「fondesk利用企業同士の電話が永遠に繋がらない問題」の解決法は？
こんにちは！fondesk運営チームの井旗です。
今回は、「fondesk利用企業同士の電話が永遠に繋がらない問題」について、解決策を考えてみました！
実際、ご心配の声をいただくこともある問題です…
今気づいたけど、fondeskを導入してる会社同士が電話をし合うと、お互いに「○○は不在です。こちらから折り返します」の繰り返しで、いつまで経っても直接会話ができないのでは……？
— 岡安モフモフ（アーガイル社長）＠SNSマーケYouTubeライブ配信中！ (@shields_pikes) March 7, 2020
fondeskを使ってる会社同士が２社やり取りが始まると、結局一向に話が進まないという問題。
— コディまる / HANAGATA Inc. (@koyamaps) May 21, 2020
御社(担当者) → 弊社(受電代行)
弊社(担当者) → 御社(受電代行)
このループはじまった時点でSlackの共有チャンネルとかの方がいいhttps://t.co/9Cfj0PMP2y
この問題について、fondeskの導入前、導入後にご心配されている方のお役に立てれば幸いです。
直接繋がる電話番号へ折り返しをお願いする
この問題に対する解決策としては、ズバリ「直接繋がる連絡先を伝える」です！
自社の電話番号もfondeskを導入していて、相手もfondeskを導入している場合、fondeskに転送されている電話番号同士でやり取りすると、永遠に繋がることはありません。
fondeskのオペレーターからは、折り返しが必要か、伝言はあるかを尋ねられます。
折り返しは「必要」、伝言は「会社の番号は受付窓口に繋がるので、私の携帯電話までお電話ください。090-XXXX-XXXX」
という形で、直接つながり、かつ比較的出やすい電話番号を共有すると改善すると思います！
社内ルールの整備で、よりニーズに沿った利用が可能に
今回のケースのように、社内運用ルールを整備することで、より貴社のニーズに沿ったfondeskの利用が可能になるケースがあります。
今回の問題とは少し外れますが、fondeskユーザーである行政書士法人GOAL様では、「導入前の懸念を社内ルール整備によって克服した」とインタビューで語っていただきました。
導入前懸念していたことは、電話対応にfondeskを挟むことによって、お客様対応に対する「即時性」が失われることだったそうです。
しかし、導入後すぐに「通知を受けたら即時対応」というルールを作ったことでお客さまの不満をつくることなく運用に乗せられたと言います。
また、コスモポリタン法律事務所様では、裁判所からの電話を確実に社内で受電できるよう、裁判所からの電話専用番号を発行しているようです。
fondeskなどの電話代行サービスを利用している弁護士の方、転送されない番号をいくつか確保しておき、それを裁判所に伝えておくと混乱せずにすみます。
— 高橋喜一 (@kiichiben_omote) June 30, 2020
その上申書のサンプルを探したのですがやはり見つからないのでうちの秘書が作ってくれました。
こんな感じでどうでしょう。#fondesk pic.twitter.com/uUzgTPLThP
社内ルールの整備や工夫をすることで、より社内のニーズに沿ったfondeskの使い方が可能になりそうですね。
まとめ
「fondesk利用企業同士の電話が永遠に繋がらない問題」についての解決策は、「直接連絡が取れる電話番号を伝えるルールを設ける」ことと提案させていただきました。
大事なお客様や、何度もやり取りが想定されるお客様に対しては、ちょっとした工夫を挟むことで、コミュニケーションロスを防げそうですね。
その他にも、fondesk導入にあたり不安がある方はいつでもお気軽にご相談くださいませ！