初めて他社との共催ウェビナーを企画運営してわかった6つの事【企画編】
こんにちは。fondeskのナカジマです。
実は今、開催が来週に迫ってきたコーポレートテック会議2021 winterという共催ウェビナーを企画・運営中です！
私にとっては初のウェビナー（セミナー含む）企画・運営なので、てんやわんやしています。
そこで、進めていく中でわかった共催ウェビナーを企画・運営する際に考えるべき事・やるべき事を「企画編」「運営準備編」にわけてまとめていきたいと思います！
▼今回は企画編です
1. ウェビナー目的＆テーマ
ここでいう目的とは、ウェビナー開催をする我々の狙いという意味で、「サービス認知の向上」「顧客の獲得」などのゴール設定のことです。
テーマは例えば「リモートワークの必要性理解と実施運用するには」みたいなものですね。
開催スケジュール、コンテンツ、登壇者選定、集客チャネルなど、ウェビナー全体の実施方法を決める指針になりますので、目的とテーマの設計はとても重要です。
2. 自社主催or共催
大体何社くらいで行うかと、自社を主催にしてゲストとして呼ぶのか、共催として企画するかを考慮して決めましょう。
なぜ決めた方が良いかというと、
・決めなれければいけないこと
・場合によっては制作をしなければいけないもの
があり、主催・共催を決めることで役割分担を行いやすくするためです。
この役割分担は、MTGの際に遠慮せずいかに話し合えるかが大事です。
3社以上の共催運営を行う場合には、主運営を担う企業を据えることをお勧めします。
企業間の調整はコミュニケーションコストが高いので、関係者が多いと決めて進めるメイン運営がいないと上手く準備が進みません。
お互いの捻出可能なリソース・時間を伝え合って、最初に主運営企業を決めると良いでしょう。
主運営の企業は、重要度の高い決定事項は各社に確認を取りつつ、細かなタスクは独自判断で進めて良いという了解を事前に得ておくと、スピード感を持って準備が進められます。
3. 単発 or シリーズ化
目的・テーマ、コンテンツ内容、共催企業数によってイベントの規模を決めます。
単発、単発のシリーズ化が小さく始めやすい、運用も1,2回やると慣れてきやすいと思います。
ウェビナーの企画運営に慣れていない場合には初めからあまり大きなイベントにしないほうがオススメです。
4. 共催企業探し
「誰と一緒にやるか」は、目的を達成するためにも、参加してもらう視聴者に満足してもらうためにも重要です。
目的・テーマにシナジー効果が生まれやすい企業＝近しい存在＝必然的にお付き合いのある他社の友人・知人、が候補として上がってくると思います。
こういう時にお互い協力体制をもって取り組める関係だととても有難いですよね。
SNSなどで呼びかけやすく、反応ももらいやすいといったメリットもあります。
5. 開催スケジュール
単発で自社含めて2,3社の小規模ウェビナーの場合でも、最短で約3週間から4週間は準備期間を見積もったほうがよいです。
ざっくりやること
1. 企画からリクルーティングまで最短2,3日〜1週間
2. 顔合わせ＆コンテンツ内容すり合わせMTG 少なくて1〜2回
3. 配信準備（Zoomのウェビナー利用ができるか確認）
4. 集客ページ準備（peatixなど利用）、配信URL発行・公開
5. 集客開始（最低2週間は確保したほうが無難）
6. 登壇者各自or主催者側で発表資料の準備
7. リハ（登壇者間での資料付き合わせ）
1、2、4の合間にはそれぞれ日程調整が挟まったり、各社の写真素材の手配の時間が入ってきます。
シリーズ化や10社以上で複数セッション行うような規模の場合は、LPをスクラッチで用意する必要などもでてきたり、配信ツールをリッチにしたいとなってくるとその分制作期間やリハーサル期間が必要になります。
6. 当日のコンテンツ構成
コンテンツ内容の一つになりますが、構成として
・登壇社LT×参加企業分
・登壇社LT×参加企業分 + パネルトークor質疑応答
・全編パネルトーク
ざっくりどの形式にするかを決めましょう。
なるべく、参加者がつまらないと思う時間が少ないこと、飽きてしまうことがないように目的・テーマと合わせて考慮が必要です。
サービス紹介LTは必要か
今、すすめている大きめのウェビナー企画の中で、「サービス紹介は興味があればいいけど興味のないサービスの発表時間は地獄だ」というアドバイスを参加企業の方からいただき、ごもっともだなと思いました。
特にウェビナーになってからはコミュニケーションが活発なコンテンツじゃないと参加者が飽きやすい傾向にあるそうです。
とここまで6つの企画に関する考慮点、やることをまとめてみましたが、ここでもう一つ大事なことを！
1. 目的とテーマ
6. コンテンツの構成
この2つは、共催企業とも会話をしながら何度も考慮を重ねて、場合によっては柔軟に変更することが大事です。
共催企業とMTGを重ねていくと、さまざまな知見や意見を交わすことになります。
その時に、「目的とテーマ」が伝わるウェビナーになるよう、決めたことに固執しすぎない視野と柔軟さも大事だと企画していて痛感しています。
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