大変な打ち合わせの議事録作り

音声認識技術の向上とともに議事録作成ツールのニュースを頻繁に目にしませんか？

過去、様々なプロジェクトで私も議事録を作成しましたが、１時間の打ち合わせの議事録を作るのに３、４時間かかったこともあります。
なぜでしょうか？

悲惨な打ち合わせ

● 議題が明確ではない
● 司会がリードしない
● 司会の存在がない
● 打ち合わせのための資料がない
● 発言中に遮って話する
● 発話が被る

経験ありませんか。

打ち合わせという時間に、自分勝手に好きなことを話して要点が無い、要点から外れる、などが原因ですよね。
司会がいても、打ち合わせのための資料があっても、自分勝手に好きなことを話す人がいると同じことになりますね。
過去の経験をたらたら話し始め、５分も経った頃に要点に関係する内容が出てくる。
もっとも、そういう人の物語、ようやく出てきた要点に近そうな話でも、ほぼ参考になりません。

昔ね、僕が経験したプロジェクトではね、こんなことがあってね、、、

そんな打ち合わせの議事録を作ってみると、、、

こんな場で話されたことを最新の音声認識技術でテキスト化されても、議事録とするためには打ち合わせ時間の数倍の時間がかかります。

議事録まとまらない

● この部分は、何に関係しているんだ？
● この部分、議事として残しておくべきなのか？
● こんなこと、議事として残してよいのか？
● この話の続きはどこにあったっけ？
● 同じこと繰り返してる
● これとこれ、繋ぎ合わせるか？

私達の打ち合わせでは

私達の打ち合わせは、私が司会しながら、私が記入しながら、Excelで作っている課題管理表を共有して会話しています。
課題管理表に事前に担当者がコメントを入れてくれていれば最高です。

発言が脱線し始めた場合は、せっかく話してくれているけれど制止します。
　　“今の発言内容は〜〜〜ですよね、それは関係無いね”
　　“それは良いかもしれないけれど今は違う話なので、後でやりますか”
また、オンラインミーティングなのでmiroも使います。
これらはFace to Faceの打ち合わせでも今どきはでかいスクリーンに映せば同じ様に使えますね。

打ち合わせのやり方を見直す

議事録作成ツール、いろいろ見ましたが良く出来ていますね。
しかし、せっかくの議事録作成ツールも、準備や役割が明確でない打ち合わせでは真価を発揮出来ないのではないでしょうか。
要約したら３行で終わっちゃったりするかもしれませんね。

卒業研究をしている頃（内容は、ポリビニルピリジン化合物から湿度センサーの素材を発見することなので、本件とはさっぱり関係ありません）、SEになりたいと思っていました。
その頃も今も、コンピューターシステムを企業に導入することではなく、企業の業務を改善することだと思っています。
業務を改善することなくコンピューターシステムを導入しても、計算機入れてスピードを上げたに過ぎません。

同じ様に、
議事録作成ツールを入れる前に、打ち合わせのあり方、やり方を改善することをお薦めします。
本当に、ムッだな打ち合わせ、多いですよ。

ちなみに、
優れたPLがいたプロジェクトで、優れたPLと私が週交代で議事録を作っていましたが、打ち合わせもスムースで、議事録を作るのも早いときには打ち合わせ終了時にできていました。
今も、打ち合わせが終わると課題管理表の更新は終わっています。

おわり