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BackLog×Salesforceの連携でタスク管理とマネージメントをもっとラクに！

大瀧龍┃フライク┃システム連携組立図×クラウドERP

今回は、「Backlog×Salesforceの連携でタスク管理とマネージメントをもっとラクに！」と題し、BacklogとSalesforceの連携によるタスク管理の方法についてフライクの考えをまとめたホワイトペーパーについてご紹介します。 

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1. BacklogってどんなITツール？

Backlogとは、株式会社ヌーラボが提供しているプロジェクト管理ツールです。
当たり前ですが、ビジネスは自社だけで成り立つものではなく、タスク管理やクライアントとのコミュニケーションを実施する必要があります。

手動で管理することも可能ではありますが、Backlogを使えばそれらの管理・実施がより簡単になります。 

1-1. Backlogでできること 

  1.  プロジェクト管理

  2.  タスク管理

  3.  コミュニケーション

  4.  バージョン管理 

1-2. Backlogでできること｜機能ベース 

●  ガントチャート
    ○  ガントチャートは作業の計画およびスケジュールを横型棒グラフで示した図です。各課題やタスクが「今どうなっているか」を把握しやすくなります。

●  カンバンボード
    ○  プロジェクト内の課題を状態ごとの「列」に分けて表示します。カンバン形式で動かせる、最近流行の機能です。

●  Wiki
    ○  プロジェクトの概要やタスクだけではなく、マニュアルもWikiにして保存できる機能です。

●  Git / Subversion
    ○  プログラムを管理する際にGitHub（ソフトウェア開発のプラットフォーム）と連携して管理できる機能です。

●  親子課題
    ○  様々なタスクが混在しないように、親課題・子課題として「階層を繋げたようなタスク管理」ができる機能です。

●  課題ごとのコメント
    ○  プロジェクトメンバーでコミュニケーションをとるためのチャット機能です。 

1-3. Backlogを使い続けられる理由

Backlogの料金プランは主に4つあり、プランによって使える機能が異なります。 

Backlogは組織単位の課金となるため、チームの人数が増えたとしても料金はそのままです。

最適なプランを無料で診断できるので、そこから自社やチームにあったプランを選択するのも手でしょう。

引用元：「Backlogのプランと料金について」　

2. 自社導入事例を徹底公開 

2-1. よくある現状と課題感

マイルストーンやタスク管理の面で悩みを抱えている企業や組織が抱えがちな問題についてまとめてみました。 

  1.  タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールがエクセルもしくはITツール
      →単純なToDoだけの管理になっており、他メンバーとの共有ができていない

  2.  プロジェクトを、リモートワークメンバーを含めて推進している
      →進捗管理は同期型コミュニケーションであり、効率がいいとは言えない

  3.  複数プロジェクトが同時並行で進んでおり、社内メンバー・社外メンバーも余裕がある状況ではない
      →プロジェクト報告会の資料作成にマネージャーも担当者も多くの時間をかけている 

これらの手間を放置しておくと、タスク管理が煩雑になってしまったり、プロジェクトの進行に支障が出てしまったりすることもありえます。 

そのためには、やはりBacklogの活用は不可欠です。 

2-2. Backlogが得意なこと・苦手なこと

 ここで、あらためてBacklogの特性を知っておきましょう。 

【Backlogが得意なこと】 

【Backlogができない・苦手なこと】 

Backlogは、1プロジェクトをマネージメントすることや、自身が参加しているプロジェクトの管理は得意な一方で、自分が参加していないプロジェクトの課題一覧を出したり、プロジェクトを横断して進捗状況を把握したりすることには向いていません。 

しかし、それはあくまで「Backlog単体」での話です。
Backlog単体ではできない機能を、別のシステムで補うことができるのです。 

2-3. Backlog×Salesforce活用のメリット

Backlogは、先ほどもご説明したように1プロジェクト内のタスクを見える化するだけでなく、タスクとコミュニケーションを同時に実施できるため、チーム内の進捗をリアルタイムに確認できます。

 また、1タスクに関連する課題を【親課題】【子課題】としてタスクを分散させず、まとめて管理できるのです。 

さらに、SalesforceとBacklogを連携することで、Salesforceで管理している見積もり明細情報をタスク管理に反映させることや、Backlogのタスク情報をSalesforceに連携してダッシュボードで管理することもできます。 

 【おすすめ利用ユーザ】 

1.  複数プロジェクトを社内外メンバーや多拠点で回している企業
2.  プロジェクトマネージャーの負担をなくし、本来やりたい業務に専念したい企業
3.  プロジェクトの炎上リスクを潰すために、少しでも進捗管理をシームレスに実行したい企業 


