初めて共催ウェビナーを企画運営してわかった10の事【運営準備編】

こんにちは。fondeskのナカジマです。
2/2,4,5,9に開催したコーポレートテック会議が無事終わりました！
見てくださった方、登壇企業の皆様、ありがとうございました！

前回は、そんな共催ウェビナー開催に向けてやるべき事・必要な事として企画編をお届けしましたが、今回は運営準備編です！
今回はやることいっぱい！なので早速いきます〜

★運営・準備編

1. 連絡手段と共有ドライブ

連絡手段
メッセンジャーなどのグループチャットかSlackが使えればSlackがベストだと思います。

企画の打ち合わせ、その他制作物や決定事項の連絡などを取り合う必要があり、打ち合わせ自体は1〜2回であっても連絡事項は結構多いです。
メールだと追うのが大変なのとお互い見逃しリスクが高いです。
情報の視認性も悪くお勧めできません。

コーポレートテック会議の場合は12社との共催で、最初は個別でメールでやりとりしていましたが正直コミュニケーションの部分がかなりコストがかかりました。
そこで途中からFBグループを立ち上げて投稿という形で全体共有を行いました。

共有ドライブ
連絡手段がメールのみや、グループチャットで送受信できるデータに限りがある場合には共有ドライブを用意しておくと便利です。

2. 打ち合わせ日程調整

企画がおおかた整ったら、まず最初にやることは共催企業候補との打ち合わせです。
打診企業が多い場合や、共催企業が2、3社以上での合同MTGは日程がなかなか決まりません！
A社B社C社に打診して、C社が一つも合わないから日程打診しなおして〜とやってると本当にカオスです。
そこで、日程調整ツールの予約システムを使うことをおすすめします！

【2021年版】日程調整ツール・スケジュール調整サービス おすすめ9選を徹底比較

複数人での日程調整になると有料になるものも多いですが、いろんな打ち合わせで使えるのでアカウント作って普段使いするのもいいと思います。
日程打診で何度も往復する方がナンセンス！

3. 集客方法＆事後アプローチのスタンス合わせ

集客方法について
【1】自社のハウスリードに対してそれぞれで集客
【2】広告出向

【1】はマストで行うと思いますが、企業によってハウスリードのボリュームがバラバラなケースもあります。
コーポレートテック会議では、私たちfondeskはハウスリードがそこまで多く無いので「広告も個別で●●円分出向します」という形で集客の足並みを揃えました。

共催企業全社で広告出しましょうとなった場合も、いくら分くらい使うかをすり合わせしておくと良いと思います。

事後アプローチのスタンス
・アンケート回答者（参加者）に対してアプローチ可
・アンケートで自社のサービスに「興味あり」の参加者のみにアプローチ可
などルールを決めておきましょう。
大体は後者が良いかと思います。

4. 配信ツールについて

1番ポピュラーなのはZoomですね。
ポピュラーなので配信のHOWTOがネットにたくさん上がっているので初めての場合や迷ったらZoomがおすすめです。

今回コーポレートテック会議ではStreamYardという配信ツールを使って、youtubeliveとFacebookliveで配信しました。
Zoomウェビナーとの大きな違いは、テレビやyoutubeのようにテロップを出したり、画面分割をしたりと凝った演出ができるという点です。
↓こんな感じです

正直Zoomの方がウェビナーに特化した機能があります。
ウェビナーの構成や内容によって選定しましょう。
※StreamYard配信のメリデメとできることについては別途記事書きます！

▼そのほか配信周りで必要な準備
【1】配信開始前後のスライド素材
「開始までしばらくお待ちください」「ご視聴ありがとうございました」的なやつですね。
ZoomでバックグラウンドでBGM流すときはその音源素材も探しておきましょう。
↓こういうやつです

余裕があればOP動画などを準備するのもおすすめです。
OP動画があるとスタートがスムーズに入りやすくなります。
コーポレートテック会議ではリチカさんにお願いしました。
短期間で高クオリティで大満足でした！

【2】ウェビナーの流れ（タイムスケジュール）

例.12時から1時間のウェビナーの場合
11:50 開始前スライド配信
12:00 OP動画流す
　　　司会者挨拶、ウェビナー趣旨を簡単に説明
12:05 自己紹介スタート　1人目〇〇さん
・・・

