【AIコールシステム】店舗の電話業務をAIで自動化出来るシステムを作りました。
お疲れ様です。
ファンヴォイスの須田です。
飲食店やエステサロンなど、店舗型ビジネスを展開されている事業者様と接する中で、以前からお電話に関する以下のようなお悩みをよく耳にしてきました。
「営業電話が多すぎる…でも、無下に断るわけにもいかず、ついつい話を聞いてしまう。」
「『場所はどこですか？』など、ホームページで確認できる基本的な問い合わせが多い。」
「お店が最も忙しい時間帯に、電話の問い合わせも集中してしまう。」
「新人スタッフには電話対応が難しく、いつも店長やベテランスタッフが対応することになってしまう。」
【①店舗が抱える電話対応の課題】
これらの悩みを整理すると、店舗の電話対応には下記のような課題があることがわかります。
営業電話の多さ： 頻繁にかかってくる営業電話に時間を取られ、本来の業務に集中できない。
定型的な問い合わせの多さ： ホームページに記載されているような場所や営業時間に関する問い合わせが多く、スタッフの時間を奪う。
コアタイムの電話集中： 店舗が最も忙しい時間帯に電話が集中し、目の前のお客様への対応がおろそかになる。
電話対応の属人化： 新人やアルバイトでは対応が難しく、ベテランスタッフに負担が集中してしまう。
【②課題解決のためのAIコールシステム「FlowVoiceAI」】
これらの課題を解決するために、ファンヴォイスが今回、開発したのが、AIコールシステム「FlowVoiceAI」です。
「FlowVoiceAI」は、AWS（Amazon Web Services）のクラウド型コールシステム「Amazon Connect」を基盤とし、AI技術を駆使したIVR（自動音声応答）とSMS自動送信を組み合わせた自動応答システムです。
【③「FlowVoiceAI」でできること】
自動音声ガイダンスによる初期対応: 電話着信時、まず自動音声ガイダンスが応答します。「営業時間のお問い合わせは1番を、場所のご確認は2番を…」といったように、お客様はガイダンスに従って操作を行います。
SMSによる情報提供： 例えば、場所の問い合わせを選択した場合、店舗の地図へのリンクを記載したSMSが自動送信されます。
必要に応じたスタッフ対応： IVRで解決できない複雑な問い合わせや予約などは、店舗の電話に転送され、スタッフが対応します。
営業電話の自動判別： 事前に設定したガイダンスとリストに基づき、営業電話と判断される場合は、「必要であれば折り返します」とアナウンスして自動で対応を終了します。
【④「FlowVoiceAI」導入による効果】
「FlowVoiceAI」を導入することで、以下の課題解決が期待できます。
営業電話対応時間の削減: 自動対応により、無駄な時間をカットできます。
定型的な問い合わせの削減： SMS自動送信で自己解決できる問い合わせが増え、スタッフの負担を軽減できます。
コアタイムの業務集中： 定型的な問い合わせをIVRで対応することで、スタッフは目の前のお客様への対応に集中できます。
電話対応の平準化： 複雑な電話対応が減ることで、誰でも対応できる業務が増え、新人やアルバイトの負担を軽減できます。
【⑤その他のメリット】
「FlowVoiceAI」は、導入効果だけでなく、以下のようなメリットも提供します。
初期費用を抑えられる： クラウドサービスのため、電話機器や工事は不要です。
個人店様でも導入可能： パソコンとインターネット環境があれば、どなたでもご利用いただけます。
通信費の大幅削減： 「FlowVoiceAI」に一元化することで、30%以上の通信費削減が期待できます。
柔軟なカスタマイズ性： 店舗の状況に合わせて、IVRのシナリオやSMSの文面を自由に設定できます。
導入の容易性： 専門知識がなくても、簡単な設定で導入できます。
データ分析による業務改善： 電話の履歴や問い合わせ内容を分析し、業務改善につなげることができます。
【⑥まとめ】
「FlowVoiceAI」は、IVRとSMS自動送信を組み合わせた自動応答システムで、店舗の電話対応における様々な課題を解決する強力なツールです。
単なる電話対応の自動化にとどまらず、店舗運営の効率化とサービス品質の向上を同時に実現します。初期費用や月次費用を抑えながら、段階的な導入も可能です。
今回も最後までお読み頂きありがとうございました。
何かのご参考になれば幸いです。
すだのぶひこ
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