AIを活用したプログラミングで請求・振込管理を自動化！スタートアップが会計をラクにするためにやるべき3つのこと
こんにちは！ 僕と私と株式会社で経理を担当している世戸口です。
中小企業のバックオフィス業務改善を専門とする「はてなベース株式会社」の代表を勤めながら、ぼくわたの経理まわりの請求書業務の自動化を担当しています。
スタートアップ経営において、意外と見落としがちなのが「経理」の問題。
「請求書の数が増えてきて、振込が大変！」
「会計システムを導入してみたけど、イマイチ使いこなせない」
そんな悩みを抱えている経営者の方も多いのではないでしょうか。
現在創業4年目の僕と私と株式会社は50人のメンバーを抱えているうえ、外部の方に仕事をご依頼する機会も多いことから、毎月膨大な量の会計業務が発生しています。それらを捌くのに大きく貢献しているのがぼくわたの効率化された請求管理フローです。
今回はそんなぼくわたの会計の裏側と、創業5年以内のスタートアップが知っておくべき「会計をラクにする3つのポイント」についてお話しします。
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あまり手間をかけたくない会計システム。ぼくわたではどうしている？
スタートアップの会計って、何かと面倒ですよね。大企業と同じかそれ以上に高度なものが求められることに加えて、メンバーの出入りが激しいため、請求の仕組みを安定化させるのは難しいことです。
それに、創業したばかりのシード期やアーリー期のスタートアップでは、経理よりもマーケティングや営業にリソースを使いたいというケースがほとんど。僕は複数のスタートアップで経理を担当しているのですが、なかには「そんなことまでやっているんですか...！？」とツッコみたくなるような体力勝負のフローで経営者自身が日々の経理や振込を行っていることもあります。
それもそのはず、会計や経理を怠ると、振込などに漏れが生じます。お金に関するミスは信頼の損失に直結するため、専門知識をもった会計担当者がいない会社では、時間をかけてでも経営者が自分自身で行うケースが発生しているのです。
その点、僕と私と株式会社は会計フローをフォーマット化・自動化し、本当に必要な場所にリソースをかける仕組みが整っています。
ぼくわたは、業務委託メンバーが多いうえ、ここ1年ほどでメンバーの数が2倍になりました。それにも関わらず、ミスのない請求や振込を行うことができているのは、この仕組みがうまく運用されているためです。
50人以上のメンバーと業務委託先にミスなく振り込むには？「GoogleAppScript」を利用したぼくわたの会計システム
今回はぼくわたの会計システムのなかから、「業務委託者から請求書を受け取り、振り込む」までのフローをご紹介します。
①請求書を添付したメールが、担当者のメールアドレスに届く
②Googleスプレッドシートで請求書PDFを一覧化
③AIで金額を読み取って、スプレッドシートに抽出
④スプレッドシートからfreeeに内容を転記
⑤freeeの「総合・給与振込依頼ファイル」を出力
⑥銀行口座にファイルを読み取らせて、一括で振り込み
ポイントはGoogle Apps Script（GAS）を使い、多くの工程をクリック1つで実行できるようなプログラムを組んでいることです。
ぼくわたの場合は、送られてきたメールから添付されている請求書を名前と金額、その他の情報が分かりやすくスプレッドシートに一覧化されるまでを1クリックで行えるようにしています。
僕は、経理において1番時間を使う場面であり、一番面倒なのは「請求書を集めきり、漏れがないように網羅する」ことだと考えています。この作業を自動化することで、担当者が不備のチェックやイレギュラーな請求対応に時間を使えるようにする狙いです。
ちなみに自動化の仕組みを整えやすいよう、ぼくわたでは「請求書を送付する仕組みはメールに統一する」「メンバーの請求書はフォーマットを作って統一」「ファイル名は指定する」など細かなルールを設定し、内部 / 外部を問わず厳守していただいています。
また、振込依頼ファイルを作ることで、振込も一括で行っています。
スタートアップが会計を楽にするための3つのポイント
ここからは、これからスタートアップを立ち上げる経営者の方や「経理をもっと楽にしたい！」と考えている担当者の方に向けて、会計システムを自動化する際のポイントを解説します。
今はさまざまな会計ソフトによって、ちょっとした会計知識があれば簡単に効率化することもできますが、導入のステップや方法を適当に選んでしまうと逆に損をしたり、余計に混乱したりする可能性もあるので注意です。
① まずやるべきことは、請求書管理
「経理をラクにするために、まずは何から始めたら良いでしょうか？」と聞かれたら、僕はまず請求書を提出する仕組みから整えていくことをおすすめします。ポイントは下記の通りです。
