「タスクを人に任せる」上での3つの障壁と改善策

少しでもタスクを切り出したくて、オンラインアシスタント的なサービスに契約してみたのですが、思ったより人に依頼できるようなタスクが少なく、3ヶ月で解約することになりました。

「タスクはいっぱいあるのに、うまく頼めないのは、何が原因なんだろう」

と考える中で、障壁や解決策がいくつか浮かんだので、まとめていきます。

障壁

大きく、以下の3つの障壁が思い浮かびました。

1. 「依頼のコスト」が「得られる効果」に見合わない

タスクの依頼には、ざっくり以下のようなコストがかかります。

• 人を探すコスト

• コミュニケーションコスト

  • コンテキストを伝える

  • 指示を出す

  • アウトプットの確認

  • 支払い周りのやりとり

• 金銭的なコスト

これらのコストと「削れる手間」「アウトプットの質の向上」などの効果を見比べたときに、コストの方が大きくなってしまうと、

「自分でやった方がマシ」になってしまいます。

2. 人間的な部分の信用がないと任せにくい

• アカウントのログイン情報を共有する必要がある

• 顧客情報などの機密データを閲覧する必要がある

• お金の管理がからむ

などの性質があるタスクは、

すでに人間関係ができていて、人としての信頼がある人じゃないと、任せるのが難しいです。

3. 作業途中で意思決定が必要

1と少し被りますが、高頻度で意思決定が必要になるタスクは、コミュニケーションコストが大きすぎて、人に任せるより自分でやった方が早くなってしまう場合が多いです。

「知識や経験がないと難しい判断」が必要だったり、「判断」ではなく「決断や選択」が多く求められるようなタスクです。

同じ部屋で働いているような場合には、まだ何とかなることもありますが、リモートワークだったり、そもそもチーム外の人に任せるのは、あまり現実的ではありません。

改善策

これまで述べた3つの障壁を乗り越えるための方法として、以下のような改善策が思い浮かびました。

どれも使える状況が限られているし、全ての障壁をきれいに取り除けるものではありませんが、それぞれにハマるケースはあると思うので、うまく使っていきたいです。