病院・クリニックの業務効率化どうやって進める？
こんなお悩み感じたことはありませんか？
常に院内が忙しい
患者さんからのいい口コミが少ない
業務効率化したいけど、具体的に何やればいいのかわからない
スタッフの人手不足
現代の医療機関は患者さんのニーズに応えるだけでなく、効率的な運営も求められています。業務効率化は、スタッフの負担を軽減し、患者満足度を向上させるために重要な課題です。
この記事では、病院・クリニックにおける業務効率化の具体的な方法やその効果、患者さんとの関係性について解説します。
病院・クリニックにおける業務効率化とは？
医療現場では、常に正確な業務とスピードが求められます。そんな中、患者さんへの対応や案内などを怠ってしまうと医院の評価につながってしまい、集患に大きく響いてしまいます。
そこで近年注目されているのが院内業務の効率化です。
なぜどこもかしこも業務効率化なのか
医療業界は、人手不足と格闘中です。これまでは忙しかったら求人を出して1人あたりの業務を調整したり、集患を調整しても十分な診療報酬がありました。しかし、医療業界の中でも医療現場を目指す人材の不足や医療費の削減によりこれまでの手法が通用しなくなってきました。
人手不足×集患維持必須の状況下でも院内業務負担を軽減するべく、業務効率化が重要視されています。
ざっくり、業務効率の手法を紹介します。
業務効率化の手法3選
1.業務プロセスの改善
一番身近に実践できます。予約から受付手続きなど、医院の各業務を見直し、改善することで無駄な業務を削減して効率化を図ることが可能です。
このプロセスの見直しを定期的に行うことで、よりよいプロセスをうみだせるでしょう。
2.業務の外注
各業務の専門家に依頼し、業務を外注することが可能です。ただし、継続しての依頼では費用が多くかかってしまったり、医院全体の連携が取りずらいなどもあり、スポットでの利用が望ましいかもしれません。
3.業務システムの導入
電子カルテや予約、問診システム、自動精算機などを導入することで診療業務から医療事務業務まで多くの業務を効率化し、業務量や業務時間の削減か可能です。導入時のスタッフへの浸透など大変さもありますが、浸透してしまえば圧倒的な効果を発揮します。
業務効率化に患者さんがついてこなければ意味はない
急な変革は患者さんにも負担が現れる
業務効率化を実践するとしばしば患者さんの負担が見られる場合があります。
業務効率化は院内の問題だけではなく、患者さんとも密接にかかわるので、患者さんへの配慮も忘れずに進めていく必要があります。
患者さんへ負担をかけないためにも、下記のような準備をしっかりと行いましょう。
1.導入後のイメージ共有・目的の明確化
機能や使い方よりも先に、導入後のイメージや目的を共有し、明確にすることは、チーム全員で取り組む意識統一が図れ、スムーズな導入の第一歩です。
2.導入シミュレーション
システムなどを活用する場合は、必ず導入シミュレーションを行いましょう。問診システムの場合、事前問診に回答済みなのか未回答かで対応が変わります。未回答の場合は、しっかりと声掛けを行う必要もあります。
ここでのシミュレーションを怠ると患者さんの待ち時間が長くなってしまうなど負担をかけてしまいます。
3.スタッフへの周知・理解
スタッフ全員が業務効率化に向けて前進できるよう周知を行いましょう。
また、システム導入の場合は使用方法などの理解を促しましょう。システムの理解者が特定のスタッフの場合、トラブルがあった際に、診療ができないといった重大事故につながる可能性もあります。
メーカーのスタッフが詳しく教えてくれることがほとんどですので、積極的な活用をおすすめします。
4.患者さんへのアナウンス
患者さんに関わる業務を急に変更すると患者さんはびっくりしますし、不安になってしまいます。予約方法や問診の回答方法の変更など、事前の周知で徐々に切り替えていくことで、患者さんの負担を最小限にすることができます。また、年代や診療科によっても対応方法が変わると思いますので、メーカーの専門スタッフへ相談しながら進めていきましょう。
業務効率の結果は患者さんからの口コミに現れる
長い待ち時間が解消された
受付後の待ち時間、診察後の待ち時間、会計の待ち時間など患者さんがストレスに感じる待ち時間を解消し、患者さんの満足度が向上できます。
スタッフの対応がとてもよく安心した
忙しいと生まれない余裕が業務効率によって仕事が減り時間が生まれ、いい対応にも気を配れるようになります。そのため、患者さんが受付対応などで不安を感じることが無くなります。
予約システム導入で簡単に予約できるようになった
電話はめんどくさいと感じ、「行かなきゃ」と思っても予約していなかった患者さんが予約システム導入で予約に対してのストレスが少なくなるため、リピート率の向上が期待できます。
また、今まで院内で電話対応をしていた時間もなくなります。
業務効率化はクリニック側と患者側どちらも考えましょう
業務効率化は、医療機関の経営面だけでなく、患者さんとの信頼関係にも深く関わる重要な要素です。患者さんの利便性と満足度を向上させることで、長期的な成功を確保できるでしょう。効果的な業務効率化のためには、クリニック側と患者側の双方を考慮した戦略が不可欠です。
ヒーローイノベーションでは、医療DXを活用し、業務効率化をサポート致します。
