ツールを使ってプロジェクト管理してみよう！〜asana編〜

プロジェクトの進捗管理って行っていますか？自分自身でもスケジュールは把握できても日々のタスクって意外と管理できていないものだと日々感じています。一人仕事になってしまっているプロジェクトも自分自身でのスケジュール管理はなんとなく締め切りに間に合わせるように進めているものが多かったりします。

ましてや部下を持つ管理職となれば、なおさらプロジェクトがどのような状況になっているか、どれくらいの業務量になっているかを把握する必要が出て来ます。進捗率がどれくらいか？手助けが必要なのか？案外任せっきりだったりして、共有されるメールやプロジェクトで作ったグループのメッセージを見て安心しきってしまい、プロジェクトが暗礁に乗り上げてしまうなんてこともあったりするものです。

■ プロジェクト管理ツールって何？

管理するときに使うものとしてガントチャートというものがあります。下記ウィキペディアにイメージ図があるのでクリックして見ていただけるとありがたいです。

ガントチャート（英: Gantt chart）とは、プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いられる表の一種で、作業計画を視覚的に表現するために用いられる。 棒グラフの一種でもあり、横棒によって作業の進捗状況を表す。出典: フリー百科事典『ウィキペディア（Wikipedia）』

で、私自身が過去に制作会社のディレクターだった頃、色々なサービスを使っていました。プロジェクトメンバーを入れたりして、進捗を確認しようとしましたが、最初に設定して途中で使わなくなってしまいました。ほとんどのプロジェクトって予定通りに進むことはなく、どこかが詰まりはじめて全体をリスケするのが面倒になってしまうんですよね。プロジェクトといっても小さい規模だとメンバーが自分と誰かの二人とかで普段からコミュニケーション取れているから使わなくなってしまうなんてこともありました。なんとなく感覚で管理出来てしまうんですよね。

■ 業務を細分化しないとどこかで誰かに負荷がかかる

過去にプロジェクトの統括として携わっていて、アサインメンバーを決めてあとは成り行きで進行。充分なスケジュールだったのになぜか期日直前でバタバタになった経験はありませんか？結局、なんとかなってしまうんですよね。

これは統括がしっかり各アサインメンバーの業務内容を細分化して、いつまでにどこまで進めていないといけない中間地点を示す言葉である「マイルストーン」をちゃんと設定していないからなんですよね。それを管理して、スケジュール通りに進めることがプロジェクトマネージャーの仕事だったりするわけです。

蛇足になりますが、プロジェクト管理のフレームワークに「PMBOK」というのがあります。資格にもなっていたりしますが、PM（プロジェクトマネージャー）を目指すのであれば、こういったことも勉強すると良いのかもしれません。偉そうにいっている私も勉強中ですが笑。

PMBOK（ピンボック）とは、「Project Management Body Of Knowledge」の頭文字をとった略語であり、プロジェクト管理に関する知識やノウハウを体系的にまとめたものです。アメリカの非営利団体であるPMIが、プロジェクト管理に関する手法を普及する目的で作ったものであり、プロジェクトを10の知識エリアと5のプロセスに細かく分類している点が大きな特徴です。
出典：プロジェクト管理のフレームワーク「PMBOK」の基礎知識と資格 | クラウド会計ソフト freee

■ LDLでこんな感じで使われています

このLDLマガジンは、「Locally Driven LABs(LDL)」のプロジェクトの1つ“地方のオンラインの普及と価値の創造“において、LDLに参加するパートナーを紹介するLDLインタビューやオンラインツールの情報共有を記事にしています。その記事は週に一度行っているミーティングでお題を話し合い、その担当者を決めていきます。

その後に担当になった人が自分の裁量で書いていきます。ガンチャートまで必要とはしていないものの、誰が何を担当しているのかを把握しておくために使いやすいものをと思い、「asana」を提案してメンバーで使っています。

いいのは、見やすいのとプロジェクト設定が簡単にできるのがとても良いのです。アプリもあって使いやすい。ここまで使えて無料というのもありがたいです。

非常に使いやすいのは、タスク名を設定したら、さらにサブタスクが設定できるのがasanaの良いところです。サブタスクは担当者の振り分け、期日の設定ができます。さらにサブタスクの配下にタスクも設定できます。細分化された項目が可視化できるのはスケジュール管理にはありがたいですね。

■ 「asana」設定の仕方

説明をさせてもらいましたが、簡単なのでまずはやってみることをおすすめいたします。細分化されたタスクのスケジュール管理はgoogleカレンダーの「To Doリスト」を活用しています。

まずはチームで使ってみる。これに尽きると思います。可視化することで課題が見えてくるものです。

【この記事は、こちらのメンバーと刺激しあって作成しています】
　私は「Locally Driven LABs(LDL)」のプロジェクトの１つ“地方のオンラインの普及と価値の創造“にも所属しています。ここでは、参加者同士でオンラインツールの情報共有を記事にしています。地方で実践しているメンバーがオンラインツールの使用感、参考事例などを話しており、資料としても活用できるよう整理しています。

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