メディアリストを新たに自社で作成する5つのステップ【後編】

メディアリストを新たに作成する5つのステップ【後編】
のステップ４とステップ５についてまとめていきます。

本題へ

STEP4．リスト化しながら情報整理する
対象となるメディアの洗い出しができたら、
いよいよリスト化をします。

最も一般的なツールは、Excelや
Googleスプレッドシートです。

冒頭でお伝えしたメディアの正式名称
コーナー名、住所、メールアドレスの連絡先
担当者名などの基本項目を埋めていきます。

また、その都度情報を追加していきます。

基本的な項目以外でも、記者と直接
やりとりした際に知り得た情報や
個別の会話メモなども役に立つことがあります。

特に記者が必要としている
ニュースのジャンルに関する情報は

各自が記録を残しやすい
基本情報と付随メモとして
セットにすることをお薦めします。

STEP5．定期的にブラッシュアップする
メディアリストがある程度まとまったら、
プレスリリースの内容をもとに
適切なメディアを選択し、
実際の連絡に活用していくことになります。

メディアリストは一度作ったら
それで終了ではありません。

メディア関係者の人事異動や転職などで
担当が変わることもあるため、
半年に一回のペースでブラッシュアップをしてください。

入力や更新のルールを決めて入力することをお勧めします。
情報更新の度に統一性が損なわれていきます。

例えば、電話番号に「ハイホンー」を入れるか否かなど
番地などを半角入力にするか否かなどになります。

最後に、メディアリストを活用する
上で注意するべきこと

地道な情報収集を重ねて
メディアリストができてきたら、
実際に連絡をはじめる前に、
広報チームとしての活用方法を検討してKPIの数値的な
ゴール設定を定めて下さい。

作業として実施するのではなく、あくまでも
認知度を上げるためにニュースとして取り上げられる
件数などのＫＰＩは重要です。

私の会社では、ＰＲのメディア露出を
広告換算して金額で計算していました。

メディアリストはいわば個人情報が
集約されたデータとなるため、
情報の取り扱いに万が一のことが
あってはいけません。

注意点と一緒にメディアリスト
を展開することが必須です。

広報チームで会議をする様子
メディアリストの取り扱いルールを定める
メディアリストは、作成者以外の複数の
メンバーが閲覧・編集することも
往々にしてあります。

原則となる個人情報保護法に基づき、
情報の取り扱いには十分注意が必要であることを、
関わるメンバーに必ず周知徹底してください。

同時編集や別名保存の禁止、
更新履歴記載の徹底など、
自社にあったルールを定めることが大切です。

メディアリストは、自社に関わる
大切なメディア関係者の情報です。
規律ある活用が大前提となります。

メディアコンタクトでは要望ばかり伝えず、
共に良い記事を目指す姿勢が重要です。

自分たちの商品やサービス、
活動内容に誇りを持ち、
情熱を持って社会に伝えてください。

広報担当者ほど、記事にしてほしい
という気持ちが高まるのは自然なことです。

ネタ＝ニュース
広告＝宣伝

という構図を忘れずに
社会に伝えるべき価値ある情報
に変換してください。

詳しくは、こちらをご覧ください。
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