Power Appsで作る多段階承認ワークフローアプリ～Power Automateフロー解説付き～

2025年1月21日 22:08

申請から承認要求に応答までがスムーズに行えて、申請の検索ができるPower Apps多段階承認ワークフローです。

このnoteを購入いただくと、アプリをインポートできるだけでなく、解説を通じて仕組みを学ぶことができます。特に Power Automateフローの解説を含むため、承認フローを最大限活用したい方に最適です。

Amazon Payで購入すると、ギフト券があたるキャンペーン中らしいです。

▼こんな方にオススメです。
・アプリの仕組みを学びながら、承認アプリを使いたい。
・多段階承認ワークフローを導入したい。
・Power Automateの中級レベルを目指している。
・アプリの開発時間を時短したい。

前提条件
・Microsoft 365のライセンスが必要です。
・Power AppsおよびPower Automateの環境が設定されていること。
・SharePointサイトの編集権限があること（所有者以上を推奨）。
・Power Automateで必要なフローを作成するための権限があること。
・Power AppsやPower Automateを実践的に学びたい方。
※Power Apps、Power Automateは、一番安いBusiness Basicから使うことができます。

承認ワークフローアプリの特徴

多段階承認の可視化：承認ルートが一目でわかり、承認状況も追跡可能。

マルチデバイス対応：Teams、Outlookのアプリから承認要求に応答可能。

承認カードの応答を操作（キャンセル）：フローの実行を取り消しできる。

※承認要求（承認カード）を操作するには、Power Automateのプレミアムコネクタが使えるライセンスが必要です。
※PowerAutomateのフローは、30日を超えると停止するので、承認者が多いワークフローの場合は、Power Appsで応答するアプリを開発する必要があります（公開予定です）。

承認ワークフローアプリの要件

1. 承認プロセス管理

多段階承認:
承認ルートを可視化し、承認者のステータス（承認、拒否、承認待ち）を確認可能。
承認者のコメント確認:
すべての承認者が記録したコメントを閲覧可能。
申請タイプに応じた承認ルート設定:
申請タイプによって自動で承認ルートや承認者を追加可能。

2. 申請操作

申請の取下げ機能:
承認途中でも申請を取り下げ可能。取下げ時に承認済み・承認待ちの承認者に通知を送信。
承認要求のキャンセル:
承認要求をキャンセル可能（Power Automateプレミアムコネクタが使えるライセンスが必要）。
フローの実行取り消し:
取下げ時にフローをキャンセル可能。

3. 添付ファイル管理

ファイル添付機能:
承認要求にファイルを添付可能で、ブラウザ上で直接表示（合計20MB未満）。

4. 申請情報の管理

申請検索機能:
申請者、タイトル、申請日、ステータスで検索可能。
申請一覧表示:
検索画面で申請を一覧表示し、承認状況を把握可能。

5. 通知と同報機能

通知機能:
申請、取下げや承認完了時に通知を自動送信。
同報機能:
承認ルート外の関係者にも同報で情報を共有可能。

6. 対応デバイス

マルチデバイス対応:
PC、スマホのTeams、Outlookなど、すべてのデバイスで承認応答が可能（申請はPCのみ）。

7. データ管理

SharePointリストをデータベースとして使用:
承認状況を保存し、過去のデータを確認可能。

目次です。

１．システム構成と全体のイメージ

承認アクションを使っているので、承認要求の応答は、Outlook、Teams、Power Automateのアプリからできます。

承認状況は、申請者、承認者ともにアプリからできます。
申請者には、申請後にアプリのリンクをメールで送っています。

２．アプリの紹介

開発時間の目安
　アプリ全体の構築時間：40時間
　　・UI設計：20時間
　　・データ連携（Power Automate）：10時間
　　・テストと修正：10時間

このアプリをインポートすることで、これらの作業がわずか1時間で完了します（作業時間はご利用環境やスキルレベルにより異なります）。

アプリの購入については、下記をご覧ください。

３．リストとライブラリの作成

アプリをインポートするには、リストを作成して、ダウンロードしたファイルのIDなどを置き換える必要があります。

リストは、正確に作成する必要があるので、下記ExcelとJSONファイルを用意しました。列は、内部名と表示名をコピペで作成するようにしてください。

申請フォーム、承認状況、承認ルートのリストは、同じSharePointサイトに作成してください。

列を追加する時は、内部名をつけてから表示名に変更してください。

Graph Explorerを使える方は、JSONも用意しました。数分で３つのリスト作成できます。

SharePointリストを使ったことがないという人も大丈夫です。SharePointリストの初級編の電子書籍もあります。ご一読いただけるとありがたいです。

４．インポート手順

インポートの手順は、ダウンロードしたzipファイルを解凍して、「承認ワークフローアプリ」のフォルダーのjsonファイルのサイトのアドレス、リストIDを書き換えてzipファイルにします（動画を見ながらインポートしてください）。

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