マンション管理組合の理事長に就任した話。【第１話】
やったこと
総会に出席。議題事項の投票など。
前理事長から引き継ぎの説明を受けた。
とはいえ、引き継ぎ自体はめっちゃ簡単。過去のファイルをもらっただけ。
前理事長の「疲れたなぁ」という顔がとても印象的だった。
本当にお疲れ様でした！あとは何とかしますし、次が苦労しないように考えてみます。
現状把握から
ファイルの整理
マンションの収入、支出を記録している月次報告があるのだが、管理会社でデータ化したものがあるが毎月紙にしてここにもってきているらしい。
マンション全体の火災保険の証券
はるか昔に満期のものがたくさん。
管理会社の連絡先
管理会社も商号が変わっていたり、連絡先が変わってたり。
証明的なもの
この辺は言わないほうが良さそうなので省略。
で？どうしたの？
紙ベースのものをできるだけデータに移行
月次資料だけでも結構あるし、こんなの持ってられないし、データが結構あるので検索できないと探すの大変。
古い資料の廃棄
情報の前後がないと、その資料がどのような意味を持っているのか不明。もはや過去文明の文字か何かにしか見えないので処分。（私は過去から学ばないタイプかもしれない）
関係者との顔合わせ
いつもマンションの修繕をしてもらっている業者さんと顔合わせを依頼。
修繕してもらっているのに一回も顔を見たことないってのはおかしな感じがしたから。良好な関係性が良いサービスを生む。っていう個人的意見から。
打診してみたいこと
連絡ツールの導入
今期は私を含め、なんと理事会参加者が最大級の参加率。ゆえにみんなの予定を管理しづらいのが露呈。
LINEでグループを作ろうかとも思ったが、いつまでもグループに入ったままになったり、あまりにもプライバシーに近い部分な気もするので他のチャットツールを導入しようか検討中。
ただ、ウチの管理会社のフロントマンや管理人さんにもチャットツールに参加してほしいのだが、どうもそれは管理会社のルールで参加が難しい可能性が高い。（ここはなんとかクリアできる算段を検討したいところ）
プロジェクターの導入
毎回紙資料で打合せするのも紙がもったいないし、みんな下向いちゃうので個人的に好きじゃない。
今どき安いプロジェクターがあったりするんで、なんとか導入したい。
管理組合自体のアカウント
コレを作っておけば、クラウドでもメールでも他サービスでもなんとでもなるし、後々も楽。（情報漏洩の可能性はあるが、そもそもそんな見られては困る資料入れるなと思っている）
次回の予定
理事会前に管理会社のフロントマンから事前レクチャーを受ける。
第１回目の理事会で上の話を打診してみる。
どうにもならんこと
駐車場の車庫証明書類はどうにもならない。毎回チェックのハンコっていう伝統的書類の美しい姿。