①請求書を提出する先を、1つの場所に統一する
②集めた請求書を処理するスケジュールを決める
スタートアップやベンチャーではLINE、Slack、メールなど、複数のチャットツールを併用してやりとりをしているケースもありますが、請求書だけはメールに送ってもらう、フォームを作成して送ってもらうなど、提出先を1つに揃えることをおすすめします。
これには、請求書を見逃してしまうリスクを防ぐ狙いもありますし、工数の削減にもなります。案内の方法を揃えるだけですので、早めに取り組んでみましょう。
また、月や年の始めに会計スケジュールは日付単位で決めておくのが良いかと思います。
「月末までに振り込めば良いから」と、感覚で振込をするのはかなり危険です。月末には土日祝日が被っていることもあり「毎週◯曜日」「毎月◯日」と思っていると、それでは間に合わないケースが生じてくるからです。
決められた期日にお金が振り込まれないのは、相手からの信頼を失うリスクがあります。ビジネスにおいて大切なものを守るために、スケジュールの見直しを行いましょう。
② AIを使いこなそう！ChatGPTでプログラムを生成
「自動化に挑戦してみたいけど、プログラムを作るのは難しそう」という方には、生成AIを使うことをおすすめします！
実は僕も、GASのプログラムをChatGPTで生成することが度々あります。やりたいことと必要な条件を入れ込むと自動でプログラムを生成してくれるので、それをGASに埋め込むだけ。最初は正しいものがなかなか出てこないものの、ブラッシュアップを続けるうちに精度の高いものが出来上がります。
ちなみに、GASを使用しているのはぼくわたがGoogleのツールを利用して仕事をしており、GoogleスプレッドシートやGoogleカレンダー、Googleドライブなど、Googleのサービスと簡単に連携することができるからです。
▼初心者の方がGASを利用するのにおすすめの記事はこちら
③ それ、本当に必要？無駄なものにリソースをかけない
最後にお伝えしたいのは、会計フローと必要なツールは常に精査し、無駄にリソースをかけすぎないことがスタートアップの会計には命だということです。
先ほどもお伝えしたように、スタートアップには会計以上にお金や人員を投資したいセクションが数多くあると思います。
会計ツールは決して安いものではありません。請求書が月に100件を超え、処理する量が膨大になってきたら導入する価値があると思いますが、それ以下の場合は会計担当者を増やしたり、GASなどを使って自分たちで便利なシステムを作ったりするほうが得策だったりします。
また、バックオフィスや会計コンサルタントにお金をかけすぎるケースもありますが、スタートアップの初期に必要な会計知識はそれほど高度ではなく、経営者の方が身につけて損はないものです。
なので、、スタートアップを立ち上げた初期は、経営者の方も積極的に会計ツールにログインして、会計ツールと仲良くなることをおすすめしています。
特にクラウド会計システムは、ある程度いじれると必要なときに経営数値（レポートなど）を見ることができます。外出先からも自由にチェックし、スピーディーに経営判断を行えるのは経営者の方にとって大きなメリットなのではないでしょうか。
バックオフィスのミスは、会社の信頼損失に直結。いま一度、体制を見直してみよう
まとめ
・ぼくわたでは、GASを利用した会計フローによって、人数が急激に増えても安定した請求・振込が行えている
・請求・振込において最も大変なのは「請求書を集めきる」ことであり、それはちょっとした工夫で改善できる
・AIや会計ソフトを必要に応じて使いこなし、適切なフローを設計しよう
プロダクト作りやマーケティングに目が向けられがちな、スタートアップの経営。しかし会計や事務などのバックオフィスのミスは、会社の信頼を大きく左右するものであり、甘く見てはいけないものです。
安定した会社を作るためにも、ぜひ一度請求フローや会計ソフトを見直してみてください！
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僕と私と株式会社について
僕と私と株式会社は、Z世代を代表する企画・マーケティング会社です。Z世代ならではの多くの企画を咲かせています。今を生きるリアルなZ世代の視点も取り入れたインサイト調査、企画、クリエティブ制作、コミュニケーションまでを一貫して担当いたします。また、リモート制度やサウナ採用、地方へのワーケーションなどを取り入れた新しい働き方も実践中。「メンバー全員天才」を目指し、社内からも多くの企業が生まれています。
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僕と私と株式会社 担当：梅酒（ウメザケ）
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