部活に行くかの様に出勤する日々
転職プレウィーク６日目を終えた。
に倣って、今日１日を振り返る。
①仕事上でやったミスを全て書き出す
②問題点を書き出す
③仕事に関してやっていることを全て書き出す
①仕事上でやったミスを全て書き出す
まず仕事上でやったミスを全部書き出すこと。宇宙が君に囁きかけてきたことに耳を傾けてごらん。君の仕事にとっての心配蘇生法が待ち受けているのかがわかるかもしれないよ。
・明日の伝票出力ミス
・顧客契約情報の登録ミス
・現場に道具を忘れてきた
・薬剤の計量カップ積み忘れ
②問題点を書き出す
仕事に関してイライラすることを残らず並べる。誰か他の人が不平を漏らしていたこと聞いたことがあれば書き出す。ヒーローになりたいなら、他の人の問題も解決しないとね。
■自分が思ったこと
・仕事の段取りが今日、明日のことだけで常にイタチごっこ。緊急重要な対応続きで皆が消耗している。
・移動時間＝休憩時間になっていて、ホッとする時間がない
■耳にしたこと
・上司の気分次第で急な仕事がぶっこまれたり、キャンセルになり、やりづらい。
③仕事に関してやっていることを全て書き出す
この三つめのリストを作ることによって彼が何を伝えようとしているのか私にはよく飲み込めなかった。
尋ねるとマックスはこう答えた。
「職場でしていることを何か一つ挙げてごらん」
「トップマネジメントに提出するために販売に関するデータを求めた報告書を書きます」
「じゃあリストの一番上に報告書を書くという項目がくるね。だけど詳細をいろいろ書かないといけない。要点を描き並べる時みたいに箇条書きにするといい。どういうふうに報告書を書くのかリストに書き出すんだ。
報告書を書き上げるまでの全てのステップをだよ。
いつ書くのか、どこで情報を手に入れるのか、どんな風にその情報を分類するのか。一つの項目の下には10か20かもしかしたら50くらい箇条書きの列が出来るかもしれないね。
一度書いたら二度と書かないこと同じものは決して書いてはいけない。
常にリストを変化させること。そして３つのリストを目につきやすいところに置いて毎日読むこと。このリストがあれば君は新しいアイディアを次から次へと生み出すことが出来るだろう。」
■売上登録
・１日回ったルートの売上件数事に顧客先訪問時刻をPCでシステムに入力する
・売上に修正があった場合は修正入力する
・売上計上をシステム上で確定する
・納品書、報告書を支払方法別にファイリング
・顧客シートを該当ファイルに収納
・ルート表のファイリング
・売上一覧表の出力
・売上一覧表の現金売上欄をチェック。０円でも赤丸し確認したことを記録する
・現金売上がある場合は現金計数、封筒に日付、現金売上顧客名と金額、合計額を記入して、現金封入。
■翌日の伝票出力
・週間ルート表を確認する
・翌日のルートにある顧客番号をシステム上で検索し、番号を書き留める
・翌日の売上メニューがシステム上で未登録の場合は契約変更、該当メニューの追加、最終登録前に上司の承認を得る
・顧客ごとに番号入力し、訪問予定日を翌日に修正する
・帳票出力指示から翌日の訪問予定時刻を入力する
・週間ルート表と相違チェック
・システム上で帳票出力指示
・出力した帳票の内、ルートスケジュール表、報告書、納品書をそれぞれ印刷する
・翌日の顧客シートを顧客ファイルから取り出し１つにまとめる
・翌日の顧客シートと合わせて、ルートスケジュール表、報告書、納品書を格納
④気付いたこと
・翌日準備が出力するだけになっている。どんな作業をしているか？を想像することで、必要な道具や書類、連絡、チーム間での事前共有など、準備の奥行が広がり、時間的・精神的余白を生む用意になるなと思った。
・仕事の流れを今一度振り返ることで、作業手順が自分の中でより確固たるものとなった感じがあるのは面白い。