ミーティングだらけのカレンダーをスッキリ整理する簡単な方法

カレンダー埋まっていませんか

ふぇぇ…一日中会議に明け暮れて気がついたら夜だよぉ…そんな経験はないでしょうか。

キャリアを重ねていくと責任範囲が広がっていきます。責任範囲が広がっていくと、様々な情報共有や意思決定のためにミーティングが増えていきます。気がつけば一日中ミーティング。新しいことを始める余力なぞ午睡の夢、という状況に陥っていきます。ああ、時間がない。

これまで「ミーティング減らそう！」という主張はしてきたけど、そういえば肝心の「どうやって減らすか」についてはまとめていなかったのでまとめます。

以下ではカレンダーに登録されたミーティングが参加するべきものか、もっというと実施するべきものかを判断するためのチェックポイントを紹介しています。

そのミーティングにはアジェンダがありゴールが明瞭か

OARR（Outcome, Agenda, Role, Rule）が定義されていれば、自分が参加するべきかどうかを判断する情報があります。なのでまずそれが設定されているかを確認します。

最低限OとAが定義されていれば、そのミーティングで自分が期待されているふるまいはおおよそ予想がつきます。逆にこれらが定義されていなければわかりません。
そして、OもAも定義されていないようなミーティングは議論が発散したまま終わってしまうなど実のないものになる可能性が高いです。なのでそういうミーティングを見かけたら「ゴールはなんですか？」「どう進めますか？」を確認しましょう。
「うーん決めてないんだよね」となった場合、定義することを促すかそっと欠席に丸をつけましょう。

欠席に丸をつけるは冗談ではなく本気で、ゴールもアジェンダもろくに設定されていないミーティングには参加しませんという意思表示は大切です。

それはミーティング（同期コミュニケーション）であるべきか

そのミーティング派ミーティングでやるべきか、テキストでの非同期コミュニケーションや録画の共有では不足があるかを確認します。

議論が発生するもの、アイデア考案など発散を伴うものは同期が向いています。一方、決定事項を共有するだけの場であれば、基本的には非同期でも事足りるでしょう。

ただし、大きめ（数ヶ月かかる規模）の案件のキックオフなどは情報共有とともに士気を高めるという意図もあるので、そういった場合は同期で実施するのがよいでしょう。

そのミーティングに参加するべきか

自分がそのミーティングに参加するべきかを考えます。OARRでいうとRoleとして自分に何が求められているかを点検します。
自分が果たせる役割が情報を収集以上のものがないのであれば、後から議事録を辿ればよいでしょう。

自分が要るのか要らないのかわからないようであれば、そしてそれが定例ならば、思い切って休んでみましょう。2-3回休んでも特に困らないようであれば、あなたがそのミーティングに参加する意義は大きくないといえるでしょう。

それは定例であるべきか

私達の時間を奪っていくものに「定例」があります。定期的に特定のトピックについて話す場を設けておくことは、「この曜日のこの時間になったらこれを話そう」というきっかけを産むので有効です。

ただ、定例は「その時間になるまで課題を溜めておいて離さない」という課題を内包しています。また、定例が増えていってしまうと、どんどん身動きがとれなくなります。

定例で毎回全員が話していますか？話していない人がいるなら、その人は定例から外してあげてよさそうです。
定例は毎回議論が活発でしょうか？たまにしか活発にならないなら、頻度を減らすか必要だと感じた時にアドホックにミーティングを開催する形がよいでしょう。

カレンダーに登録されている予定を減らし柔軟な動き方を獲得しよう

定例でブロックされた時間は定例にしかつかえません。その拘束がなくなれば、かわりにペア・モブの時間にあてたり、自己研鑽したりすることに使えます。もちろん、必要ならミーティングを開催することも可能です。

ぜひ、ここで紹介したことを試してみて、ミーティングを減らしてください。