りを一元管理できて」「対応をテンプレ化できて」「シームレスにチームで採用業務ができる」ツールがあれば、万事解決じゃないか！formrunだ！と、勝手に無料版の利用をはじめました。
※現在はSTARTERプランを利用しています。
formrunを導入したら便利すぎて業務効率が2倍に
新採用フロー
応募者が求人広告からLPに到着し、formrunフォームで必要情報を送信します。送られてきた応募者情報は、formrunに「カード」として蓄積され、連絡、ステータス管理に到るまで全てをformrun上で完結。
formrunによって採用プロセスを全て一元管理可能にし、テンプレート機能を活用することで、業務効率が圧倒的に改善されました。
実際にformrunを使った採用業務を行う中で、「おぉ、これは便利！」と思った機能を紹介できればと思います。
①応募者との連絡業務
（参照: formrun HP）
応募者との連絡は、直接formrunのサービス上で行うことができます。
やり取りがサービス上で完結し、ツールをまたぐことなく応募者管理と採用連絡が行えるのは非常に便利でした。
さらに！個人的に一番インパクトが大きかったのが、「メールテンプレート」の機能。この機能がなかったら、業務効率の改善幅は半分になっていたなぁと思います。。チームメンバーからも、一番嬉しい機能として名が挙がっています。
②ステータス管理（一覧化）
（参照: formrun FAQ）
上記画像のように、応募者情報は「カード」となって、ボードに一覧化することができます。採用フローごとにステータスを作成し、応募者ごとにステータスを管理することができます。ステータスを変更するときは、カードをドラッグして移動するだけ。ステータス変更忘れ、ステータス確認が直感的にできることで、業務効率が非常に高まります！
③メモ機能
（参照：formrun FAQ）
カードには、チームメンバーが自由にメモを残すことができます。GoogleスプレッドシートなどのExcel系ツールでもメモは残せますが、見づらいし、管理も煩雑ですよね。。このメモ機能がなければ、チーム管理は進まなかった。そういっても過言ではないです。
④その他便利だったこと
・ラベルがつけられること
ステータス管理以外に、さらに細かいステータスや共通情報を「ラベル」という機能を使ってカードに追加できます。カードにラベルをつけることで、よりカード情報を一目で把握できたり、フィルタリングすることができるようになります。
・Slackへの通知連携
formrunへフォームの送信があったり、応募者からメールの返信がきた場合に、Slackに通知してくれます。
まとめ
formrunによって、採用業務の効率化を進めた話をさせていただきました。
採用業務が滞ってしまうことは、fondeskのサービス運営に大きな影響を与える問題の一つです。早期にformrunを導入し、採用業務効率をあげるフローの構築ができた結果、問題の解決ができました！
formrunなくては、fondeskの運営は成り立ちません。
少数精鋭で、お問い合わせ対応や採用活動をしたい方などには、非常におすすめのサービスです。
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