【基本編】オンラインミーティングで大事にしている３つのこと

２０２０年の４月頭から完全に在宅勤務をしていますが、それに伴って社内・社外のミーティングがすべてオンラインになりました。オフラインとは違うオンラインの特性を生かしてうまくミーティングを進行するために、試行錯誤しながら自分なりに大事にしていることをまとめました。

リモートでのミーティングの気づき

１か月間のオンラインミーティングをしてきた中で、オフラインミーティングとの違いに気づきました。

１．時間がかかる

オフラインミーティングより時間がかかるのに時間内にすることが多いことに気づきました。

例）
・ネットワーク越しなので若干タイムラグがある
・基本的に一人しか話せない
・ミーティング前後の移動中などでできていた意識合わせやフォローができない

２．議論の結果をすぐに関係者に口頭で共有できない

オンラインだとミーティング後の関係者へのちょっとした情報伝達が難しいことに気づきました。

例）
・上司とちょっとした立ち話で共有できない
・「ついで」の時間を作りづらい

３．全員が集まれない場合がある

全員が出席できないことを前提にしたほうが良いことに気づきました。

例）
・みんなが不慣れなため前の時間のミーティングが伸びる
・子供の世話や宅配便など自宅特有のノイズがある

大事にしている３つのこと

１．ミーティングのスタート地点と目標を共有する

最初に、ミーティングの時間を有効活用するためにも、ミーティングでの目標を事前に共有します。例えば以下のように目的に応じた目標を立てます。

例）
・意思決定：あることの対応方針をAかBか決めたい
・情報収集：現在の業務での課題を出してほしい
・情報伝達・共有：あることについて具体的に教えてほしい

また、ミーティングのアジェンダや事前にシェアできる情報・ヒアリングシートなどは事前に配布しておきます。ミーティングの時間は参加者の意見を集約・整理することだけに集中し、対話が必要でないものはすべてミーティング外で実施してもらうことを意識してます。

２．すぐにメモを作成して共有する

ミーティングで決まったことや新たに共有した情報を箇条書きにして関係者全員にメールをします。決まったことをすぐに伝達し関係者の次のアクションに活かしてもらうことが大事なので、簡潔さを重視してスピードにこだわります。疑問点があれば返信が返ってくるのでその時に補足をすればよいです。

例）
※メモはミーティングのインビテーションメールのリプライで作成するので、件名や出席者・時間は省略する

 ・ミーティングの目的
　　・〇〇の対応方針案について
・結論
　　・Ａ案で進めることを確認した
　　　・理由１：～～～
　　　・理由２：～～～
　　　・理由３：～～～
・次のアクション
　　・プレゼン資料作成着手：Ａさん
　　・情報分析：Ｂさん
　　・方針案の部長・役員への確認：Ｂさん

３．都度、認識共有を行う

オンラインミーティングだとどうしても一体感に欠けるので、参加者が同じ認識に立っているかを都度確認することが大事だと気付きました。

例）
・ミーティングの前にゴールの共有、配布資料に目を通したかを確認する
・議論の途中で論点を整理する（１０分おきなど）
・ミーティングの最後に議論の振り返りと結論、今後のアクションを共有するのためのラップアップをする

最後に

オンラインミーティングを難しくしているのは、オフラインに比べて情報共有の効率性が落ちる中、より多くのことをする必要があることだと気づきました。しかしながら職場特有のノイズが無いので人によっては集中できる、ということもあると思います。それらを長所短所を生かして、今後もリモートワークを効果的にする方法を試行錯誤をしながら見つけていきたいと思います。

次は、ちょっとテクニカルな応用編を書きたいと思います。