「ERP導入プロジェクトの成功を決める！要件定義の進め方とポイント」〜業務改善を実現するための要件整理術〜
はじめに
こんにちは、ペンソーです！
ERP導入において要件定義は「プロジェクト成功の土台」となる重要なフェーズです。しかし、多くのプロジェクトがこの段階で混乱し、手戻りが発生することがあります。この記事では、要件定義をスムーズに進めるための「考え方」と「進め方」を具体的に解説します！
1. 要件定義とは？
要件定義とは、「システムに何を求めるか」を具体的に定める作業です。ここでは、業務フローや業務要件を整理し、ERP導入の目的を形にします。要件定義を怠ると、次のような課題が発生しやすくなります。
機能不足や過剰なカスタマイズの発生
業務に合わないプロセス変更による混乱
導入後のユーザー不満
2. 要件定義の進め方
① 目的と業務範囲を明確にする
まず、プロジェクト全体の目的を明確にし、要件定義の対象範囲を定めましょう。全体像を共有することで、関係者が同じ方向を向いて進められるようになります。
例: 「受注処理の効率化」「在庫管理のリアルタイム化」など、具体的なゴールを設定。
② 現状業務の可視化と課題抽出
次に、現状の業務プロセスを詳細に整理します。現場の担当者へのヒアリングを通じて、業務の流れを可視化し、課題を洗い出します。
ポイント: 実際の業務フロー図を作成し、ボトルネックを特定する。
③ 必要な業務要件を整理する
現状分析の結果をもとに、「ERPで解決したい課題」に対する業務要件を定義します。業務要件を具体的なシステム要件に落とし込む作業もこの段階で行います。
例:
業務要件: 「受注データの自動集計」
システム要件: 「顧客情報と注文情報を紐づけたレポート機能」
④ 優先度をつけて要件を分類する
全ての要件を同時に実現しようとすると、システムが複雑化してコストが増大します。そのため、要件に優先順位をつけ、「必須要件」と「追加要件」を区分しましょう。
必須要件: プロジェクトの成功に不可欠な機能
追加要件: 将来的に必要な機能
3. 要件定義の失敗を防ぐポイント
① コミュニケーション不足を防ぐ
関係者間での情報共有不足が、要件漏れや誤解を生みます。定期的なミーティングと進捗共有を徹底しましょう。
② 文書化とレビューを重視する
要件は必ずドキュメント化し、関係者全員にレビューを依頼しましょう。レビューを通じて、要件の認識を揃え、誤解を防げます。
③ 要件変更に備えた柔軟性を確保する
プロジェクト進行中に要件変更が発生する可能性があります。変更管理のルールを定め、必要な変更はプロジェクト計画に反映しましょう。
4. 要件定義フェーズで作成するべき資料
現状業務フロー図
課題整理シート
業務要件一覧表
システム要件定義書
最後に
要件定義はERP導入プロジェクトの要となるステップです。このフェーズをしっかりと行うことで、プロジェクトの手戻りを防ぎ、導入後の成果を最大化できます。次回は「設計フェーズのポイント」について解説予定です！ぜひフォローや「スキ」をお願いします！