社内ポータルの更新がしたい（知的障害・発達障害のある社員のためのお仕事ハック）～ 総務からはじめる、障害者雇用ノウハウ ～
はじめに（チームより）
「こどもたちのために、日本を変える。」事業開発、政策提言、文化創造の３つの軸で、こども・子育て領域の社会課題解決活動と価値創造を行う国内最大規模のNPOである「認定NPO法人フローレンス（詳しいご紹介はこちら＞＞）」において、総務関連チームで障害者雇用スタッフのサポートを担当しているジョブコーチ*1の和田です。自己紹介はこちら＞＞
知的障害・発達障害のある社員が持つ悩みに対して、本人やサポーターが今日から取り入れられる「ちょっとした、お仕事ハック」をご紹介しています。
フローレンスの障害者雇用についての視察・講演の問い合わせは、 https://florence.or.jp/contact/ よりご連絡ください。（現在、多くのお問い合わせをいただいており、順番にお返事しております）
▼本日のお悩み
「社内ポータルサイトの更新や、お知らせなどを社内に告知する仕事を障害のある社員に任せたいのですが、どのようにしたらいいでしょうか」
お仕事ハック①総務からのお知らせを更新しよう
フローレンスでは、サイボウズのグループウェアGaroon（ガルーン）の社内ポータルサイトを使っています。
総務から全社に伝えたい内容も「総務ポータル」を使って発信していますが、画像のような、オフィスの設備点検の予定などのお知らせの更新は障害のあるスタッフが行っています。
作業時に大切なことは、内容に間違いがないか確認をするため、下の画像のように公開前の下書き状態で、サポート担当者にチェックをしてもらった後に公開することです。
WebメディアやSNSを更新したい（知的障害・発達障害のある社員のためのお仕事ハック）では、「本番公開は行わない」としましたが、社内のポータルサイトなので、障害のあるスタッフが公開しても大きな問題はないですが、公開前に更新者以外の人のダブルチェックは必要です。
また、公開後は問題なく表示が出来ているか、サポート担当者がチェックすることも大切でしょう。
お仕事ハック②他の部署の社内ポータルも更新しよう
総務のポータルサイトを更新できたら、次は、他の部署のポータルサイトも更新してみましょう。
例えば、人事のポータルサイトにある、組織の事業全体が分かるよう作成された事業概要図を更新する作業も障害者雇用チームのスタッフが行っています。
ポータルサイトの更新は自部署で行っていると忘れがちな業務ですが、障害のある社員が対応することで、「月に1度」など定期的に更新が可能です。担当者へ「情報をください」というリマインドも行うため、更新が滞ることなく、情報を届けることができています。
お仕事ハック③プロジェクトからのお知らせの更新もやってみよう
さらに、社内ポータルサイトだけでなく、全社プロジェクトに関わるお知らせの更新もやってみましょう。
フローレンスには、日々の業務や生活の中で思いついたアイデア・発見した課題を投稿できるプロジェクトがあり、アイデアアプリに集まった投稿を月に１度、PDFにまとめて全社に配信してお知らせする仕事を障害のあるスタッフが任されています。
これはPDFの更新作業マニュアルの一部ですが、決まったデザインのテンプレートを用意しておき、アップデートする箇所も明確にしてあるので、迷わずに更新ができます。
上の画像のようにPDFの更新作業が終わったら、下の画像のように、ビジネスチャットを使って、全スタッフへの発信も障害のあるスタッフが代行しています。
こういったプロジェクトは、立ち上げ当初は盛り上がっても、時が立つと形骸化したり、忘れられがちです。障害のあるスタッフに発信をお任せして定期的に発信することで、思い出してもらえるきっかけとなり、長く愛される施策となっています。
最後に
WebメディアやSNSを更新したい（知的障害・発達障害のある社員のためのお仕事ハック）は、社外に公開される情報なので少しハードルが高くても、社内ポータルサイトなど社内の人への公開であれば、気兼ねなくはじめられるのではないでしょうか。ぜひ、試してみてください。
*1「ジョブコーチ」 企業に在籍し、同じ企業に雇用されている障害のある労働者が職場適応できるよう様々な支援を行う人を、企業在籍型ジョブコーチといいます。
執筆の背景
障害者雇用関連の情報は、採用・育成の事例やノウハウばかりで、採用した障害者雇用の社員に「どのような業務を、どうやってもらうのか」のノウハウが足りていません。
そこで、実務ノウハウや、障害者雇用チームの立ち上げ経緯などを公開することで、障害のある社員自身や総務担当者が、はじめの一歩を踏み出せるシリーズを立ち上げました
▼過去記事一覧はこちら
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