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まるわかり！経営支援カンファレンス開催の裏側大公開

Eibu Nakagawa

経営支援カンファレンス全3日程が無事終了しました。GW明けから企画を始め開催まで約1ヶ月。開催背景から企画準備、実施効果まで全て公開いたします。オンラインセミナー、カンファレンスも増えて来ましたが、今後企画実施を検討されている方の参考になれば幸いです。

開催背景

昨今の感染症対策を踏まえ、弊社でも4月からウェビナー開催を積極的に行っていました。ただ、自社開催でもコンテンツや集客に限界があるため、企業数を増やして幅広いテーマでできないか考えていたところ、共催先の企業様からご紹介を受けたのがテレワークカンファレンスというイベントでした。お誘い頂いたのが開催のわずか4日前！枠が空いていたらそうで、滑り込みで参加いたしました。企画責任の越ヶ谷さんとメッセンジャーでつないでいただき、テキスト上で必要情報をやり取り、翌日にはリハ参加、土日挟んで本番とスピード感に圧倒されました。結果1400名以上の事前申し込みを頂き、オンラインカンファレンスの可能性を強く実感しました。

テレワークカンファレンスは、テレワークに関わるSaaSベンダーが30社以上集まるイベントでした。テーマが幅広いため様々な業種規模のお客様がいらっしゃいました。これを業種特化でやったら成立するのかとふと思い、企画にいたりました。

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上記日経の記事引用で、弊社セミナー資料等でも使わせて頂いておりますが、マクロ環境でみると有効求人倍率が減少に転じるも、業種ごとに見ると就業者数が増えている業種と減っている業種があり、どちらも人事課題や経営課題を抱えている状況にあります。Payme独自に取得しているデータでも、外食産業は大幅にシフト/勤怠実績が落ち込み、逆に医療介護や物流小売は登録者や勤怠実績が上昇傾向にありました。顕著に環境変化が起きているからこそ、何かその業種に合わせた経営支援ができないかと思いました。そういった背景から経営支援カンファレンスと題して、外食店、物流小売展、医療介護展の3日程で実施をするに至りました。

企画準備（1ヶ月前）

GW明けの5月中旬から社内でプロジェクトチームを立ち上げ、急ピッチで準備を進めました。企画準備を進めるにあたりテレワークカンファレンスの企画責任をされていた、越ヶ谷さんにオンラインで相談させてもらい、企画運営に関して一通りノウハウをインストールいただきました。お会いしたこと一度もないのにお優しい！大方のTipsはこちらのnoteにもまとめられていますのでぜひ御覧ください。
https://note.com/markegatani/n/nd911ac0a0abc

とにかくコンセプト設計が大事、コンセプトが良ければ登壇者も、参加者も自然と集まってくるというお話が印象的で、企画チームで何度も話し合いました。並行して想定登壇企業をリストアップし、声がけを開始しました。
お陰様で1週間で約30社の企業様の共催が決まりました。

意識したことは2つ。バーティカルサービスとホリゾンタルサービスのバランスと、とにかく登壇が決まった企業は企画側に巻き込みさらに登壇企業や基調講演集めに協力いただいたことでした。

前者に関しては今回業種特化のため、その分野でのバーティカルなサービスを突き詰めた方がより業界関連の方を集めて満足度が上がるだろうと考えました。一方、そこまでバーティカルに攻めたオンラインイベントの前例があまりなかっため、テレワークカンファレンスの参加企業含めホリゾンタルに課題解決してるサービスで比較的企画集客、当日運営に慣れている企業様に登壇を依頼しました。如何せん弊社も給与前払いというホリゾンタルなサービスを提供しているため、最初はなんでペイミーさんが企画してるの？みたいに思われることを懸念してました（多分今でも思われているかもしれません）が、我々視点でも見えている業種課題やそれを解決したい多い、何よりコンセプトを共有することで多くの企業様にご賛同頂くことができました。結果2:1の割合かつホリゾンタルなサービス提供している企業は複数日程での協力を頂き良いバランスで実施することができました。

また後者に関しては、本当に多くの企業様にお世話になりました。基調講演も集客の要だと聞いていつつも、如何せんその道のツテがなく、頭を悩ませていましたが、登壇が決まった企業さんから本当に多くのご紹介を頂き、その業種テーマに合った豪華な方を複数お呼びすることができました。〇〇企業様も今回企画側なんです！一緒に盛り上げていきましょう！と散々お伝えして良かったと思います。

キックオフから開催まで（約2週間）

開催2週間前の5月最終日にzoomでキックオフを実施しました。チャットワークグループの開設、当日までの集客方法、当日の運営の流れ、フォロールール等かなりテレワークカンファレンスを参考にさせていただきました。集客コストはほぼかけず、ハウスリストへのメルマガ配信、HP掲載やプレスリリース出稿、SNS拡散のみで実施をしました。
特にプレス文、メルマガ文をテンプレ化して、各社さんがすぐに案内できるよう準備しておいたことで、集客がスムーズに進められたのは良かったと思います。

また今回業種を絞ったイベントのため、業界メディアや業界紙への転載や取材依頼を狙っていましたが、狙い通りプレスリリースからの反響が大きく、記事転載数やその後の取材依頼も複数頂くことができました。登壇企業様のご紹介もいくつかあり、この点においても一体となった運営ができました。

立候補制で集めた司会もすぐに集まり、開催1週間前の接続テストもスムーズに終えることができました。（オプティマインドさんのtwitterより）

実施効果

開催3日間延べ400名以上のお申し込みを頂き300名を超える視聴者の方にご参加いただきました！と言っても、先日開催されたBOXIL EXPOでは5000名以上のエントリーがあったそうで、ケタがひとつ違い、業種特化、特にオールドエコノミー業界のオンライン開催の難しさも実感しました。

一方ゼロに近い集客コスト、1ヶ月程度の短い準備期間、自宅からオンラインのみでの実施、等を考えても充分実施効果があったと言えます。開催直後から商談数も堅調に増えてきました。また、参加企業様とのアライアンスにもつながっており、セールス観点ではコストが数十万円〜数百万円かかるオフライン展示会と遜色ない効果が得られたと思います。

また副次的効果として、今回参画頂いた登壇企業様から共催ウェビナーや、別のオンラインカンファレンスのお誘いも頂き、オンラインだけでも充分な関係値を築かせてもらいました。

また当日の運営側として全てのセミナーを拝見しましたが、より業界理解が深まり、コロナを踏まえた各社の戦略も学ばせて頂き、自社の打ち手を考える上でも非常に勉強になりました。各社のマーケティングや営業責任者の方も多くご参加され、企画からディスカッションを重ねる中で参考にさせていただくことが非常に多かったです。

まとめ

・企画から実施まで約1ヶ月、集客期間は2週間
・400名以上事前申し込み、登壇企業は30社、基調講演7名の方にご参加
・全てオンライン完結、集客コストはほぼかけずに実施
・業種特化の実施により業界メディアの反響も多数
・自社獲得観点のみならず、業界理解やアライアンス等にも繋がった
・テレワークカンファレンス企画の越ヶ谷さんに感謝

世はウェビナー戦乱期に突入しているなど聞きますが、ありきたりなウェビナーでなく、明確なペルソナに向けた共感を呼ぶコンセプトとコンテンツであればいくらでも今後も開催余地があることを強く実感しました。

初めての試みで反省点も多く残りましたが、今後も有用なコンテンツをお届けできればと思います。twitterもやっておりますので良かったら御覧ください。


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