【活用事例】脱Excelで社員のスキルを「管理された状態」に

fapiの活用事例として、弊社（株式会社エフ・ディー・シー）での事例をご紹介いたします。

導入前の状況

弊社では長年にわたり、エンジニアのスキルを一人ずつのExcelファイル（業務経歴表と呼んでいます）で管理してきました。派遣やSESの技術者提案の際にも、この業務経歴表をお客様に提示し、エンジニアの技術力や経験を評価いただいてきました。

しかし、社員の増加に伴う部門の増設や営業社員の増員により、たくさんの独自ルールが生まれることになってしまいました。
例えば、過去に従事した業務の記入欄に「OS」という項目がありましたが、開発環境のOSを記載するケースと実行環境のOSを記載するケースがありました。他にも、独自の項目が追加されている部門もありました。
そのため、営業社員は同時に提案を行うエンジニアの業務経歴表が、同じレベルで記載されているかをチェックする必要がありました。もしズレがあった場合には、各エンジニアに情報を聞いたり、場合によっては本人に修正をしてもらったりする手間があり、余計な時間の浪費、提案スピードの低下といった事態を招いていました。

またエンジニアが増加し、各エンジニアの経験業務が多岐に渡ってきたことにより、エンジニアのスキルを各営業社員や部門長がすべて把握することができなくなってきました。
しかし、一人ずつの業務経歴表では横断的に検索することもできず、記憶の中である程度目星をつけたエンジニアについて、業務経歴表を確認して裏付けを取るといった程度の使い方になることが多くなっていました。本来であれば適任のエンジニアが居たにも関わらず、そのスキルが見落とされ、提案機会を喪失しているケースもありました。

導入に向けて

このような状況を改善するため、スキル管理業務のシステム化の検討が始まりました。
この時に重視したのは、今まで蓄積してきた情報を欠落させないということでした。ある部門が独自に追加した項目であっても、そこに記載されている情報は有意義なものであることも多く、無駄にはできないという判断でした。
また、業務経歴表には記載できなかった本人希望に関する情報など、提案時に必要な新たな情報の追加も必要でした。

fapiによる改善

スキル管理業務をfapiで行うことに決定した最大の要因は管理項目の柔軟性でした。fapiでは管理項目をすべて自由に設定できるため、業務経歴表に載せていない多くの情報を追加することができました。また、新たに追加したい項目が出てきた際にも、いつでも簡単に追加ができるため、情報の充実度が格段に増加しました。

また、システム化したことで横断検索も可能になり、今まで見落とされてきてしまったスキルも含めてしっかりと簡単に確認できるようになり、提案のスピードと精度向上に大きく寄与しています。これらの情報は新しく入社した営業社員であっても同じように確認ができますので、営業社員による情報量の差を埋める助けになっています。

さらに弊社では、fapiに登録された情報を基に、エンジニアのキャリアプランに関する面談を実施しています。自分の現在地と目指したい方向性から、お手本になるような上司、先輩を提示したり、近い年代のエンジニアと比較して、自分の強み・弱みを確認したりなど、参考になる重要な情報がたくさん蓄積されていると感じています。

このように、Excelで運用をしていた頃と比較すると、しっかりと「管理された状態」を作り出すことができ、工数削減だけに留まらず、社員の意識改革、売上の向上など多くの効果を得ることができています。