オンラインでのビジネスマナー①

自己紹介

記事を読んでいただきありがとうございます。私は昭和から平成に替わる時期にANAに入社し10年余り国内線～国際線CA～本部勤務を行い退職。その後結婚、出産を経て、みずほ証券で秘書勤務。JAL系の研修会社で講師業の経験を積み、研修会社FINEST株式会社を設立しました。皆様のお悩みを聞きながら伝えたい思いや、離婚経験や子育ての事などHPや研修では伝えきれないことをnoteに書かせていただいております。

ウィズコロナの時代において新しい日常＝ニューノーマルが少しずつ確立されてきていることと思います。

その中の一つにリモートワークやオンラインでの会議、オンライン商談があげられるでしょう。
このようなオンラインでの画面の中での対話はまだ始まったばかりで皆さん手探りの状態で進めていることと思います。

マナー研修の会社である弊社にも、オンラインでのビジネスマナーについての問い合わせが多くあります。「誰かに答えを教えて欲しい」というのは、混とんとした状態に道しるべが欲しいと悩んでいるからでしょう。

今回多くのご質問があった中からお伝えするオンラインのビジネスマナーですが、今後何度も「アップデート」を繰り返していくことと思います。
ひとまず現時点でのお悩みを数回に分けてお伝えしていきます。
（下記はZoomを利用してのマナーを想定しております。）

１. Zoomの待合室での「おもてなし」

Zoomの待合室は、相手が現れるまで待機する場所としてリアルな対面での訪問と重ね合わせることが出来ます。そして対面時と同様にオンラインでの商談、会議といったビジネスシーンにおいては、時間ちょうどのスタートが多いと感じます。

さて自分がホストの場合ですが、ゲストには開始時間の前まで『待合室』でお待ちいただく設定にしましょう。

ホストがZoom　meetingをスケジュールする際、トピック（meeting名）にひと工夫あると、「おもてなし」の気持ちが伝わります。

通常ですと、「徳永 美佳 の Zoom ミーティング」のように、自分（ホスト名）にZoom ミーティングと表記され、このトピックが、待合室で待っている間ゲストに表示されます。

対面時、待合室で待たされると、様々目に入ってきます。座った目線でいると、受付台がホコリだらけだったり、床のゴミに目が行ったり、することがないだけに、普段見ない場所を念入りに見てしまうものです。

Zoomの待合室も同じです。待っている間の画面を見て待つことになります。となれば、この時間を使って相手に感謝の気持ちを伝える良い機会でもあるのです。
例えば画面に下記の様に書かれていたらどうでしょう。

『○○会社○○様、本日はお打ち合わせのお時間をいただきまして、誠にありがとうございます。』

（待合室には、自動で「ミーティングのホストはまもなくミーティングへの参加を許可します、もうしばらくお待ちください」という表示もあります。）

形式的なトピック名ではなく、自分だけのために作られたトピックを見て、会う前からその人に対して好印象になるのではないでしょうか。

是非、トピックの第一印象から、意識してみませんか？

2. オンラインのカメラ目線

オンラインは相手の全身が見えないことから、視覚要素においてどうしても対面時からのマイナスが多くなってしまいます。
見えている部分が少ない分、見えているところでいかに好印象に見せるかが勝負所になってきます。

対面時の印象管理で、アゴの角度についての指導があります。アゴの角度によって相手からの印象が大きく変わるというものです。
アゴを引いて相手を見ると「目線だけ見上げる状態」になり、相手に猜疑心があると感じさせる「疑惑の角度」を作ってしまいます。

実は多くの方がオンラインで各端末のビデオを見る際に、顔より下にカメラがあり、顔を下に下げて目線だけカメラを見上げる「疑惑の角度」になってしまいます。

PCの高さを調節できる台も販売されていますので、是非オンラインでの会議・商談時は、アゴが水平の状態でカメラを見られるように工夫をしてみてください。

ちなみに私はノートPC使用時は下記の台を設置し、目線が水平になるように高さを調整しています。17インチサイズのPCまで対応していて、古い重めのPCでも沈むことはありません。お勧めです！

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目線１つで、オンラインでも相手と心が通う気持ちになるものです。オンラインでの好印象が対面での商談に繋がります。
環境設定を整えることも「おもてなし」の一つですね。

3. 画面内でのリアクション

オンラインでは、画面で見えているのが上半身だけになってしまいます。その上半身の印象があなたという人の全ての印象を決めてしまうとしたら、ただ座っているだけではもったいないことです。

対面だと感じる温度感、空気感というものが、やはり画面越しだと薄れてしまうことは否めません。画面からでも「あなたの話に共感しています」「よく理解しました」という意思表示が伝わるように、リアクションに工夫をしましょう。

リアクションを表情で伝えることが苦手な人でも、手の動き＝ハンドアクションで気持ちを伝えることならできるのではないでしょうか。ここでは、いくつか気持ちを表現するハンドアクションを紹介しました。オンラインでのハンドアクションは相手が画面しか見ていないので、対面時よりも効果的に相手に伝わります。是非勇気を出して使ってみてください。

【共感、賛同】　拍手、手をたたく（高揚した気持ちを表現すします。）

【興味を持つ】  前のめり、顔を近づける（もっと話を聞きたいという気持ちを表現します。）

【慎重、保留】  胸元に手をそっと置く（少し時間をかけて考えたい気持ちを表現します。）

私もそういうタイプなのですが、手の動作が大きい人は注意が必要です。

それは画面との距離です。ハンドアクションが大きい人は手がフレームアウトしてしまうことが多いのです。そういう方は、少しカメラとの距離を取って、手を大きく動かしても画面内に収まる空間を保つと良いでしょう。

オンラインでのビジネスマナー①では「おもてなし」の観点からお伝えしました。

次回は「ありえない！オンラインでのビジネスマナー」をお伝えします。

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