タスクシュート日記〜やるべきこととやりたいことの違い
おはようございます。今日も今日とてタスクシュート、M.Ozawa@ふぃるです。
タスクシュートをやっていく中でよく耳にする言葉が、そのタスクはやるべきことか、やりたいことか、というものがあります。
どっちも同じようなものじゃないか、と思われがちですが、実はこの二つには大きな差があります。
それでは今日は、この二つの差についてお話ししましょう。
やるべきことは、今日中に片付ける必要があること
まず、やるべきこととは、今日中に片付ける必要があることです。
そのため、やるべきことが終わらないのはタスクシュートサイクルのプランが破綻している可能性があります。
そして、この考え方で1日のタスクを振り返ってみると、思った以上にやるべきことは少ないことに気づくはずです。
なぜなら、やるべきことは、以下の条件のいずれか満たしている必要があります。
今日中にやる約束をしているタスクである
毎日決まって実施することになっているタスクである
今日それが終わらなければ大切な人に大きな迷惑がかかる
この条件を満たすタスクは、探してみると思った以上にありません。つまり、今日絶対やらなければならないことは、あなたが思っている以上に少ないのです。
やりたいことは、今日に完了させる必要はないが手をつけたいこと
こちらはとっても多いはずです。
やりたいことの方は、いくらでも発生します。なzせなら、やりたいことはいろんな条件で発生してくるからです。
でも、条件的にはやりたいことなのに、やらなければならないことと勘違いしているタスクは大量にあると思います。
以下の条件がついていると、やるべきことと勘違いしがちです。
近日中（1ヶ月以内）に締切が来ることがわかっているタスク
クライアントと手をつける約束をしたタスク。ただし日時の約束はしていない
上司からこれをやってほしいと依頼されたタスク。こちらも締切は聞いていない
長期プロジェクトで締切期日から逆算したタスク
大量な作業があるとわかっているタスク
他にも色々ありますが、この辺りのタスクはやるべきタスクと勘違いしがちです。
でも、これらはやるべきタスクの条件を満たしていないので、やりたいタスクなのです。
また、上の条件のうち、「時間の約束はしていない」や「締切は聞いていない」の部分はとても危険です。
依頼されたことについては、確実に相手と期日を握りましょう。
間違えても、「なるはやで！」と言われて、「わかりました、なる早でやります！」と返してはいけません。
なぜなら、相手のなるはやとあなたのなるはやが一緒とは限らないからです。
こうして期日を握ると、タスクの優先順位が見えてきます。同時に、本当に今日やるべきか、も見えてくるわけです。
この違いから1日の組み立ては変わっていく
この二つの違いを理解すれば、1日の組み立ては変わっていきます。
まず、1日の早い時間にやらなくてはならないことを組み込みます。これらは今日中に片付けなくてはならないことなので、アクシデントがあっても終われる早いタイミングにプランしておくと安心です。
次に、やらなくてはならないことが終わったら、やりたいことの中から今やろうと思ったことに手をつけます。
この場合に気をつけるべきことは、今日中に終わらせる必要がないことを理解しておくことです。
やりたいことは今日中に終わらせなくてもいいことです。
つまり、30分や1時間と時間を決めて手をつけて、複数のタスクを並行して動かすこともできますし、この方法がとても有効です。
一度手をつけたタスクは、作業の心理的ハードルが下がります。
そのため、翌日にまた続きをやろうとした時に今日ほど手をつけるまでの時間が要りません。
このリズムが出来上がれば不思議なことに、期日ピッタリくらいにタスクが完了するようになります。
この行き当たりピッタリを目指すのがタスクシュートの一つの目標です。
あなたも行き当たりピッタリを一度経験してみませんか？
最後に
今日の話でタスクシュートに興味を持たれた方は、ぜひタスクシュート協会のホームページも覗いてみてください。
色々なタスクに関するいい話が載っていますよ。
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