ビジネスマン必見！ #お悔み取引先 を告げるあいさつの注意点は？ #お悔やみ挨拶メール および #お悔み返信 #お悔やみメール送信文例 を解説
ビジネスマンの方は必見です。取引先へお悔やみを告げるあいさつのシチュエーションはふいに突然訪れます。センシティブな状況ですので無礼な対応は致命的です。
お悔みメール対応および返信の例文や礼儀を解説します。取引先から訃報メールが届いた時に、どう対応すれば良いのかわからないという方はたくさん居るかと思います。
どう返信すれば良いのかわからない、そもそも返信するべきなのかわからない、訃報メールの返信方法に礼儀はあるのかetc、訃報メールが届くと上記のような悩みを持つ方が多いようです。
お悔やみを告げるあいさつの伝え方
お悔やみを告げるあいさつをメールおよびチャットetcで返信しても良いのか悩まれる方もいらっしゃいますが、基本的には問題は無いです。訃報連絡が来るとまず、お悔やみを告げるあいさつの伝え方に関して悩まれる方が多いです。
近年では、ネットの普及によってメールおよびSNSetcで訃報を聞く事も少なくはなく、お悔やみを告げるあいさつの一つの手段となっています。
お悔やみをメールおよびSNSで告げる事の長所・短所
お悔やみをメールおよびSNSで告げる事の長所・短所は以下の通りです。人の命に関したデリケートなシチュエーションでのやりとりなのでどちらも押さえた上で対応して下さい。ご自身が逆の立場だったらどう思うかと想像するのもよいかもしれません。
お悔やみを告げるメールの長所
お悔やみを告げるあいさつをメールで送信する長所は、すぐにお悔やみを告げる事が出来るという点です。「困った事があればなんでも言ってね！」「力になるから！」etc、あいさつでは伝え辛い心遣いもしやすくなります。
また、遺族はお葬式の準備etcでバタバタしています。メールおよびSNSのシチュエーションでは遺族のタイミングで見る事が出来るのも長所の一つです。
お悔やみを告げるメールの短所
世代etc、人によってはメールおよびSNSでのお悔やみを告げるあいさつは不快に感じる方も居るようです。やはり、正式にはお悔やみを告げるメールは対面で告げるのが礼儀です。
故人との関係性によっては非常識な人と捉えられてしまう恐れもあるので注意が必要です。相手によってお悔やみを告げるやり方を考えた対応が重要です。
お悔やみを告げるメールを送信しても良い相手
友達
上司・同僚
取引先の担当者
お悔やみを告げるメールを送信してはいけない相手
親族
関係性の薄い友達
心の許し合えない上司や同僚
関係性の薄い取引先担当者
基本的には、心の許し合えない人のシチュエーションではお悔やみを告げるあいさつをメールおよびSNSで告げるのは避けて下さい。
取引先に送信するお悔やみを告げるメールで取り上げてはならないあいさつ
取引先にお悔やみを告げるメールを送信するシチュエーションに、取り上げてはならないあいさつは以下の通りです。心遣いを告げるつもりが粗相をするような対応になってしまわないよう要注意です。
二重言葉 【色々・わざわざ・度々・しばしば・重ね重ね】etc
不吉・不幸を連想させるあいさつ 【切れる・離れる・降りる・消す・別れる・忙しい】etc
文字化けしてしまうような文字題 【①・ⅱ・Ⅲ】
他にも絵文字や顔文字は出来るだけ用いない対応が良いです。
取引先にお悔やみを告げるメールを送信する時の礼儀
取引先にお悔やみを告げるメールを送信する時の礼儀に関しては以下の通りです。
件名をつけて送信
これはビジネスメールの基本的な礼儀ですが、お悔やみを告げるメールを送信するシチュエーションでも件名をつけてメールを送信する必要があります。
【●●です。（名前）この度はご愁傷様です】のように、件名は短くシンプルにまとめて下さい。
「突然の事で驚いています」「あまり気を落とさぬよう」etcの件名は、迷惑メールにありがちな件名でもありますので、開封してもらえない可能性もありますので注意が必要です。
本文は短く丁重に
お悔やみを告げるメールの内容は「短く丁重に」を心がけて下さい。よくあるのが本文をだらだらと書いてしまう事です。シンプルにお悔やみを告げるあいさつの対応を心がけて下さい。
また、返信に気を使わせてしまわないように「返信不要」としておく事を推奨します。
時候のあいさつは不要
お悔やみを告げるメールでは時候のあいさつは必要ないです。お悔やみを告げるメールの構成は弔意を告げる本文と相手を労わる締めくくりのあいさつになっているかを心がけて作ると良いです。
忌み言葉はNG
「取引先のお悔やみを告げるメールで取り上げてはならないあいさつに関して」で解説したような言い回しを「忌み言葉」と言います。弔辞のあいさつに忌み言葉は不適切ですので避けて下さい。
また、高齢者が亡くなった時に「天寿を全うしました」etcといったあいさつを使う事があります。このあいさつは、遺族側が使うあいさつで遺族以外の人が使うと無礼にあたるので注意が必要です。
誤字脱字が無いよう確認
お悔やみを告げるメールであっても、取引先に送信するメールは誤字脱字には要注意です。メールを作成後、必ず読み返すようにして下さい。また、おかしなあいさつや、不適切なあいさつが無いかも同時に確認しておきます。
取引先へ送信するお悔やみを告げるメールの例文
取引先へ送信するお悔やみを告げるメールの例文は以下の通りです。
例文①
件名：【●●です。】お悔やみ申し上げます。
株式会社●●
●●部 ●●様
お世話になっております。株式会社●●の●●です。
ご尊父様のご逝去の報に接し、心からお悔やみを申し上げます。
略儀ながらメールでのご連絡無礼致します。
今はご家族様とごゆっくりお過ごし下さいませ。
心から哀悼の意を表します。
尚、返信のお心遣いは不要です。
〜署名〜
「お世話になっております」は訃報当日なら省略して下さい。
例文②
件名：【●●です。】この度は御愁傷様です。
〜〜株式会社
●●部 ●●様
●●部 ●●様ご逝去の報に接し、大変驚いております。
本来であれば直接お伝えすべきところ、都合によりメールでのお伝えになり大変申し訳ないです。
心よりお悔やみ申し上げます。
〜エピソードを入れるのも良いですよ〜
故人のご冥福をお祈り申し上げます。
また、返信は不要です。
〜署名〜
故人との関係性によってはエピソードを入れるのも素敵な対応です。エピソードは長くなりすぎないように心がけて下さい。
取引先へお悔やみを告げるあいさつ時に用心すべきポイントを押さえてメール対応および返信をしよう
取引先へお悔やみを告げるメールを送信するシチュエーションでは、件名をシンプルにつけて文章を短く丁重にまとめる対応を心がけて下さい。また、お悔やみを告げるあいさつに取り上げてはならない忌み言葉には注意を払って下さい。
送信する相手によってはメールでお悔やみを告げるあいさつは無礼な対応に当たる事もあるので用心して下さい。
人としての心遣いという点だけでなく、今後の良好なビジネス関係を維持していくという観点からも軽んじてはならないので、ビジネス礼儀の基本として頭の片隅に置いておいて下さい。