ビジネスライティングで成果を上げる！説得力のある文章の書き方を紹介

こんにちは！

今回は「説得力のあるビジネスライティングとは？」です。聞いたことあるけど、いまいち理解していない方に向けて、なんとなくわかる！をゴールに説明していきます。

ビジネスライティングとは？

ビジネスライティングとは、ビジネスシーンにおいて、相手に情報を正確かつ効果的に伝えるための文章作成技術のことです。

メール、報告書、企画書、プレゼン資料など、ビジネスでは様々な文書を作成する機会があります。

これらの文書を通して、相手に自分の考えや意図を正しく伝え、理解・共感を得て、行動を促すことがビジネスライティングの目的です。

そのため、ビジネスライティングは、単なる文章力だけでなく、コミュニケーション能力、論理的思考力、表現力など、様々なスキルが求められます。

良いビジネスライティングは、正確性、明確性、簡潔性、客観性、そして読みやすさを兼ね備えています。

相手に伝わる文章構成

相手に伝わるビジネス文書を作成するためには、以下の点に注意して文章を構成しましょう。

1,結論ファースト

結論を最初に述べることで、読み手の時間を節約し、理解を促進します。

• 結論を明確に示す

  • 文書の冒頭で、結論を明確に示しましょう。

  • 「〇〇についてご報告いたします」「〇〇を提案いたします」のように、結論を端的に記述します。

• 結論を裏付ける根拠を提示する

  • 結論を述べた後、その根拠となる情報やデータを具体的に示しましょう。

  • データや数値、具体的な事例などを用いることで、説得力が増します。

例えば、以下のイメージです。

来年度のマーケティング予算は、前年比10%増の1,000万円とすることを提案いたします。

2,論理的な展開

情報を整理し、論理的な順序で展開することで、読み手の理解を深めます。

• PREP法：結論→理由→具体例→結論 の順序で記述する

  • Point（結論）：最初に結論を述べる

  • Reason（理由）：結論の理由を説明する

  • Example（具体例）：理由を裏付ける具体例を挙げる

  • Point（結論）：最後に結論を再確認する

• SDS法：要約→詳細→要約 の順序で記述する

  • Summary（要約）：最初に要点を簡潔に述べる

  • Details（詳細）：要約を補足する詳細な情報を記述する

  • Summary（要約）：最後に要点を再確認する

例えば、PREP法を使用したイメージとしては以下です。

（結論）
新規プロジェクトのリーダーに、田中さんを推薦いたします。
（理由）
田中さんは、リーダーシップ、コミュニケーション能力、問題解決能力に優れており、プロジェクトを成功に導くことができると考えます。
（具体例）
・過去のプロジェクトにおいて、リーダーとしてチームをまとめ、目標を達成した実績があります。
・部下や同僚からの信頼も厚く、円滑なコミュニケーションを図ることができます。
・困難な問題が発生した場合でも、冷静に解決策を見出すことができます。
（結論）
以上のことから、田中さんは、新規プロジェクトのリーダーとして最適な人材だと考えます。

3,簡潔で分かりやすい表現

• 一文を短くする：一文が長すぎると、読みづらくなるため、できるだけ短くしましょう。

• 句読点を適切に使う：句読点を適切に使うことで、文章のリズムが生まれ、読みやすさが向上します。

• 難しい言葉や専門用語を避ける：読み手の知識レベルを考慮し、難しい言葉や専門用語は避け、分かりやすい言葉で表現しましょう。

• 具体的に書く：抽象的な表現ではなく、具体的な言葉で記述することで、読み手の理解を深めます。

例えば、以下のビフォーアフターです。

（修正前）
当社の製品は、最新の技術を駆使し、従来品と比較して大幅な性能向上を実現しており、お客様のニーズを満たす最適なソリューションを提供できるものと確信しております。

