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Photo by toma_ichika

あらためて電子契約書の魅力を語るよ

ザンギのしげさん

こんにちは、favyのしげさんです。

社内では別名「ドキュサインおじさん」と呼ばれています。

昨年9月に会社のブログでも書いたんですが、favyでは「DocuSign」という電子契約書を導入しています。

この時はDocuSignについてだけ書いたので、今回はもうちょい広めに書こうかと思います。


なぜ今また書くの？

もちろんコロナの影響です。

全国的に、いや、おそらく世界的にリモートワークが進んでいる中で、日本の「ハンコ文化」に対してNOの声がだんだん増えてきました。

先日Twitterでもこんなやりとりを目にしました。

おそらくこのタイミングで書くことで、「電子契約書ってそもそも何なの？」「本当にラクになるの？」「難しいんじゃないの？」といった不安や疑問を抱えている方のお役に立てるんじゃないかと思ってます。


そもそも電子契約書って何？

「電子署名」「電子契約」「電子契約書」などなど色々キーワードがありますが、説明するのは私の中途半端な知識ではアレなのでリンク貼っておきます。GMOさんのページがわかりやすかったです。


何がいいの？

法的効力とか安全性がわかったところで、具体的にどんなメリットがあるのか、実体験含めてご紹介します。


訪問しなくていい！
今のご時世で、一番のメリットはここだと思います。
「いかに直接の対面なしでビジネスをするか」に悩んでいる企業は少なくないと思いますが、その大きなポイントはここかなと。

また、訪問しなくてもいいということは、遠方の取引先とのやり取りも非常に容易になります。


スピードが速い！
基本的にWEB上でのやりとりなので、決済者の同意を得てから締結までのリードタイムがかなり短くなります。
相手先の申請フローなどにもよりますが、「押印申請」が必要だったり、一部の役員しか社判の保管されている金庫の鍵を持っていなかったりと、「ハンコを押してもらう」って実は結構時間がかかる作業なんですよね。

また、営業的な観点で言うとこの「速い」ってなかなかのメリットです。
特に月末！
色々な理由で締結が月をまたぎそうになるケースって多いんじゃないかと思いますが、電子契約であれば当日中に締結することも可能です。


管理がラク！
多くの電子契約サービスは、署名済みの契約書がPDF化されてサーバーに保管されます。
紙の契約書をID順や社名順にラベリングして保管。何かあった時はキャビネの中の大量な書類の山から探し出す…
そんな不毛な作業から開放されます。

また、CRMやSFAと連携できるサービスも多いので、取引先の情報に契約書のデータを紐付けることも比較的容易です。

当社の場合は【DocuSign for Salesforce】を使っており、さらに細かい管理や通知もできるようになっています。
こんな感じで助かってます。

・送付済みで回収待ちなのは何件で、金額ではいくら分あるのか？をレポート化する。
・送付から◯日経過した案件の一覧を出してお客様にリマインドする。
・署名完了したらアプリで通知が来るので「FAX届いてる？」って確認を事務方にしなくてもいい。


で、結局どれを選べばいいの？

みなさん知りたいのって多分ココですよね。
簡単に言うと「用途によって選ぶといいよ」です。

詳細のサービス説明は各社のサイトで確認していただいたり、デモを使ってみるのがいいと思いますので、”私の考える”「用途に合ったオススメ」を書いてみます。
※各社のみなさん、間違ってる所があれば教えてください！


契約全体の管理なら【Holmes】（ホームズ）

クラウド上で契約のマネジメントをする機能に優れているのがHolmesの「ホームズクラウド」です。
複数部署が関連していたり、1つの取引に複数の契約書が必要だったりするのを管理してくれるサービスで、署名機能もありますが、どちらかというと「契約マネジメント」に力を入れているようです。

後述する「ドキュサイン」や「クラウドサイン」と連携していることからも、その事が伺えます。

あくまでイメージですが、「会社間で基本契約書とNDAは結んだけど、個別の案件は現場の各部署同士で個別契約書とか発注書・請書でやる」みたいなケースなどをクラウド上で管理するのに向いてそうです。


わかりやすくて値段も安い【CLOUD SIGN】（クラウドサイン）

電子署名がすごく簡単に利用できるのがこの「クラウドサイン」です。
国内シェアは圧倒的No.1で、私の考える特長は以下の3点です。

・直感的でわかりやすい画面操作
・費用が安い（無料で使える機能もある）
・外部サービスとの連携がすごい

触ってみたこともあるんですが、画面は本当にわかりやすいですね。非エンジニアの私でも基本的な設定は余裕でした。

最近では上記のHolmes以外にも「bellFace」や「Sansan」との連携を発表するなど、他のビジネス用Saasとの連携が加速しています。


ちなみに【GMO agree】も基本的な機能（サービスとしての立ち位置的な意味で）などはクラウドサインと同様っぽいですが、やはり連携できるサービスの種類や実績などを考えると、現時点ではクラウドサイン優位なのかな？と思います。
ただ、「1年間無償提供」というのはかなりのインパクトですね。


Salesforceとゴリゴリに連携するなら【DocuSign】（ドキュサイン）

世界で一番使われているSFAである【Salesforce】、弊社も営業管理はSalesforce頼みです。
多くのサービスで「Salesforce連携」は実装されていますが、その中でもDocuSignのSalesforce連携はかなり優れていると思います。

一般的なSalesforce連携はこういった機能です。
↓

・取引先の情報を読み出して文書作成
・締結完了したら取引先に紐付け

DocuSignの場合はさらにこんな事ができます。
↓

・住所や電話番号などが不明の状態でも送信できる
・先方が入力/修正した情報を取引先に書き戻す

つまり、「基本契約書」「NDA」「業務委託契約書」などのように署名だけしてもらう【契約書】だけではなく、先方に色々と記入していただく必要がある【利用申込書】のような用途にも適しています。

この機能自体はSalesforceのappsとして提供されていて、エンジニアリングの知識がゼロでも紐付けの設定が可能でした。


最後に

リーガルテックは完全に専門外なので細かい部分はわかりませんが、「コロナの影響でリモートワークを進めたい」「でも押印のために出社しないといけない」という人たちの後押しになれば嬉しいです。

今回のコロナをきっかけに、電子契約は一気に普及すると思います。
リモートワークをする企業が増えた場合、取引先に紙の契約書を送ると「え？紙？出社しないといけないじゃん…電子で出来ないの？」みたいな事を言われる日も、そんなに遠くないような気がします。もしかすると既に起こっているかもしれないですね。

気になるサービスがあればぜひ問い合わせをして、無料トライアルなどをしてみることをオススメします。

「いきなり問い合わせるのはちょっと…」という方は、私でよければご相談に乗ります。
Twitterや質問箱でお答えしますのでお気軽に！


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