起案メール
皆さん仕事をする上で、今欠かせないものって何かありますか？多分、何割かの人が「メール」と回答すると思うんです。
僕と言えば、最近メールすら若干面倒で(笑)。だって、フラグ付けといたメールどれだっけ？と探すと、大体件名のスタートが「Re:」ってのが多くて、結局全文開いてしまう(笑)。なので、ある程度関係性がある人であれば、メッセンジャーとかでやり取りしちゃいます。
※でもここら辺はセールスフォース入れたら、少し楽になりました
そんなメールですが、「労働時間を削減しましょう」って時に、実は結構な注目ポイントになったりするんです。
※勿論、時間だけで語る事が働き方改革の本質ではないのですが…。
ま、とにかくそんな中、先週届いた一通のメール。とある機関からのものですが、ここ2年で最高の大作でした。
～下記抜粋～
〇〇 後藤様
日ごろ大変お世話になっております。〇〇〇の△△△と申します。
以前、■■の際に名刺交換させて頂いたかと思います。
それ以来のご連絡となりました。
⇒覚えてない…。ごめんなさいです。
実は〇〇〇では、平成31年より～に則り～で、～ということになり、今後は～となり、～とする予定でございます。【３行】
⇒ふむふむ。平成て久々だね(笑)。
少し遡りますと、実は〇〇〇には、これまでも～でして、その後1996年より～して、令和4年には～と考えていますが、そこには～、であり、また～という事もあり、～という状況です。【５行】
⇒ふむ...ふむ。
またこれには～であり、そんな中、2004年より～となり、今後については～で、～となります。【４行】
⇒なんだか…歴史の授業みたいだ。
従いまして、職員としても～と言う中、～であり、今後に向け～と考えています。【4行】
⇒ふ、ふむ…ふむ..。
また～、特に～については～と言う方針でおり、これについても～であり、今後～となる見通しです。【５行】
⇒う、うん…。
そこで今回、～であり、～として、研修を企画いたしました。
⇒お、そこはすぐ分かった。
そこで、以前～であり、～であった後藤様にご連絡した次第です。
ご多忙の折大変恐れ入りますが、当日登壇は可能でしょうか？
⇒いいけど…、当日っていつ？
ご多忙の折大変恐れ入りますが、返信いただけますと幸いです。
⇒そだねー。まず日程聞かなきゃ(笑)。
そして、今後についてですが、現在〇〇〇では～であり、～となります。【4行】
⇒あれ、まだ話があったのか(笑)。
ですが、上記については～であり、まだ未定で、今回の内容には～で、～です。【3行】
⇒う、うん…。
つきましては、～ということもあり、一度直接お打合せの機会を頂戴したいのですが～、～でも宜しいでしょうか？【2行】
⇒あ、その方が早そうだし、僕もそうしたいと読んで思ってた。
ただ、当方は～で、７月の〇日～となります。そこで～、後藤様のご都合としては～、～７月の〇日では如何でしょうか？【2行】
⇒あ、ぼくが打合せOKの前提になってる(笑)。
当日まで残り３週間ではありますが～、～です。それではお願いいたします。【2行】
⇒へ？ちょっとタンマ！
その提案された打合せの日からあと３週間後？
いやいや、そしたら早めに色々すり合わせないとマズくねーか？
後ついでにもう一個。
幾らでやればいいんですかね？
タダってことはないでしょう。
ということで、内容的にはちょっと３週間ではしんどいし、急いで打合せの機会を設け、後日にずらしてもらうことで決着しました。
※どの道先方の言っていた「当日」も別件とバッティングしてましたし…
でもその際に、この子から聞いた話が気になってまして。
メールの文案を起案で出せって言われまして。何回か手直しして、送ったのに抜け落ちてしまいすみませんでした。
メールに起案かぁ…。
ちょっと自治研修センターってとこの文書研修の資料を見てみた。
⇒これ
うひょぉ…。お疲れ様です。行政関連の機関のメールって、大変ですね。
でもメールの目的って「伝達」ですよね。
今回、起案を通じて修正に修正を重ね、僕の所に来たメールには「期日」が抜けてました。何回直したのか分からないけど、何だか良く分からない「沿革」とか、大ボリュームで入れるより、もっと大切なことがあるんじゃないか？って。文書管理の性格上、多分こうした手続きが必要になる事は想像がつきますし、失礼がないように懇切丁寧に言い回しとか修正し、(接点がなかった方ですからね)色々と情報を載せてくれたこともありがたいのですが、肝心な事が伝わらないってのはマズいんじゃないかと、個人的には思います。
だから、この日空いてる？こんなのお願いしたいんだけど、こんくらいの予算でどう？くらいの感じで、バシバシとやり取りできた方が、色々予定組んだり、用意したりと動きやすいし、相手も楽だと思うんです。詳細は別紙添付しますとかしたら、既に起案承認後の資料とかサクッと付けられるでしょうし。
そしたらお互いに時間作れますもんね。
ということで、こんな感じで返信しました。
ご連絡ありがとうございます。後藤です。
上記について、「期日」と「費用」が入っていなかったので、ご教示いただけますか？
また、察するにご希望の期日までおよそ3週間ということもあるので、急ぎ打合せできませんか？〇日であれば〇〇近辺におりますので、そのまま〇〇で打ち合わせなど如何でしょう？
一応、次にアクション取りやすいように、色々パスを投げた形になっているとは思います。
※ここら辺は、お世話になっている安藤さんの書籍や川島さんの書籍が本当に参考になりました
FJに関与していたからこその発見かもです。
とにかく、大きく制度とか作んなくても、日々のこうしたアクションを見直すだけで、働き方は大分変わると思います。
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