採用担当者がRPO担当者と上手に付き合う2つの秘訣

こんにちは。CASTER BIZ recruiting の大野です。

今はRPO担当者としてクライアントの採用を支援していますが、以前は事業会社の採用担当で、RPOサービスを利用していました。CASTER BIZ recruitingもその１つでした。そんな採用を支援する側・される側の両方を経験したからこそわかる、採用担当者がRPO担当者と上手に付き合う秘訣を2つ紹介します。

「Recruitment Process Outsourcing」（リクルートメント・プロセス・アウトソーシング）の略で、「採用業務の代行」つまり「企業の採用活動を外部パートナーに委託すること」を意味しています。（パーソルワークスデザインより引用）

1.　伝えられる情報は伝える

会社では毎日いろいろなことが起きます。重要なことから些細なことまで、会社の中の人からするとそうでもないけど、外の人からすると衝撃的なこともあります。採用は影響範囲が大きいのでできるだけ伝えてもらえるとありがたいです。

例えば、「組織図を変えるので●●の採用はストップするかもしれない」という情報をもらったとします。かもしれないなので100％ではありませんがそれに向けた準備はできます。こういう動きがありそうだから情報をとっておこう、以前急遽ストップした●●のポジションが空くかもしれないからリサーチしておこう、など先を見据えた行動ができます。たとえ予想が外れたとしても今後に活かせたり、そこから何か生まれたりするので、会社でいま何が起きているかを知ることはとても大切だなと思っています。（もちろんそこに至るまでの関係値を築いているのは前提ですが）

これは日々のコミュニケーションでもいえます。例えば、今日は返信が遅いな...、いつもこの時間はリアクションあるんだけどな...と思うこともあります。でもこういうときも事前に、明日は面接がたくさんあるから日中の返信は遅くなる、今日は●●さんが休みのため急遽諸々対応することになった、来週は有給なので確認事項は●●さんいお願いしたいなど、ちょっとしたことでも状況がわかればRPO担当者もそれに応じた対応ができます。連絡頻度を抑えたり、情報をよりコンパクトにしたり。連絡してリアクションがなく不安になったり、未読が溜まるのはお互いに避けたいですからね。

2.　なぜを考える

気になったことは全て聞きましょう。すべての言動には理由があります。なぜその判断を下したのか、どうしてその考えに至ったのか、なぜそう考えたのか、なんでも聞いてください。そして考えてください。

RPOが懸念される理由の一つに、社内にノウハウが蓄積されないと言われることがあります。確かに主導的に考えて手を動かしているのはRPO担当者ですが、全てを担っているわけではありません。採用担当者から必要な情報を聞き出す、採用担当者にやってほしいことを伝え理解してもらう、など採用担当者がボールを持つシーンは多々あります。特に、コミュニケーションを取れる方が採用担当者に限られている場合、面接など採用に関わるメンバーに何か伝えてもらうときにコトだけでなく理由や背景を理解した上で伝えないと、誤って理解されてしまったり、優先度が低くなったり、などといった事態に発展しがちです。

また、ノウハウについてですが、CASTER BIZ recruitingではすべてのアクションを取る際に事前に採用担当者の確認・承認を得てからはじめ、それらを記録・報告しています。記録や報告方法はクライアントにより異なりますが、たとえ契約が終了したとしても、それらは採用担当者にわたるのでノウハウは残ります。ここに先程述べたどう考えて動いているのかを意識すればノウハウが残らないなんてことはないのかなと思います。ぜひ技術を盗むぐらいの気持ちで接してもらえればと思います。

ほかにも方法はありますが、まずはこの２点を抑えておけばいいのではないかなと思います。

読んでいただきありがとうございます。月1更新のゆっくりペースですが、アウトプットできる貴重な機会なのでこれまで通り無理なく続けていきたいですね。

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