こんな感じで簡単な流れを用意して関係者に配布しましょう。
きっちりセリフまで書き込んだ台本は、司会をする場合に不安であれば用意しておくと良いです。

5. 集客ページ

・compassやpeatixなどのイベント情報ページに掲載する
・自社のWebサイトorドメイン用意してLPを作成
いずれかの対応を決めます。
peatixなどはイベント集客機能が充実してるので簡単便利です。

スクラッチでLPを作る場合のフォーム作成について
配信URLの連絡や、事後アンケート送付など応募者対応が必須になるので、応募者管理ができるツールを利用するのがおすすめです。
コーポレートテック会議ではformrunを利用しました。
自動返信機能やメールテンプレート機能、ボード管理できるのでお勧めです！

▼そのほか集客ページに必要な準備
【1】イベント概要骨子の作成
・イベント概要（趣旨）
・イベントの内容（構成）
・登壇者情報
・こんな人におすすめ
・開催日時 / 開催方法（配信orリアル）

【2】タイトル・サブタイトル
LPのメインビジュアルや広告展開用のためにも、タイトル、（必要であれば）サブタイトルを考えましょう。
ウェビナー自体の目的・テーマ・内容も重要ですが、聞いてみたいなと思わせるタイトルも大事です！

【3】共催企業登壇者素材集め
LPに載せる登壇者情報として、
・共催企業の企業ロゴ/ サービスロゴ
・登壇者プロフィール
・登壇者写真
あたりはマストで手配が必要です。

【4】イベントページ作成
・イベントページ用メイン画像
・スクラッチでLPを用意する場合はデザイン＆コーディング
・フォーム項目策定

【5】OGP画像
スクラッチで作成する場合は、こちらも忘れずに！

6. 登壇用資料

イベント内容にあわせて自社パートの資料を準備します。
イベント用の雛形を用意してフォーマットを共通化するというケースもあります。
資料に統一感がでるメリットがあります。
この場合は雛形の準備も必要になります。
コーポレートテック会議では雛形を使って資料をまとめました。

この雛形を登壇企業各社に配布し、バラバラに集めてあとで集約しました。

7. 広告

広告で集客する場合は媒体の選定とクリエイティブを作成する必要があります。

8. アンケート作成&事後アプローチ準備

参加者に配信後に送付するアンケートの作成と、開催後参加者へ送るサービス資料やWP、導入説明会のご案内などアプローチの準備をしておきましょう。

9. リハーサル

最低限、当日の開始前30分とかでもいいので、事前に全体の流れを通したリハーサルはやっておきましょう。
画面切り替えやテロップをだしたりなど演出がある場合は別途配信テストや通しリハーサルを行うと安心です。

10. イベントレポート

ウェビナー開催後のイベントレポートについても決めておく必要があります。
掲載するのかしないのか、する場合は社内の担当者で対応するのかライターさんに依頼するのかなど。

コーポレートテック会議ではイベントの概要をお伝えするイベントレポートと、各回のモデレーターさんと開催後に座談会をしてその内容も記事化する予定です。
どちらも外部のライターさんにお願いしました。（お楽しみに！）

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ということで、書き出すとやることいっぱいですね！！！
規模によって作業量に差があるので、単発で2,3社との共催ウェビナーであれば以外とさっくり進められると思います。

共催ウェビナーやることリスト

▼企画、運営通したやることリスト全部盛り

企画
1 ウェビナー目的＆テーマ設定
2 自社主催or共催かの決定
3 単発 or シリーズ化の決定
4 共催企業探し
5 開催日の仮決め
6 開催日の本決め
7 ウェビナーのコンテンツ構成決定
運営
8 連絡手段と共有ドライブ
9 日程調整ツールの準備
10 集客方法＆事後アプローチのスタンス合わせ
11 配信ツールと媒体決定
12 配信開始前後のスライド素材
13 その他配信様素材作成
14 当日のタイムスケジュール作成
15 集客ページの選定（peatix系orスクラッチ）
16 イベント概要骨子作成
17 ウェビナーのタイトル・サブタイトル決定
18 登壇者素材集め
19 イベントページ作成（peatix系）
20 スクラッチの場合：デザイン
21 スクラッチの場合：コーディング
22 スクラッチの場合：応募フォーム作成
23 登壇用資料（自社パート用）
24 登壇用資料（統一フォーマット使用の場合はその雛形）
25 広告素材作成
26 参加者アンケート作成
27 事後アプローチ用の準備
28 リハーサルの手配
29 イベントレポートの手配

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