ベンチャー企業の忘年会｜50人規模でのオンライン忘年会、ツールを駆使してやってみた結果
コロナ禍により、多くの企業がリモートワークを強制された2020年。
社内や社外のミーティングが全てオンラインに切り替わったり、リアルイベントもライブ配信での開催などに置き換えられました。
動画配信システムを開発・販売している弊社も、今年の忘年会はオンラインで開催することとなり、
初の試みではありますが幹事たちが情報を集め、知恵を振り絞り、オンライン忘年会を開催しました。
そして2020年12月初旬に行ってみた結果、これが大盛況でした！
本記事では、動画を基軸として普段ビジネスを行っている私たちが、どんな工夫を取り入れてオンライン忘年会を企画したのか？をご紹介します！
動画配信を専門とする、私たちのリモート忘年会とオンラインクイズ大会のやり方！
エビリーのリモート忘年会は1つのツールで完結せず、なんとZoomとmeet を併用して開催します！
私たちの会社では、クイズ大会が毎年恒例となっていますが、今年もクイズ大会を行いました。
本来であれば、全員が同じ空間に集まってチームに分かれてクイズ対決をするのですが、今年は集まることができません。
そこで今年は、参加者をグループに分けることができるZoom ブレイクアウトルーム（※1）と、ブレイクルームに残りメンバーと会話をしながらも司会者が忘年会が進められるようmeet（※2）を使用して開催します。
※1 Zoomの機能の1つ。参加者を複数人のグループにわけ、グループごとに別室をつくることができます。
※2 ビデオ通話やチャットが使用できるツールです。
なぜツールを2つも使用するのか？理由は、常に誰かと会話や意見共有ができ、リモートでありながらも同じ空間にいるような雰囲気を作りたかったからです。
司会者が進行する際やクイズの正解を発表する瞬間など、全員のコミュニケーションの場所のみででそれらを行ってしまうと司会者以外は基本音声をミュートにするため、参加者は好きなタイミングでチームメンバーと会話ができなくなったり、クイズの正解の喜びがその場で共有できなかったりします。
みんなが楽しく、自由に発言できる場所を作るには？にこだわり、今回はこのような新しいオンライン忘年会を開催しました！
▲リモート忘年会中の、クイズ大会の様子。Zoomブレイクアウトルームでチームメイトと会話しながら、代表者がmeetで回答を発表する様子。
大人数？それとも少人数？
オンライン忘年会のやり方、配信ツールの選び方は参加人数によって左右されるのではないかと考えます。
弊社の場合は、約50人の間で忘年会を行います。例えば、全員が参加している空間の中で司会者がアナウンスをする際には、参加者はなるべく音声をミュートにし、司会者を遮らないようにするなどの必要があると思います。
また50人という規模では、発言する人が限られてしまうといった状況が起きやすいことも想定できます。
では、例えば10人の場合はどうでしょうか？
10人という少人数の場合は、全員で会話をする空間でも比較的誰もが発言がしやすいかと思います。
また少人数の場合は、クイズなどは個人戦でもできるためブレイクアウトルームのような機能を使用しなくても楽しく忘年会ができるかもしれませんね。
画面の共有などをしないのであれば、会議ツールを使わずともLINEのビデオチャットなどでもできそうです。
一方で、大人数の場合はどうでしょうか？
100人や200人を超えると、Zoomのような会議ツールでは途中で誰かが落ちてしまったり、画質が悪くなってしまう可能性があります。
また、クイズやビンゴ大会などの企画段階もとても大変になってくるかと思います。
そのような大規模のオンライン忘年会に対応するため、「忘年会代行サービス」というものがあるようです。
忘年会の企画から、当日の運営や司会も代行できるサービスがあるようですので、大勢参加される忘年会を運営される方にはとてもありがたいですね。
また、参加者全員が発言せず、チャット機能だけを用いてイベントを行うのであれば、ストリーミング配信でも実現ができるかもしれません。
Zoomなどの会議ツールと異なり、常に高画質で安定した配信ができるので、社内イベントでの社長メッセージの発信やチャットによるイベント参加を検討の方にはおすすめです。
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【余談】ゲームやケータリングも、オンライン忘年会には欠かせない！
オンラインであれオフラインであれ、やはり忘年会の運営で欠かせないのが「何をするか」の企画部分です。
各社によって、毎年どのような内容の忘年会をされているのか、誰が幹事や司会をされているのかが異なると思います。
弊社ではチーム対抗の「社員クイズ」が恒例となっています。決して、社員クイズをするのがルールというわけではありませんが、毎年盛り上がるのでいつしか恒例になりました。笑
個人的な意見ですが、社員クイズは盛り上がるだけでなく、普段別部署で話す機会がない同僚のことを知ることができ、さらに話すきっかけ作りにもなるので、「盛り上がる＋社内交流のきっかけになる」で一石二鳥かと思います。
そして今年はリモートでの忘年会も多いため、オンラインゲームを使った忘年会やオンラインでの絵しりとりなど、イベント内容もオンラインのものを使用して企画ができるかもしれませんね。
また、幹事の仕事で企画内容の他には、食事の手配（ケータリング）などもあります。
例年であれば全員で集まって食事も楽しむところを、今年は実行が難しい企業が多いのではないでしょうか。
全員で同じ空間で食べるのは難しいですが、1人〇〇円までと経費を与え各自で食事を調達したり、またはウーバーイーツなどを活用し社員の自宅に届けるなどの工夫ができます。
さらに上述にもあった「忘年会代行サービス」と同様に、今年は「1人用ケータリング」として1人分の料理とお酒をセット販売し、オンライン飲み会の食事を参加者の自宅に届けてくれるようなサービスもあるようです。
弊社では、「FoodBox」という食事配達サービスを利用し、忘年会当日に各従業員の自宅に届けられるよう手配しました。参加する場所こそ違いますが、みんなで同じものを食べながら雑談をしたりイベントを進めることができるので忘年会が一層楽しみですし、幹事の準備も楽になりとてもありがたいです。
▲ 実際に、FoodBoxより準備されたお食事。豪華です！
オンラインクイズ大会、忘年会まとめ
いかがでしたしょうか？
コロナ禍により多くのことがオンラインに置き換えられた2020年でしたが、その状況は年末でも続き、「忘年会もリモートで」という企業が多いのではないかと思います。
今回は、弊社での忘年会の開催の仕方や内容をメインでご紹介させていただきましたが、やはり参加人数の規模によっては様々な方法があるかと思います。
もし、大規模の忘年会をストリーミング配信で！という方がおられましたら、ホームページよりご相談くださいませ。
皆様の忘年会が、楽しいものになるよう願っております。