議事録の取り方・残し方・共有の仕方：効果的なコツと実践例

2025年1月19日 20:48

会議の効果を最大化するために欠かせないのが「議事録」です。議事録は会議内容を記録し、後から振り返るための貴重な情報源であり、次のアクションにつなげるための大切なツールです。本記事では、議事録の取り方、残し方、そして共有の仕方に焦点を当て、効果的なコツと実践例をご紹介します。

1. 議事録の取り方

(1) 明確な目的を持つ

議事録の目的は、単なる記録ではなく、「決定事項」「未解決事項」「次のアクション」を明確にすることです。この目的を意識して記録することで、無駄な情報を省き、必要な内容を正確に残せます。

(2) フレームワークを活用する

効率よく議事録を取るには、以下のフレームワークを用いると便利です。
• 会議情報：日時、場所、出席者、議題
• 決定事項：会議で決まったこと
• アクションプラン：次にやるべきこと、担当者、期限
• 議論内容：必要最低限の議論の要点

例：

項目内容
日時： 2024年12月20日 10:00〜11:00
出席者：田中、鈴木、佐藤
議題：新製品のマーケティング戦略
決定事項： Aプランを採用する
アクションプラン：鈴木が次回資料を準備（12/25まで）
議論のポイント： SNSを主軸にしたプロモーションが有効

(3) リアルタイムで記録する

議事録は会議中にリアルタイムで記録することが大切です。会議が終わった後に思い出しながら記録するのでは、抜け漏れや記憶違いが発生しやすくなります。
• タイピング速度が速くない場合：箇条書きでメモを取る。
• 複数の議題がある場合：議題ごとにセクションを分ける。

(4) 必要に応じてツールを活用

GoogleドキュメントやNotion、Evernoteなどの議事録専用ツールを活用することで、書きやすさと共有のしやすさが向上します。また、会議を録音しておくと、議事録の補助として役立ちます。

2. 議事録の残し方

(1) 見やすい形式で整える

議事録は後から参照することが前提なので、視認性の高い形式で残しましょう。
• 箇条書き：情報が整理され、重要なポイントがひと目でわかる。
• テーブル形式：担当者や期限など、複数の情報を分かりやすくまとめる。
• ハイライト：特に重要な部分を目立たせる。

(2) バージョン管理を徹底する

議事録が何度も更新される場合、バージョン管理を行うことで、どの情報が最新なのか明確にします。
• ファイル名に日付を入れる例：「議事録_20241220」
• Googleドキュメントなどの自動履歴機能を活用する。

(3) セキュリティにも配慮する

特に機密性の高い会議内容の場合、アクセス制限を設定し、適切な人だけが閲覧・編集できるようにします。

3. 議事録の共有の仕方

(1) 共有のタイミング

議事録は会議終了後24時間以内に共有するのが理想です。早めの共有は、関係者が内容を覚えているうちに確認でき、認識のズレを防げます。

(2) 共有の手段

以下の手段を活用して共有します。
• Googleドライブや共有フォルダ：最新バージョンを常に共有できる。
• メール：会議出席者全員に送付し、未出席者への情報共有にも便利。
• Slackやチャットツール：議事録のリンクを共有し、必要なコメントを促す。

(3) フィードバックを促す

共有後は、関係者に内容を確認してもらい、修正点や補足事項があれば追加してもらうよう依頼しましょう。

議事録を活用した業務改善の効果
• 情報の共有化：議事録を適切に共有することで、関係者全員が同じ情報を持ち、次のアクションが円滑に進む。
• 意思決定の透明性：誰が何を決めたのか明確になるため、後のトラブルを防止。
• 業務の効率化：未解決事項や次のアクションが整理されることで、タスク管理が容易になる。

まとめ

議事録は、単なる会議の記録ではなく、組織の生産性を向上させる重要なツールです。本記事で紹介した「取り方」「残し方」「共有の仕方」を実践することで、議事録の質が格段に向上し、会議の効果を最大化できます。

ぜひ、自社の業務改善に役立ててください！