参加者全員が意見を出せる会議にするために変えたこと

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本日は、私の所属しているクラウドビジネス事業本部で取り入れている会議の進め方に関してお話ししたいと思います。

今年の3月から新しい会議の進め方を取り入れることに

これまで、会議は一般的な会議の進め方で行っていました。
会議用の資料枠が用意されていて、会議までにその資料を発表者が更新し、会議当日は発表者が順番に発表をし、質問がある人は適宜質問をする。
という一般的な会議のスタイルでした。

会議に関して少し課題を感じつつも、一般的な会議スタイルで進めていた時、本部長の長田さんから「会議運営方法を試験的に変えてみよう！」という提案があり、今までの会議の進め方からガラッと変えることになりました。

今まで参加してきた会議はほとんどがその運営方法だったので、会議の進め方に関して変えるべきではないか？と考えたことはありませんでした。

今思えば、以前の会議の進め方では「参加してる全員で意見を出して進める会議」のはずが、「発表者だけが話し、いつもと同じ人が意見や質問をする」という会議になっていたかもしれません。

これまでの会議運営での課題

今までの会議の進め方で生じていた課題は、先ほども触れましたが「参加してる全員で意見を出して進める会議」になっていなかったことでした。

具体的に言うと下記の5つが課題となっていました。
(皆さんも一度は感じたことがあるかもしれません...)

• 会議で発言し辛い

• 決定事項が実行されない

• TODOの進捗が不明

• 時間通りに終わらない

• 準備が不十分で会議効率が悪い

一般的な会議スタイルで生じる課題

新しい会議の進め方は、それらの課題を改善し「参加してる全員で意見を出して進める会議」にしていくための会議運営の方法です。

新しい会議の進め方を取り入れて1ヶ月経ちましたが、今までの課題は少しずつ改善されていっているように感じます。

新しい会議の進め方

まず、新しい会議の進め方で取り入れたことは下記3つになります。

• アジェンダと各アジェンダごとの発表時間を事前に決定し、タイムキーパーの設定をする

• ToDo管理リストを作成し、ToDoの進捗を会議毎に報告する

• 各会議用にFBシートを用意し、アジェンダごとに参加者全員が感想や質問を記入する

クラウドビジネス事業本部の会議では、上記3つを取り入れた会議の進め方をするようにしています。
(他にも変更している部分はありますが、一部の会議にのみ当てはまるものなので今回は割愛します)

まず1つめ、
「アジェンダと各アジェンダごとの発表時間を事前に決定し、タイムキーパーを設定する」

タイムキーパーを設定して各アジェンダの時間を厳守していくことで、発表者と参加者共に時間の意識を持って進めるようになります。
会議の時間がずるずる伸びてしまい、時間内に終わらず議論したかったことが議論できなかった。。。ということがまず減ります。
(たまに白熱して伸びることもありますが、その際は別で時間を設けるなどしています)

2つめ、
「ToDo管理リストを作成し、ToDoの進捗を会議毎に報告する」

会議で決まったToDoをリストで管理していくことで、会議で決まったことを確実に推進していくようになります。
会議で決まったことも、何かで管理していないとそのまま忘れてしまうこともありますよね。。。そういったことを減らす目的としてリストで管理をしていきます。

3つめ、
「各会議用にFBシートを用意し、アジェンダごとに参加者全員が感想や質問を記入する」

FBシートというものを用意し、各アジェンダの感想や質問を参加者全員が記入する運用に変えたことで、参加者全員が何かしらの意見を出すようになりました。
会議に参加しているけど自分ごととして聞けていなかったり、意見があっても発言がしづらいので発言が出来なかったというのを減らすことが出来ると思います。

上記3つを会議運営に取り入れることで、会議の雰囲気はすごく変わったと思います。

私自身、「意見をするほどじゃないかな...」と思って言えなかったことや、「こんな細かい質問ここで聞かなくてもいいか...」と思っていた質問を、FBシートを取り入れたことにより、発言できるようになりましたし、各発表内容を細かく確認するようになりました。

会議の参加者自身は積極的に参加したいと思っていても、会議の雰囲気だったり、会議内での役割によっては自分ごととして会議に参加することは難しいと思います。

参加者の会議に対する考え方や姿勢だけを変えようとするのではなく、みんなが積極的に参加できるように運営の仕方や仕組みを変えていくことが「参加者全員が意見を出して進めていく会議」にするために重要だと思いました。

会議を改善していきたいと思われている方は、上記3つのポイントをぜひ一度試していただければと思います。

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最後に

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