CHALLenGERs東京2の裏側をご紹介！
こんにちは！［エン・ジャパン］kintone推進担当です。
エン転職・engageの事業部でkintoneアプリの作成・推進をしています。
わたしたちは事業部内の各部署から依頼を受けてkintoneアプリ作成を行なう
「kintone開発専任チーム」です！
▽自己紹介記事はこちら
今回は、11/25（月）に開催したイベント『CHALLenGERs東京2』の裏側をご紹介します。
CHALLenGERsとは？
CHALLenGERs（チャレンジャーズ）とは、エン・ジャパンが主催するkintoneユーザーのリアル交流会です。
このイベントは、kintoneでの業務改善やDX推進に挑む人たちが集まり、成功や失敗を語るものです。合言葉は「ナイスチャレンジ」！！
▽イベントの詳細はこちらの記事でご紹介しています。
▽当日の様子はこちらの記事でご紹介しています。
今回の工夫は、「受付管理」！
昨年のCHALLenGERs東京の反省点のひとつは、「受付管理」でした…。
受付作業が煩雑だったことや対応事項が多かったことで、受付待ちの列ができてしまいました。
昨年の反省を活かし今年は「受付の簡素化」を目標としました！
どのように受付を簡素化したのか、工夫した部分をご紹介します！
受付登録を事務局側で行なうと、参加人数が多い場合にどうしても時間がかかってしまいます。事務局の人数も限られている…。
そこで参加者自身に受付登録をしてもらう方法に変更することにしました。
受付登録はFormBridgeとkViewerを活用。
kintoneアプリに登録された受付情報を、Customineを使って参加者管理アプリに連携させる仕組みを考えました！
当日の受付管理の全体構成
イベントの申込受付もFormBridgeで作成したフォームを活用しています。
フォームで回答された参加者の情報は「参加者管理アプリ」に登録されています。
この参加者管理アプリの情報を活用して、当日の受付管理システムを作成しています。
当日の受付管理システムの全体構成としては下記です。
①FormBridgeで作成したフォームで参加者が自分のメールアドレスを入力
②kViewerルックアップで、「参加者管理アプリ」の情報を取得し受付登録
③受付登録情報を「受付管理アプリ」に連携
④「受付管理アプリ」に登録された受付状況をCustomineを使って「参加者管理アプリ」へ連携
▽実際のフォーム
イベントの申込時にフォームで回答したメールアドレスを入力してもらう仕様です。
kViewerルックアップを使用するため、参加者管理アプリと連携させたkViewerの外部公開APIビューを作成しています。
▽フォームの設定画面
kViewerルックアップで取得した、氏名やメールアドレスなどの情報は非表示の項目として設定しました。
ユーザーの入力工数を減らすため、出欠確認フィールドは「出席確認」を初期値として設定しています。
ユーザー側でステータスを選択する必要はなく、フォームで回答したらkintoneアプリに「出席確認」として登録されます。
▽実際の受付管理アプリ
項目はとってもシンプル！
受付管理をする際に必要な情報のみとしています。
受付管理アプリに登録された出欠状況を参加者管理アプリに反映させる際は、「出席状況を反映」ボタンをクリックします。
「出席状況を反映」ボタンをクリックしたら「参加者管理アプリ_レコード番号」の値をキーに、参加者管理アプリへ出席状況が連携されます。
これはCustomineで設定しています！
まとめ
いかがでしたでしょうか。
参加者のみなさんに受付登録をしてもらったことで、受付待ちは発生しませんでした。ご協力いただきありがとうございました！！
イベントを終え、まだまだ改良の余地ありだと感じています…！
よりよいイベント運営ができるよう引き続き改善を行なっていきます！！
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