【ハンドメイドイベント出展までにやることリスト26】〜活動歴8年の作家がまとめてみた〜
こんにちは。
白い布を染め、布のお花を手づくりするハンドメイド布花作家のアトリエ・エトワルズです。
このnoteではハンドメイド作家さんがイベントに出展する際
イベント当日までにやると良いこと、そしてやるべき理由についてご紹介します！
【Information】
X(旧Twitter)《最新情報》
https://x.com/at_etoiles
Instagram
https://www.instagram.com/at_etoiles/
Minne《通販》
https://minne.com/@at-etoiles
Note《作家さん向け情報》
https://note.com/etoiles
Web site 《準備中》
https://atelier-etoiles.square.site
はじめに
2025年になりました。
ハンドメイド作家の皆さんは、どんな一年にしたいですか？
今年こそハンドメイドのイベントに出展するぞ！という方や
今まで出たことがない大型イベントに初挑戦したい！という方、
ぜひその背中、応援させてください！！
イベント出展が決まったら
イベント出展が確定したら、皆さんは何から取り掛かりますか？
必要なものをメモしたり、
何を作るか考えたり、デザインを練ったり、
ディスプレイに悩んだり…
やることは色々あります。
自分では大して重要視していなかったことが
実際にはとても重要だった！というのも、やってみるとわかります。
でも、大型イベントに初挑戦する場合や、そもそもイベント自体初めての場合は、
何をすればいいのかも分からないですよね。
そこで！
出展歴８年の私が作った、イベント出展までにやることリスト26を公開します！
2016年の年末から作家活動をスタートさせた私は、
2019年から布花作家として精力的に活動し始めました。
クリエイターズマーケットやデザインフェスタなどの大型イベントや、
愛知県内の4つの百貨店に計5回出展させていただくなど、
様々な経験を重ねました。
気付けば活動歴は8年になり
やることリストは、現在全部で42項目になりました。
その中から、これは初めてさんでもやって欲しいな！
という項目だけに絞ったリストを公開します。
また、それぞれの項目について簡単な解説もしていきますので
ぜひ参考にしてみてくださいね。
さらに！
記事の最後には印刷用のPDFデータを公開しています。(準備中です)
出展が決まったら、ぜひ活用してくださいね。
《注意事項》
※作家さんが個人的に使用するために公開しているデータです
※無断転載や転売、講座やセミナーでの教材利用などは禁止です
【イベント出展までにやることリスト26】
★SNS告知
1. 出展するイベントの概要・詳細を紹介する
出展する自分のことだけでなく、イベントそのものも知ってもらう！
というのはとても大事です。
このことは以下☟の記事でもご紹介しています。
イベント出展が決まったら、まずはどんなイベントなのか
あなたの言葉で簡単に紹介してみてください。
それを見て興味を持って会場へ来てくれる人がいたら
それだけでも出展してよかった！と思えますよ。
2. ブース配置をお知らせする
イベントのブース配置が決まると、
出展者について検索したり調べたりする方がグッと増えます！
ぜひブース発表後はしつこいくらいにブース配置を告知しましょう。
3. 販売作品を紹介する
制作途中や完成ほやほやの写真を載せたり
使っているところを想像できる着画や置き画を載せたり
販売価格や、価格帯とあわせて紹介したり。
イベントそのものや、あなたのブースへ行くかを悩んでいる人に、
「行ってみよう」と思えるようなキッカケをつくりましょう。
4. 出展者を紹介してくれる企画に参加する
イベントの運営さんが用意してくれている
出展者紹介のRT祭りや、公式サイトの出展者紹介ページなどには
積極的に参加しましょう。
そういった情報は、本当にハンドメイドが好きな人や、イベントのファンの方ほど
細かくチェックしてくれています。
まだ見ぬ未来のあなたのファンを増やすためには
自分以外の人があなたのことを紹介してくれる機会を逃さないようにしましょう。
5. イベント直前の告知をする
イベント直前に再度検索する人、もう一度調べる人は多いです。
また、突発的に行ってみよう！と決めた方も直前に調べて来場されます。
なのでイベント直前に、
これまでに告知した内容をもう一度紹介したり
プロフィールの固定ポストに重要な情報をまとめたり
過去の投稿を自らリポストしたりすると良いです◎
これまで見ていなかった人でも自ブースへ来れるように
再度同じ情報を直前にも発信してみましょう。
SNSの告知については、
さらに細かいポイントを以下☟の記事で紹介しています
★作品を制作
6. 新作をつくる
というのは皆さん意識されると思いますが、
