シフト調整のカギは情報共有と円滑なコミュニケーション
こんにちは。神奈川エリア エリアマネージャー 菊地広敏です。今回は、私がリーダーを務める、シフト調整プロジェクトについてご紹介します。
シフト調整プロジェクトとは？
シフト調整プロジェクトチームは、今年度から始まった新規プロジェクトです。 主に働き方の根幹となる、シフト作成・各スタッフの勤務の在り方について主に議論しており、その後は事業所運営に関わる部分を掘り下げていく予定です。
本プロジェクトは 「事業所運営のあるべき姿を規定し、標準化を推し進め、維持改善し続ける体制をつくる」ことを目指しています。 プロジェクトが立ち上がったのは今年の2月からです。メンバーは中原GM、人材開発室の鈴木さん、各エリアのマネージャー含め8名で構成されています。
プロジェクト立ち上げの背景
このプロジェクトを立ち上げた背景には、いくつかの課題が存在していました。
まず一つ目は、スタッフの勤務時間のバラツキです。超過勤務となってしまったスタッフがいる一方で、勤務時間が少ないスタッフがいるという平準化が困難な現状がありました。事業所としてケアの質の向上・働き手の満足度の追求のために、シフトを調整することでこの課題を解決できないかと考えました。
二つ目は、支援の安定化です。例えばケアレベルが高いご利用者様に対しては限られた腕のあるスタッフしか支援に入ることができないケースがあります。その方の都合がつかない場合、他事業所へ依頼する・ご家族に対応をお願いせざるを得ない状況が発生していました。
以上のような、継続的に安定した規模拡大を進めるにあたり、中長期的に見てネックとなる課題を事業部として解消し、本来あるべき事業所運営を目指し１つ１つ具体的にアクションプランを練り実行していくためプロジェクトが発足されました。
よこはま事業所での先行事例
新規プロジェクトが立ち上がる前段階として 昨年度、よこはま事業所での取り組みについて紹介します。
よこはま事業所では、以下のポイントを考えながら業務を行っています。 まず、働き方の根幹となるシフト作成に関しては、スタッフの希望休や経験値を配慮し、公平かつ負担にならないよう調整を行っています。新人スタッフに連勤を避けるよう配慮したり、支援先のケアレベルを均等に分散するなど、シフト管理に工夫を凝らしています。これにより、個人の負荷の偏りを避ける事で、メンバー全員が適切に働ける環境を整えています。
結果として、これまでできなかった長期休暇制度や新入社員向けの研修プロジェクトを導入し定着率も大きく上がりました。 また、週に1度のミーティングでは、2週間先の予定を確認し、課題や改善点を共有しています。情報の共有と円滑なコミュニケーションにより、効率的なシフト作成を実現しています。 これらのポイントを組み合わせることで、効率的な業務遂行を目指しています。チーム全体が協力し、最善の方法を模索しながら目標を達成しています。
今後の目標
今後は継続的に安定した事業所運営をするべく
勤務日数や勤務時間数を標準化するべくシフト作成に関して「全エリア統一ルール」を導入すること
シフト作成の教育コストの削減、工程を各エリア統一するべく「シフト原本・カレンダーフォーマット」を導入すること
上記の取り組みなどを進めていきます。
この他にも事業所を運営していく上で必要不可欠である「スタッフ面談のスケジュール管理・面談内容の改善」「入社1ヶ月が経過した新入社員の研修カリキュラム導入」などに着手していく予定です。