グループ作成・管理のベストプラクティス

DocBaseの特長的な機能のひとつがグループ機能です。
グループ分けを適切に行うことにより、メモの整理ができるうえ、情報共有のハードルが下がります。

グループの分け方

グループの分け方には主に、プロジェクトごと、部署ごとにするのをオススメしています。

■ プロジェクトごと

DocBaseでは1つのメモを複数のグループに紐付けられるため、有用な情報を1つのプロジェクトに閉じ込めず、より多くのメンバーに共有することができます。

プロジェクトのグループには自社のメンバーだけでなく、クライアントの担当者や外注のメンバーも入れることをオススメしています。自社の情報をクライアントにメールで送るなどの手間が減り、共有のし忘れもなくなるため、情報格差が激減します！

ひとつの場所に集約できるので、プロジェクトの情報が集まりやすくなるという利点もあります。

■ 部署ごと

組織に部署が多くある場合、部署ごとでもグループ分けすることをオススメしています。部署に閉じた情報を投稿しやすくなると同時に、複数の部署にまたがったメモを投稿することも可能です。閉じた情報もオープンな情報も共存することができます。

特に、チーム作成時に組織のメンバー全員を入れたグループを作っておくと、のちに外部のメンバーやインターン・アルバイトを入れやすくなります。

グループとタグの組み合わせでメモを絞り込み

グループのメモ一覧を開いたときに、グループ名の下にグループに含まれるタグの一覧が表示されます。また、controlキー（Macはcommandキー）をクリックしながらタグをクリックすると複数のタグを選択でき、より細かく絞り込みができます。

メモを探すときにグループやタグの組み合わせで絞り込むことにより、全体としてはシンプルな構造を保ちつつ、欲しい情報にたどり着きやすくなっています。

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