オンライン研修を阻む3つの壁の乗り越え方②』 第２の壁：意外と少ない！? 事務局に必要な3つのオンライン知識&スキル

みなさんこんにちは。オンライン研修コンサルタントの田中です。
今回は第２の壁『事務局のオンラインスキル不足』の乗り越え方についてお伝えします。

オンラインは苦手？

オンラインスキルが必要といわれてもこんな不安はありませんか？
「オンラインを使い慣れていないし、自信がない」
「そもそも、何から学べばいいかわからない」
「周りの人も自分と同じで、専門家もいないしわからない」
となかなか踏み出せないというお気持ちもよくわかります。
でも大丈夫です！
オンラインという言葉に皆さんはびびってしまうかもしれないけれど
新しい研修会場が出来て、いろいろ便利な設備があってそれを使うと、
今までよりも素敵な研修ができると思ったらどうですか？
基本的な最小限のことを学べば、すぐにでもオンライン研修を主催できるようになります。

オンライン研修を実施するために押さえておきたい知識＆スキルは３つだけです。

１　通信トラブル対応
２　研修を行うためのWEB会議ツールの操作
３　実際にオンライン研修を運営するためのちょっとしたコツ

この３つさえ押さえておいたら、あなたも明日からオンライン研修の主催者と胸を張れます。
もちろん、この３つはセミナーなどでしっかりと学んでいただきたいのですが、ここではポイントだけを少しだけお話します。

１．通信トラブル対応

対面での集合研修は、会場に入りさえすれば研修は受講できます。
でもオンラインの場合、会場に入っても
「音声が聞こえない」
「カメラが映らない」
「通信が切れて落ちてしまう」という通信トラブルがよくあります。
受講生の方もオンラインに慣れていない方が多く、安定して研修を受講できるまではすこし大変です。なので、事前の接続確認が一番重要です。研修会場に下見に来てもらって、参加できるか確認するみたいなイメージです。当日の受講と同じ場所、環境で確認します。事前に確認すべきトラブル対応ですが、当日も同じです。

「音が聞こえない」への対応
①イヤフォンマイクがきちんとパソコンに接続されているかどうか、接続環境を確認する
②使用するイヤフォンマイクが選ばれているかどうか設定を確認する

「カメラが映らない」への対応
①別のソフトでカメラを使用していないか確認する
②通信速度が遅い、不安定というケースが多いので、他の通信系のアプリをすべて終了させる

「通信が切れて落ちてしまう」への対応
①通信速度が遅い、不安定というケースが多いので、他の通信系のアプリをすべて終了させる
②再起動して入りなおしてもらう
③有線があれば有線でつなぐ
④速度が出やすい場所を選ぶ

２．Web会議ツール

皆さんの会社ではどのWeb会議ツール何を使ってますか？
Zoom、Teams、Skype、WebexなどWeb会議ツールは色々ありますよね。
Web会議ツールによって使える機能は違います。

私としては研修にはZOOMが一押しだと思っています。
特にいいなと思うのが『共同ホスト機能』が充実していることです。これは主催者として本当に便利！
『共同ホスト機能』でとても便利な機能を３つ紹介しますね。
①オンライン研修を実施する上でグループに分けてディスカッションやワークができるブレイクアウトルーム機能はもう必須ですよね。でもブレイクアウトルームの作成がホストだけでなく、共同ホストもできるんです。だから役割分担しながらスムーズな研修進行ができます。
②また、各グループを自由に移動して、グループワークの様子を見に行くこともできます。
これでどのグループがどんな話をしてるのか、盛り上がっているかどうかなどが確認できます。
③さらに各ルームへ一斉メッセージが遅れるし、各ルームからホストを呼ぶことができます。
「そろそろ次の人に交代してください」「先生、ちょっとわからないので来てくれますか？」そんなイメージです。どうです？ちょっとワクワクしませんか？オンラインでもリアル対面と同様に双方向のコミュニケーションがとれるんです！
他にも投票機能やリアクションボタン、思わず笑ってしまいたくなるエフェクト機能などオンライン研修の可能性を広げる機能がたくさんあります。
けっしてZoomのまわしものではありません。昨年からずっとオンラインで研修をし続けて私が感じていることです。

３　オンライン研修を運営するコツ

リアルの研修と同じで、司会進行、ファシリテーションが実はとても大事です。リアルとは違うオンラインで押さえるべきコツです。
ココで押さえておきたいコツを１つ紹介します

『場づくり』
オンライン研修って最初から何となく嫌な感じがしませんか？
入室してもみんなマイクOFF、カメラOFFで入っているし、なんとなく『場の空気』が冷たい感じがします。そんな状態で研修をスタートしても、発言しにくく、研修に対するモチベーションも下がってしまいます。対面での集合研修の場合、始まるまで雑談しながら周りの人と何となくコミュニケーションを取り合っています。この雑談が実は大事なんです。雑談は『場の空気』を温め意見を出しやすくする効果があります。
オンラインでは、このような『場づくり』を意図的に作ることが必要です。
主催者は早めに入室し、参加者一人ひとりに声をかけ、カメラをONにして声を出して挨拶をしてもらいましょう。その際、場の空気が温かくなるように、思いっきり笑顔で声をかけましょう。これって、ともすればリアル研修で忘れていたことだと思いませんか？

オンラインスキルを学べば新しいことにチャレンジしたくなります。
新しいことにチャレンジしているとまた新たな可能性が広がります。
昨年の9月からオンラインスキルアップ講座を開いておりますが、
年齢やパソコン操作の上手下手に関係なく
オンラインは、すべての人の可能性を広げるツールだと実感しています。

Let's enjoy the online world 

もっとオンラインワールドを楽しみましょう！

次回はいよいよ本丸！第三の壁『経営層、管理職の意識』の乗り越え方についてお伝えいたします。

オンライン・スキルアップ講座

主催者としてのZoom活用術
2021年　5月20日（木）7月7日（水）
いずれも13時30分～16時30分

脱・画面共有！伝わる度200％のオンライン発信法
5月27日（木）13：30～16：30

オンライン・ファシリテーションのコツ
6月9日（水）13：30～16：30

管理職・チームリーダーのための
オンラインコミュニケーション力向上法
2021年6月8日（火）13時30分～16時30分

オンラインZoom研修運営実践
2021年6月22日（火）
13時30分～16時30分

いまさら聞けない！「テレワーク・スキルアップ研修」
6月14日（月）13：30～16：30

オンライン・ファシリテーションのコツ
6月9日（水）13：30～16：30

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