グループ作成・管理のベストプラクティス
DocBaseの特長的な機能のひとつがグループ機能です。
グループ分けを適切に行うことにより、メモの整理ができるうえ、情報共有のハードルが下がります。
グループの分け方
グループの分け方には主に、プロジェクトごと、部署ごとにするのをオススメしています。
■ プロジェクトごと
DocBaseでは1つのメモを複数のグループに紐付けられるため、有用な情報を1つのプロジェクトに閉じ込めず、より多くのメンバーに共有することができます。
プロジェクトのグループには自社のメンバーだけでなく、クライアントの担当者や外注のメンバーも入れることをオススメしています。自社の情報をクライアントにメールで送るなどの手間が減り、共有のし忘れもなくなるため、情報格差が激減します！
ひとつの場所に集約できるので、プロジェクトの情報が集まりやすくなるという利点もあります。
■ 部署ごと
組織に部署が多くある場合、部署ごとでもグループ分けすることをオススメしています。部署に閉じた情報を投稿しやすくなると同時に、複数の部署にまたがったメモを投稿することも可能です。閉じた情報もオープンな情報も共存することができます。
特に、チーム作成時に組織のメンバー全員を入れたグループを作っておくと、のちに外部のメンバーやインターン・アルバイトを入れやすくなります。
グループとタグの組み合わせでメモを絞り込み
グループのメモ一覧を開いたときに、グループ名の下にグループに含まれるタグの一覧が表示されます。また、controlキー（Macはcommandキー）をクリックしながらタグをクリックすると複数のタグを選択でき、より細かく絞り込みができます。
メモを探すときにグループやタグの組み合わせで絞り込むことにより、全体としてはシンプルな構造を保ちつつ、欲しい情報にたどり着きやすくなっています。
DocBaseについてはこちら
こちらの記事でDocBaseが気になった方は、ぜひチームを作成してお試しくださいませ！
30日間は無料で全機能がお使いいただけます。