（修正後） 当社の製品は、最新の技術を採用し、従来品よりも処理速度が2倍、省電力性能が30%向上しました。お客様の業務効率化に貢献できる製品です。

読んでもらえるための工夫

せっかく作成したビジネス文書も、読んでもらえなければ意味がありません。読んでもらうためには、いくつかありますが今回は「興味を引く導入」について紹介します。

1,質問を投げかける

読み手の興味関心を惹きつけるために、質問から始める方法です。

例えば、以下です。

「あなたは、毎日の業務に追われて、なかなか自分のスキルアップのための時間を取れていないと感じていませんか？」

「顧客満足度を向上させるために、どんな施策を検討していますか？」

2,意外性のある事実やデータを示す

意外性のある事実やデータを示すことで、読み手の注意を引きつけ、読み進めてもらうきっかけを作ります。

例えば、以下です。

「日本の労働生産性は、OECD加盟国の中で最低レベルです。」

「最近の調査によると、8割以上のビジネスパーソンが、コミュニケーションに課題を感じていることが明らかになりました。」

3,具体的なエピソードや事例を紹介する

具体的なエピソードや事例は、読み手の共感を呼び、興味関心を高めます。

例えば、以下です。

「先日、ある顧客から、感動的なお礼の言葉をいただきました。」

「私が新入社員だった頃、大きな失敗をしてしまい、上司に厳しく叱責された経験があります。」

4,問題提起をする

読み手が抱えている問題や課題を提起することで、読み手の関心を引きつけ、解決策を求めて読み進めてもらうことができます。

例えば、以下です。

「近年、顧客のニーズは多様化し、従来のマーケティング手法では効果が出にくくなっています。」

「多くの企業が、人材不足に悩んでいます。」

5,読み手のメリットを提示する

読み手にとって、どのようなメリットがあるのかを具体的に示すことで、読み手の興味関心を高めることができます。

例えば、以下です。

「この記事を読むことで、ビジネスライティングスキルを向上させ、相手に伝わる文章を書けるようになります。」

「この提案を採用することで、業務効率が20%向上し、コスト削減に繋がります。」

【例】架空の報告書を作成してみた

株式会社イノベーション
新規事業開発部　田中太郎
1. 概要
本報告書は、新規事業「オンライン学習サービス」（以下、「本サービス」）の立ち上げに関する進捗状況を報告するものです。

2. 目的
本サービスは、変化の激しい現代社会において、個人が生涯にわたって学び続け、自己成長を実現するためのプラットフォームを提供することを目的としています。

3. 進捗状況
3-1. 市場調査
オンライン学習市場の現状とトレンド、競合サービスの分析、顧客ニーズの調査を実施しました。
＜結果＞
市場規模は、2024年には前年比120%で成長しており、今後も継続的な拡大が見込まれます。競合サービスは、大手企業からベンチャー企業まで多数存在し、競争が激化しています。顧客ニーズとしては、ビジネススキル向上、資格取得、語学学習などが上位を占めています。

3-2. サービス企画
顧客ニーズと市場トレンドを踏まえ、本サービスのコンセプトを「ビジネススキル向上に特化した、実践的なオンライン学習サービス」と定めました。
コンテンツ内容、料金体系、収益モデルなどを具体的に検討しました。

コンテンツ：実務で役立つスキルに特化した講座を、動画、テキスト、音声など、多様な形式で提供します。
料金体系：月額制のサブスクリプション型を採用し、複数のプランを用意することで、顧客の選択肢を増やします。
収益モデル：サブスクリプション料金に加え、法人向け研修プログラムの提供、企業との提携なども検討しています。

3-3. システム開発
学習プラットフォームの開発に着手し、現在、β版のテストを実施していきます。
＜結果＞
現時点では大きな問題は発生しておらず、予定通り開発が進捗しています。
β版テストを通じて、ユーザビリティ向上のための改善を継続的に行っています。

3-4. コンテンツ制作
各分野の専門家と提携し、質の高い学習コンテンツの制作を進めています。
＜結果＞
現在、約50本の講座の制作が完了しており、サービス開始までに100本の講座を制作する予定です。顧客ニーズの高い分野を中心に、コンテンツの拡充を図っていきます。

3-5. マーケティング
サービスの認知度向上と顧客獲得のためのマーケティング戦略を以下の要素を準備していきたいと考えています。具体的にはまだ着手はできていない。
＜具体的には＞
Web広告（リスティング広告、ディスプレイ広告など）
SNSマーケティング（Facebook、Twitter、Instagramなど）
コンテンツマーケティング（ブログ記事、オウンドメディアなど）
インフルエンサーマーケティング

4. 課題と対策
・競合との差別化
質の高いコンテンツ、充実した学習サポート（メンター制度、コミュニティ機能など）、魅力的な料金体系などを強みとして打ち出し、差別化を図ります。
・顧客獲得
効果的なマーケティング戦略を実行し、ターゲット顧客にアプローチします。特に、オンライン広告の効果測定と改善を徹底し、効率的な顧客獲得を目指します。

5. 結論
現時点では、計画通りに事業が進捗しています。今後、競合との差別化、顧客獲得、収益確保、システムの安定稼働といった課題を克服し、サービスの成功に向けて、全力を尽くして取り組んでまいります。

まとめ

ビジネスライティングとは、ビジネスシーンにおいて、相手に情報を正確かつ効果的に伝えるための文章作成技術です。

良いビジネスライティングは、正確性、明確性、簡潔性、客観性、そして読みやすさを兼ね備えています。

相手に伝わる文章構成、読んでもらえるための工夫、そして種類ごとの特徴を理解することで、効果的なビジネス文書を作成することができるでしょう。

以上「説得力のあるビジネスライティングとは？」でした。

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