長文を読んでもらうにはたったコレだけ（No.220）

私は官公庁の資料を読み込む機会
が多いのですが、皆さんご存じの
通り、文字もビジュアルも1ページに
ぎっしり詰まっています。

昔ながらの「タテ位置・ヨコ書き」
のビジネス文書ならいいのですが、
パワーポイントで作る資料は
「ヨコ位置・ヨコ書き」のため、
文字が横に広がってしまいます。

左端から右端まで文字びっしりな資料のなんと多いことか

14ポイントの文字で1行に60字並びます。
役所や学会で指定される10.5ポイントでは
もっと文字が並ぶことになります。

これが10行も20行も並ぶと
読むのに一苦労なのです。

読んでもらう相手のストレスを
軽減するためにも文字数は極力
減らし、図解に置き換えるなどの
工夫が必要ですが、条文など、
どうしても文章を見せつつ説明が
必要な場合もあります。

そこで使っていただきたいのが
「段組み」という手法です。

ワードには2段組み、3段組み
などの機能が付いています。

英語ではカラムと呼びますが、
ブログなどでも2カラムと言えば
２段組み、3カラムで3段組み
を指します。

ブログは最初から2カラム以上が基本（端から端まで字を並べない）

つまり、1行の文字数を少なくして
折り返すレイアウトです。

すると、1行60字の文章が
自動的に30字で2行に流れていきます。

1行の字数が半分になることで
読み進むストレスも半減するという
わけです。

パワーポイントには段組み機能は
ありませんが、代わりにプレース
ホルダーを使って文字を半分に
振り分けることができます。

新しいページの挿入時に「2つのコンテンツ」のテンプレートを選ぶ

もっと簡単に、テキストボックスを
使えば、1行の字数がさらに
少ない文字列にすることもできます。

ワードの段組みは2分の1か、3分の1に
設定するだけで、自由に字数を設定
できませんから、テキストボックスの
ほうが自由度は高いくらいです。

2カラムや2段組みと同じ効果が得られる

同じ800字の文章でも、
　60字×13行　と
　30字×26行
　もしくは
　30字×13行が2つ
では読みやすさは全く変わって
きます。

あなたが文字だらけの資料で
うんざりした経験があるなら、
次はあなたが1行を短くして
読み手のストレスを軽減して
あげましょう。