3. 自社導入事例を徹底公開

3-1. 【実運用×活用事例①】Salesforceで管理しているプロジェクトをBacklogに連携

まず、タスクが発生したらSalesforce上でデフォルトとなるタスク一覧やカテゴリ、種別を決めます。 

そして、BacklogとSalesforceを連携する前にやっておきたいのがタスクを洗い出すことです。 

Salesforce商談で「項目管理」や「Todo」管理をすることはできますが、Backlogのタスクとの連携性がなければ二重管理の原因になってしまいます。 

また、新人や中途入社したてのメンバーにとって、商談の進め方にルールがなければミスが発生する原因となる可能性があります。 

そのため、連携前にタスクはしっかりと洗い出しましょう。 

タスクをしっかりと洗い出せたら、プロジェクトごとの特有の設定を見直しましょう。 

プロジェクト種別ごとにタスクの種別が異なるため、このように設定することで自動化が促進されます。 

 3-1-1. パターン①新規商談を進めていく場合 

①  -1　新規問い合わせが来て、自動的に商談作成がされている
（ステータスは【01_問合せ（自動生成）】） 

①  -2　新規商談のタスクを管理するBacklogプロジェクトを作成する 

 ①  -2　新規商談のタスクを管理するBacklogプロジェクトを作成する ➡ SalesforceからBacklogのプロジェクト作成 

 ①  -3　商談のステータスを【03_初回面談準備】にする 

Backlogと連携すると、自動で課題が追加されるようになります。 

商談におけるフェーズとフェーズの間にはたくさんのタスクがあります。 

しっかりとタスクを分解し、Backlogで管理することで漏れなく抜かりなくタスクを消化し、業務を推進することが可能です。 

3-1-2. パターン②システム開発プロジェクトを進めていく場合 

②  -1　新規システム開発商談を受注後、TeamSpiritのプロジェクトを作成する 

 ②  -2　TeamSpiritのプロジェクトより、Backlogプロジェクトを作成する 

3-2. 【実運用×活用事例②】Backlogで１プロジェクトのタスクを進展させる 

① Salesforce→Backlogで自動生成された「システム開発」のプロジェクトを確認、社内メンバー・社外メンバーを招待する 

 ② 社内メンバーや社外メンバーがタスクを進展させる 

③ コミュニケーションが必要なタスクはBacklogでコミュニケーションを取る 

 ④ ステータスの進展があったタスクはSlackへ情報共有できる 

 Backlogは、単体でも素晴らしい機能や見やすいUI・UXを持っています。
それゆえに、タスクを進展させていくのに必要十分な機能を有しているのです。 

3-3. 【実運用×活用事例③】Backlog→Salesforce連携で複数プロジェクトを管理する（マネージャー目線） 

3-3-1.Backlogでタスク管理→Salesforce連携について 

①-1　1プロジェクトにおける最新情報をSalesforceでサクッとチェック 

①-2　気になったものはSalesforceから1クリックでBacklogに遷移

3-3-2. 複数プロジェクトの情報をダッシュボードでチェック＆タスク以外のことはSlackでコミュニケーション 

②-1　いつも使っているダッシュボードで稼働しているプロジェクトを横断してチェック 

②-2　メンバー単位でのBacklog×Salesforceダッシュボードを見て、負荷の有無や隠れているストレスを検知 

4. まとめ

いかがでしたでしょうか？

タスク管理はどの企業でも絶対に発生する業務ですが、完璧にこなせていると言える企業はほとんどなく、むしろどの企業も大なり小なり課題を抱えているでしょう。

より快適なタスク管理を行うには、コミュニケーションもできてより強固なシステムの構築を行う必要があります。

フライクでは、現在システム連携組立図というSalesforceを中心にして複数SaaSツールを組み合わせたクラウドERPを自社研究開発・クライアントへご提案しています。 

日本の97％を占めているのは、中小企業です。 

中小企業ではシステム開発・導入に投資できる資金に限りがあり、大企業と同じツールをすべて導入しようと思うと数千万円〜数億円・数十億円という資金が必要になり、赤字になってしまいます。

フライクでは、Salesforceを中心に複数のツールを連携させ、ERPシステムを同じように利活用することで、日本の生産性の向上につながると信じています。

今回は、そのうちの「ミドルオフィス領域」の部分に該当する、マイルストーン・タスク業務に役立つツール、Backlogをご紹介しました。 

中小企業のシステム改革に、Backlog×Salesforceは最適です。 

 ぜひホワイトペーパーもダウンロードして実際にフローを作成し、Salesforceをもっと便利に活用してみてください。 

▼ダウンロードはこちら

もしホワイトペーパーに関してご不明な点がありましたら、お気軽にフライクまでお問い合わせください。

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