気を付けたいのはこの次…☟
7. 過去の作品の追加をつくる
新作の制作ばかりに注力していると、過去作の追加を忘れがちになります。
SNSを見た方は、過去の投稿までさかのぼって見てくれているので
当日になると「今日は〇〇(過去作)ないんですか？」と聞かれることも。
特に、イベント出展の告知に過去の作品を載せた場合
その投稿をご覧になった方は、当然「販売もしているんだろう」と
会場へ来られるので、ぜひ過去作の追加も頑張りましょう。
8. 制作にかかった時間、使ったパーツや資材の金額をメモする
価格設定をする際に必ず必要になる情報です。
なんとなくで値段を付けると、大体安く設定してしまいがち。
安すぎる価格設定をすると、あとで自分自身の首を絞めてしまいます。
作家を長く続けるために、適正価格で販売を続けることが必要です。
面倒くさがらず、きちんと記録を残してくださいね。
★チラシ・名刺
9. イベントのチラシを配る
イベントによっては、出展者もチラシ配布に協力する必要があります。
イベント自体の集客が良いほうが、作家にもチャンスが増えるので
頑張って配布していきましょう。
特に、同じエリアで別のイベントに出展するときや
同じエリアに委託先の店舗がある場合は、ぜひ積極的に！
また、地域密着型のイベントや展示の場合
協力してくださる個人店の店主さんは多いです。
(特にカフェや雑貨屋さんなど)
ぜひマナーを守って交渉してみてくださいね。
10. 名刺を準備する
名刺はできるだけ早めに作成しましょう！
印刷会社に発注しようとしたら、もうイベントに間に合わない！とか
直前に印刷しようとしたら、プリンタやPCが不調！とか
そういうことが本当によくあります。
買うか悩んでいる方や、とりあえず名刺をもらう方は
ファンになってくださる方に一番近い来場者様です。
そういう方に何も渡せずに終わるのは、大切な機会の損失となります。
特に最初は、たくさん作品を作るよりも、名刺を多く配るほうが大事です！
そして名刺には、その日のブース番号を添えたり
SNSへ繋がるQRコードをつけたりして
あなたの元へもう一度辿り着けるように工夫してみてくださいね。
★ディスプレイ
11. ディスプレイに必要なものを揃える
ディスプレイに使うものは、色や素材を厳選してください。
使う色は白と茶色とグレーの3色だけ！とか
木材と、金属のゴールドと、白いレースの布しか使わない！とか
自分なりのルールを決めて選ぶと良いです。
ディスプレイについては、今後詳しく書いていく予定ですので
ぜひこれからの投稿をお楽しみに。
気になる方はこの機会にフォローしていただけると幸いです。
12. ディスプレイテストをしてみる
大きなイベントだと、はみ出しや通路に関してトラブルになることも。
ぜひ実際のブースやテーブルのサイズ通りにやるとどうなるか？を
一度ご自宅で試してみてください。
やってみると、意外と全ての作品を並べられないこともありますし
自分の立つ場所や、ダンボールやスーツケースの置き場がない！
という落とし穴が待っていることも。
早めにディスプレイのテストをすることで
どんな作品を何個ブースに並べられるかが分かるため、
無理して作ったのにブースに並べきれない！という事態も避けられます。
余裕をもって当日を迎えられますので
ブース配置が決まったらすぐ取りかかりましょう。
13. ブースに設置するポップやポスターを準備する
ブースに必要なのは、作品だけではありません。
この作品がどんなものなのか？
どんな方法でお支払いができるのか？
アクセサリーなら金具交換は可能なのか？
お客様が必要とする情報を小さなポップにしてみたり、
PRしたいことをポスターにしてみたり、
お客様が楽しみながらブースを見て、安心して選べる環境を整えてみて。
自分がブースにいなくても、見ればわかるように展示する！
という意識で準備をするのがポイント。
このブースには何があるのか？いくらなのか？どんなものか？
それらがわかりやすいブースになっていると
スタッフに声をかけられるのが苦手なお客様も
安心してゆっくり作品を見てくれるでしょう。
★販売準備
14. 販売価格を設定する
制作中にメモした制作時間や資材の購入費用から
なにをいくらで販売するかを決めましょう。
一般的には原価の2〜4倍が適正価格と言われています。
原価には材料費以外の経費も全て含まれます。
〈経費の一例〉
・人件費(作業時間×時給)
・広告費(名刺作成費、SNSのサブスク料金など)
・出展にかかる費用(ブース代、レンタル備品代、宅配料、駐車料など)
最初に安すぎる価格設定をしてしまうと自身の首を締めてしまいます。
出展するイベントや同じジャンルの相場も踏まえ、
自分の作品に自信を持って値付けをしてください。
15. アクセサリー台紙や作品の箱などを準備する
作品を良く魅せるためには、台紙や箱も重要な要素になります。
せっかく作品を買っていただくのだから
持ち帰っておうちでもう一度作品を取り出したときに
