【活用事例】アサイン状況がより具体的に把握できるように

fapiの活用事例として、弊社（株式会社エフ・ディー・シー）での事例をご紹介いたします。

導入前の状況

弊社ではエンジニアのアサイン状況を全社的に共有する仕組みがありませんでした。
アサイン状況は各部門で管理されており、全体の状況を把握する必要が生じたときにだけ、情報を持ち寄って整理するということが行われてきました。
また、それ以外にアサインされている業務が終了したりすると、空き要員リストという管理表に掲載し、営業社員が提案できるエンジニアを把握できるようにするようになっていました。
しかし、この運用ではアサイン状況が不鮮明で、詳細なアサイン状況は部門長しか把握していない属人的な状態でした。

課題１．リアルタイムにアサイン状況を把握できない

上述の通り、アサイン状況の管理が属人化していたため、アサイン状況の確認が必要になったときには、その部門長に問い合わせを行う必要がありました。すぐにアサイン状況を知りたいときであっても、部門長が不在の場合には確認するすべがなく、リアルタイムの状況把握ができていない状態になってしまっていました。

課題２．意図的に空き要員リストに掲載しない

現在従事しているプロジェクトの終了に伴い、エンジニアが空き要員となってくる場合に、本来であれば空き要員リストに掲載することになっていました。しかし、そのあとに提案したい案件があった場合には、意図的に空き要員リストに掲載しないケースがありました。これにより、エンジニアのスキルや希望に、よりマッチする案件があった場合でも、その案件へのアサインが提案できない状況がありました。

課題３．将来的な空き要員が見えない

空き要員リストに掲載がされていない、将来的なある時点での空き要員を知るには、各部門長に問い合わせをおこなっていく作業が必要でした。そのため、案件を受注した際にプロジェクトチームを作れるのかなど、未来のアサインを検討するには管理が不十分でした。

fapiを導入して

アサインの情報はすべてfapiに集約することができました。fapiに登録するのはそのプロジェクトの情報とアサインメンバーになり、更新の手間を大きく削減できるようになりました。社内手続きの一環に組み込むこともできたため、更新の遅延は発生せず、常に最新の状況を確認できるようになりました。

fapiでは各プロジェクトのアサインメンバーから空き要員を検索することができるため、空き要員を正確に把握できるようになりました。また、日付を指定した空き要員検索もできるため、将来的なアサイン検討に役立てられるようになりました。

もう一つ大きな点として、引き合いのあった案件を管理でき、そこに候補者としてエンジニアを登録しておけるようになったことがあります。これにより、実際の空き要員と、提案可能なエンジニアを分けて考えることができるようになりました。