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メールへのお礼を伝える返信では失礼なくビジネスマナーを守った文章を心がけたいものです。注意点を解説しますので参考にして下さい。
そもそも返信不要？必要？と疑問に思う方もいるかもしれません。件名に「re:」は付いてて良いのか、cc宛はどうすべきかについても触れます。
ビジネスにおいて今やメールは欠かせない存在となっています。しかし、一方で返信は対面ではない事から声色などが伝わらず「ビジネスマナー」が守られた文面でのやり取りが求められる為注意です。
ビジネスでのメールマナーは重要！
ビジネスでメールは、当然ですが仕事における何らかの伝言を伝える為にやり取りされます。その為、「内容が伝わればOK」と思われているフシがありますが、やはり出す側、それを受け取って返信を行う側には守るべきマナーがあるので注意です。
とくにメールを返信は、相手が丁寧にメッセージを送っているのにこちらが雑な返信を行うと社会人としてビジネスマナーに欠けると思われ信頼を失います。
あまりに形式ばったものに仕上げる必要はありませんが、最低限のビジネスマナーを守って返信を行う必要があります。
ビジネスでのメールの基本マナーまとめ
基本的なビジネスメールの返信マナーをそれぞれ解説します。
必ず返信を
件名は変化させない
自動返信メールを設定
ccなどに入っているケースなら返信不要
必ず返信を
ビジネス相手からメールを受け取った際、どんな内容であっても出来る限り返信を行う事がビジネスマナーとされています。職種や立場によっては毎日数多くのメールを受信するかもしれません。
その優先順位をつけるのは当然ですが、「この人は別にいいや」といった形で返事のスルーはビジネスマナーに反します。
内容や相手を問わず、出来れば当日中、また翌営業日には必ず返信を行うように心がけて下さい。
件名は変化させない
ビジネスで受け取ったメールに返信を行う際、基本的にはその件名のメールでやり取りを続けます。毎回新規作成していては相手がどの人からのメールなのか、そもそも返信なのかどうかも判断しかねて困惑してしまいます。
基本的には、受け取ったメールに直接返信を行う形で「re:」を残したままでやり取りを進めるのがよいです。
ただし、「re:」が増え過ぎてしまうと見栄えも悪い一方、どんなやり取りだったらわからなくなる為消しても構いません。ラリーが続くと「re:re:re:re:re:re:re:re:」のようにタイトルが長くなり返って読みづらくなってしまう可能性も。
さらに、あらためて新規で送る際は返信で別途メールを送る事を伝えておくと丁寧で親切です。
自動返信メールを設定
席を外している事が多い仕事内容だったり長期休暇、すぐに返信を行う事が難しい状況など、こういった際に自動返信メールは便利です。
自動返信メールとは、その名の通りビジネス相手やお客さまからメッセージを受け取った際、すぐに作成しておいた文章を返してくれるサービスとなります。
自動返信メールによって出した側も返事が遅れる理由が理解出来る為、信頼に繋がります。
ただし、自動返信メールの中には席を外しているとか、後ほど必ず返信を行うといった文言を入れておく事がマナーですので注意しておくと安心です。
ccなどに入っているケースでは返信不要
ビジネスでは、自分に関連した別の担当者などのメッセージを受け取る事があります。例えば同じプロジェクトを進めているチームの担当者などです。こういったケースでは「cc」といった形でメッセージが送付されますが、これにはとくに返信を行う必要はありません。
メッセージを送っている側は別の担当者の返事を求めている為、ccから入ってくるのはマナー違反と思われてしまいます。
ただし、何らかを伝えなければならない際、「ccから失礼いたします。」といった一文を挟むと丁寧ですので、必ず伝えるようにしておくと安心です。
ビジネスでメールのお礼の返信を行う際の注意点
ビジネスでお礼の返信を行う際、基本的には自身の企業や部署、氏名、「お世話になっています」の一文、そして内容における感謝の気持ちを伝えれば問題ありません。しかし、注意しなければならないポイントがいくつかあります。
お礼の返事にも返事は必要か？
相手の要望を断る時のマナー
それぞれ解説します。
お礼の返事にも返事は必要か？
受け取ったビジネスのメールにお礼の返事をした際、相手からそれについてお礼の連絡が来るケースもあります。しかし、これに対しては返信不要です。
やり取りが続くのは相手にプッシャーを与えてしまう為、逆にマナー違反だと思われてしまう可能性があります。
相手の要望を断る時のマナー
ビジネスメールでお礼を伝える際、その連絡を受け取ったり内容についてお礼を伝えるわけですが、相手の要望に応えられない内容のケースもあります。
その際、断る方法ですが出来るだけ、「大変恐縮ですが…」とか「私にはもったいないお話」など、相手の提案を尊重しつつ無理な理由を丁寧に伝えて下さい。
「無理、非現実的、それは出来ない」と厳しい口調にならぬような内容で作成します。
メールへのお礼の返信は必要なビジネスマナーを守って送ろう！
ビジネスメールは社会人であれば、業種問わずやりとりを進める機会があるものです。だからこそマナーを守れているか否かはとても重要になっていきます。
件名の「re:」を残すであるとか、ccから返信を行う場合は一言クッションを入れた上で話を進めるであるとか、必要なマナーをしっかり踏まえた上で返事をして下さい。
礼儀正しく、かつ、迅速な対応が出来ると気持ち良くお仕事も進みます。