Excel関数で業務効率化！知っておきたい関数8選と使い方

こんにちは！

今回は「Excel関数で業務効率とは？」です。聞いたことあるけど、いまいち理解していない方に向けて、なんとなくわかる！をゴールに説明していきます。

Excel関数とは？業務効率化の鍵を握る！

Excelは、ビジネスパーソンにとって必須のツールです。データ入力、集計、分析、資料作成など、様々な業務で活用されています。Excelの機能を最大限に活用するためには、「関数」をマスターすることが重要です。

関数は、Excelにあらかじめ用意されている計算式のようなものです。

例えば、大量のデータの合計値を求めたい場合、電卓で計算したり、一つずつセルを足していくのは大変な作業です。しかし、SUM関数を使えば、一瞬で合計値を求めることができます。

関数を活用することで、計算ミスを減らせ、作業時間を短縮でき、複雑な処理を自動化できるなど、多くのメリットがあります。

基本的な関数の使い方

まずは、Excelの基本的な関数と使い方を知っておきましょう。

• SUM関数：合計値を求める

=SUM(数値1, 数値2, ...) または =SUM(範囲)

例：=SUM(A1:A10) で、セルA1からA10までの合計値を求めることができます。

• AVERAGE関数：平均値を求める

=AVERAGE(数値1, 数値2, ...) または =AVERAGE(範囲)

例：=AVERAGE(B1:B5) で、セルB1からB5までの平均値を求めることができます。

• MAX関数、MIN関数：最大値、最小値を求める

=MAX(数値1, 数値2, ...) または =MAX(範囲) =MIN(数値1, 数値2, ...) または =MIN(範囲)

例：=MAX(C1:C8) で、セルC1からC8までの最大値を求めることができます。

• COUNT関数：セルの個数を数える

=COUNT(数値1, 数値2, ...) または =COUNT(範囲)

例：=COUNT(D1:D20) で、セルD1からD20までの数値が入力されているセルの個数を数えることができます。

条件付きで処理を行う関数

次に、条件に応じて処理を分岐したい場合に役立つ関数を紹介します。

• IF関数：条件によって処理を分岐する

=IF(条件式, 真の場合の値, 偽の場合の値)

例：=IF(A1>=100, "合格", "不合格") で、セルA1の値が100以上なら「合格」、そうでなければ「不合格」と表示することができます。

• COUNTIF関数：条件に合うセルの個数を数える

=COUNTIF(範囲, 条件)

例：=COUNTIF(B1:B10, ">50") で、セルB1からB10までの範囲で、50より大きい値が入力されているセルの個数を数えることができます。

• SUMIF関数：条件に合うセルの合計値を求める

=SUMIF(範囲, 条件, 合計範囲)

例：=SUMIF(C1:C5, "りんご", D1:D5) で、セルC1からC5までの範囲で、「りんご」と入力されているセルの隣のセル（D1からD5）の合計値を求めることができます。

データ検索に役立つ関数

大量のデータから特定の値を検索したい場合に役立つ関数を紹介します。少し難しいと感じるかとでてくるでしょうが、なんとなく理解しておくでOKです。

• VLOOKUP関数：指定した値を検索する

=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索の型)

例：=VLOOKUP("田中", A1:C10, 2, FALSE) で、セルA1からC10の範囲で、「田中」という値を検索し、見つかった行の2列目の値を返します。

まとめ：Excel関数で業務効率化

Excel関数は、ビジネスパーソンにとって必須のスキルです。関数を活用することで、計算ミスを減らし、作業時間を短縮し、複雑な処理を自動化することができます。

今回は初歩的な関数をご紹介しましたが、Excelは覚える必要はありません。こんな使い方ができるのか。を知っているでまずはOKです。使う時になったら検索することを繰り返すことで、自然と慣れていきます。

以上「Excel関数で業務効率とは？」でした。

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