「素敵！」と思ってもらえるように、準備したいですね。
16. お渡し用の袋を準備する
現在、プラスチック製のレジ袋は有料化が義務付けられています。
ハンドメイド作家も、お渡し用の袋を選ぶ際には
素材や形状に注意していかなければなりません。
詳細は以下のページをご覧ください。
https://www.meti.go.jp/policy/recycle/plasticbag/plasticbag_top.html
17. イヤリング⇔ピアス交換用の金具を用意する
アクセサリー作家さん限定ですが、
イヤリングやピアスをその場で交換対応される方は
金具をお忘れなく。
有料でもいいので、
金属アレルギーが起こりにくい金具や
耳が痛くなりにくい金具があると
さまざまな悩みのあるお客様も安心して購入できると思いますよ！
18. 作品を箱に詰める・台紙にセットする
会場では箱詰めや台紙にセットする時間取れないと思いますので、
あらかじめ準備しておきましょう。
19. 値札をつける
現在、表示価格は税込み価格の表記(総額表記)が義務付けられています。
値札をつけるときは金額だけでなく「税込」と書くことも忘れずに。
また、値札は手書きでも構いませんが
高額なものは、ぜひ印刷して準備をしてください。
手書きか印刷か、たったそれだけの違いですが
印刷された値札がついていると、高額商品であることに説得力が出るのです。
細部までこだわることで、お客様の印象が良くなりますので
ぜひ試してみてください。
20. 取扱説明書を用意する ※必ず連絡先も記載
小さな用紙で構いませんので、作品のお取り扱いについて説明書を用意してください。
イベント会場でどれだけ口頭で注意事項を説明したとしても
万が一クレームが発生した場合には証拠として残りません。
ハンドメイドの作品は市販品よりも繊細なため、
持ち帰ったお客様を困らせないためにも、ぜひ準備してください。
また、イベントによっては【購入者には必ず連絡先を渡すこと】
というルールが設けられていることがあります。
名刺を切らしてしまったときに備えて
取扱説明書にも問い合わせ先を記載しておくといいですよ。
★直前の準備
21. ディスプレイ用品、作品を荷造りする
荷造りはぜひ早めに取り組んでください。
22. 宅配搬入の手続き・発送をする
宅配搬入を利用するときは、まず締切日に注意して。
そして宅配業者さんに自宅へ荷物を取りに来てもらうときは
締切日よりも少し前に集荷を依頼する必要がありますので、要注意です！
また、イベントによっては宅配での搬入はできない場合があったり
業者が指定されていたり、特別な手続きが必要なこともあります。
必ず出展するイベントのマニュアルを読んで確認してください。
営業所持ち込みの場合も、受付の締切時間が決まっているので気を付けて！
その締切時間を過ぎると、
たとえ営業時間内であっても荷物は翌日受付として扱われます。
宅配搬入を利用するときは、絶対に余裕をもって準備してください。
23. お釣りを準備する
現在、銀行で硬貨の両替を依頼すると高額な手数料がかかります。
イベントが近づいてきたら、
小まめに紙幣を崩して、お釣りの準備をしておいて。
24. 販売記録を書くメモ帳を準備する
その日の売上や、買ってくださったお客様のことを
簡単にメモできるように準備しましょう。
特にイベント出展に慣れるまでは、
買ってくれた方がどんな人だったのか？ご自宅用かプレゼント用か？
などを書き残しておくと、今後の参考になりますよ。
25. レジアプリを導入する
売上の記録を正確に残すなら
カードや電子決済の端末を持っていなくてもレジアプリを導入するのもオススメ！
その場でお釣りがいくらなのか表示してくれるのでお会計のミスが減ります。
さらに、購入履歴が詳しく残るので、
どのアイテムが人気なのか？どの時間帯に多く売れるか？
なども分かりやすいです。
26. 持って行く作品のリストや納品書をつくる
売り子さんをお願いする場合などに
何を何点用意したのか、リストがあると便利です。
売れた個数と残っている在庫数が分かると
お客様から問い合わせがあったときに、スムーズに対応できます。
(レジアプリを導入すると別でリストを作らなくても在庫数がわかります)
また、委託イベントなどの場合は納品書の提出が必須。
先方から指定の書式が送られてきて記入することが多いですが
一から自分で準備する場合もありますので、気を付けて。
そのときは納品書の無料テンプレートを探してみると良いでしょう。
おわりに
いかがでしたか？
一部抜粋ではありますが、私のイベント前にやることリストでした。
残りの項目については、有料noteで公開予定です。
そちらは、もっと細かいポイントが多くなっています。
それらに気づいてから作品をお迎えしてくださるお客様が増えたので
気になった方はぜひ今後の更新をお楽しみに！
最後までお読みいただき、ありがとうございました。