Stripe BillingとHubSpotの連携
Quote to Cash システム
Quote-to-Cash (QTC)システムは、見積もりから代金回収までのすべてのビジネスプロセスを統合し、自動化する役割を担っています。QTCプロセスには、見積もり、提案書作成、承認、契約の自動化、注文管理、請求書発行、回収、収益認識など、多くの活動が含まれます。QTCソフトウェアは、統合された結束力のあるエコシステムをまとめ、収益の増加、取引完了時間の改善、運用コストの削減を実現します。
QTCでは、通常、自社の担当者がお客様に合わせてお見積もりを作成します。そのため、セルフサービスに比べ、サービスプランのバリエーションが豊富である。例えば、Netflixのようなセルフサービスの場合、契約プランは3つしかありません。しかし、B2B SaaSの営業担当者は、顧客のニーズに応じて何百もの見積もりを提示することができます。また、顧客に割引価格を提示することもできるため、価格モデルのバリエーションを増やすことができます。
QTCでのマニュアルプロセス
SaaS（Software as a Service）は、20年以上前から存在しています。しかし、サブスクリプション課金のための業界標準や勝利のソフトウェアは存在しない。従来の課金ソリューションは、1回限りの物理的なアイテムに対する課金を提供するために構築されています。多くの企業は、定期的なサブスクリプションの課金に苦慮しています。CRMと会計システムを統合した課金ソリューションを社内で構築した企業もありますが、スプレッドシートへの手入力や社内部署内でのコミュニケーションコストに悩まされている企業も少なくありません。
StripeやZuoraのような人気のあるソフトウェアは市場に存在するが、それらは企業のバックエンドシステムの中で孤立したシステムとして使用されていることが多い。これらのソフトウェアは、手動プロセスを排除するために、上流システムから下流システムまでしっかりと統合する必要があります。
例えば、営業担当者がSalesforce Sales Cloudで商談を成立させた場合、Sales Cloudにある連絡先や会社情報などのこれらのアカウント情報を、課金ソフトに下流で連携させる必要があります。現実には、アカウントのアクティベーションや契約情報を把握するために、スプレッドシートへ手動でアカウント情報を入力している企業も少なくないようです。下の表に、セールスサイクルごとの手作業プロセスをいくつか列挙しています。
このような手動プロセスは、新しいサービスをエンドユーザーに提供する当初、十分な時間とリソースがない場合に必要となることがあります。バックエンドシステム全体のアーキテクチャーよりも、新規事業を立ち上げるための最小限の実行可能製品（MVP）に焦点を当てるべきでしょう。しかし、これらのプロセスは、利用可能な人的資源の限界に達すると、サービスが急速に成長しスケールするためのボトルネックになりかねません。これは、バックオフィスのオペレーションを遅くするだけでなく、課金の分離が新サービスを立ち上げるスピードに影響するため、トップラインに直接影響を及ぼします。例えば、サービスを構築する際、契約状況に応じてユーザーへのアクセスを制限したいとします。エンド・ユーザーが3ヶ月間支払いが滞っていた場合、SaaSを使い続けられるようにすべきではありません。
QTCの自動化
SFAで販売サイクルと緊密に連携するだけでなく、自動化を成功させるには、他のバックエンドシステムとの連携が必要です。Zendesk や Salesforce Service Cloud などのサポート・システムでは、エンド・ユーザーに効率的にカスタマーサービスを提供するために、支払いや契約状況のデータを CRM 上のアカウント情報と連携させる必要があります。
主要な SaaS では、サインイン時にエンドユーザーの契約状況を照会し、契約状況に基づいてリソースへのアクセスを制御できるようにする必要があります。例えば、サブスクリプションのステータスが未払いであるエンドユーザーのリソースへのアクセスを制限することが望まれます。
課金プラットフォームの財務報告書は、会計システムにインポートされ、トランザクションを取得します。これらのトランザクションは、物理的なアイテムを扱っている場合、ERPからの注文補助データと連携する必要がある。最後に、課金プラットフォームからの支払いとデータは、さらなる分析のためにデータウェアハウスにインポートされます。
統合は、弊社のAPIやWebhookを直接使用するか、Mulesoftやxplentyなどのサードパーティーコネクタを利用することで実施することができます。大規模な企業システムでは、データをストリーム処理に公開し、Apache Kafkaなどのソフトウェアバスを介して他のシステムから消費することができます。これらのイベント駆動型アーキテクチャは、リアルタイムデータの分析に適しているはずです。
StripeとHubspotでQTCの自動化
StripeとHubSpotを連携させて、簡単なQTC自動化プロセスを構築してみました。Stripe Billingは、サブスクリプション、製品、およびその価格を管理する課金プラットフォームです。Stripe Billingはエンドユーザーに定期的な請求書を送るだけでなく、請求書への支払い状況に応じてサブスクリプションのステータスを管理します。請求書が未払いである場合、サブスクリプションのステータスは期限切れとなります。エンドユーザーのサブスクリプションステータスをクエリすることで、アプリケーションは、ステータス状況に基づいてユーザーのリソースへのアクセスを制御することができます。例えば、サブスクリプションのステータスが期限切れになった30日後に、エンドユーザーがSaaSの特定の機能にアクセスできないようにしたい場合があります。
HubSpotは、営業チームがより多くの商談を成立させ、関係を深め、パイプラインをより効果的に管理できるようにするための営業支援ソフトウェアです。HubSpotでは、営業チームが案件を作成し、営業パイプラインで管理します。案件とは、営業チームがコンタクトや企業との間で進めている継続的な取引を表します。案件は、パイプラインの段階を通じて、獲得または喪失するまで追跡されます。
Stripe Billingの商品は、Makeを使用してHubspotの商品と同期されます。運用チームがStripeで商品と関連価格を作成すると、このイベントがMakeのシナリオをトリガーします。そして、MakeのシナリオがHubSpotに同じ商品を作成します。このアーキテクチャではStirpe Billingの商品がマスター商品カタログになるので、先に商品を作成し、HubSpotで同期するフローを設計しています。
営業担当者がHubSpotで取引を作成すると、商品がラインアイテムとして追加されます。この取引には案件の会社や連絡先など、その他の重要な情報も含まれています。営業チームが案件をクローズすると、HubSpotのワークフローが自動的にタスクを作成します。このタスクには、顧客向けのアクティベーションURLの情報が含まれており、営業担当者はこのURLを顧客に送信して、顧客が自分でアカウントをアクティベートできるようにします。顧客はブラウザでこのURLを開き、アカウントのパスワードとクレジットカードを設定することができます。会社や連絡先の情報は、HubSpotから取得した情報をもとに、すでにフォームに設定されています。
Stripe Billingの商品とHubSpotの商品を同期させることで、運用の煩雑さを解消し、手入力に必要な人的リソースを削減することができました。各チームは必要な時に一度だけ、適切なプラットフォームに情報を載せるだけでよいのです。さらに、クライアントの情報はHubSpotからメインサービスに引き継がれるため、クライアントは契約と紐づいたアカウントを数分でアクティベートできるようになりました。これらの連絡先や会社情報は、Stripe Billingの顧客情報にメタデータとして添付できるため、Stripe Billingは顧客のサブスクリプションを管理するために必要な情報をすべて持っています。
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