今更ながら、名刺管理アプリを使ってみたら、すごく感動しました
「デジテック for YAMAGUCHI」運営事務局 兼 「Ｙ－ＢＡＳＥ」スタッフのハラマルです。
今更ですが・・・名刺管理アプリを初めて使ってみました。というお話なので、デジタル初心者向けということで読んでいただきたいと思います。
お恥ずかしいことに、ＤＸとか言いながら、これまで、名刺は百均で買ったファイルに綴じて管理していました。紙ベースで管理していると、例えば、交換した日付順に並べていると、同じ企業の方の名刺がいろんなページに紛れてしまいます。じゃあ、企業ごとに並べてみようとすると、この企業の方とあと何枚名刺交換するのか？という目測を付けてスペースを空けるのですが、それを超えて名刺交換した場合や、部署・役職がバラバラになった場合に、並べ替えるかどうか？と悩んでしまいます。新しいファイルにする度に、前回の反省を踏まえて、自分なりのルール・拡張性を持って綴じていくのですが、うまくいった試しがありません。特に、Ｙ－ＢＡＳＥの整備に当たっては、非常に多くの方に携わって頂いたので、整理しきれていない名刺がたまってしまい、名刺を頂いた方への申し訳ない気持ちと、整理しないといけない義務感に苛まされる日々でした。ということで、一旦、ここで整理しなおしてみようと思い立ち、名刺管理アプリを使ってみることにしました。
さて、名刺管理アプリって、どういうものがあるのだろう？と調べてみると、非常に多くのサービスがあります。無料のものも多いです。登録はスマホで名刺を撮影する方法が主流のようです。任意のメンバーで名刺を共有できるサービスは、社内で情報共有するには便利ですね。異動・肩書変更などがあった際に自動でデータが置き換わるサービスは、相手方の最新情報を間違えるという失礼をしてしまう危険性を回避できますし、逆に、自分が名刺を配った相手に、連絡をせずとも異動先などを通知してもらえるとなると、ニーズも高そうですね。名刺を交換した企業に関するニュースが表示されるサービスは、営業の方が訪問前にチェックすると会話が弾むといったことが期待されますね。また、スマホ本体の電話帳にもデータをコピーできたり、他のアプリからのインストールや、Excelへの出力などの機能も備えているサービスもあります。
結論から言うと、どれも魅力的な機能なので、どのサービスを選ぶかが、一番時間がかかりました！冷静になってみると、私は営業職ではないし、大量にデータ登録するような機能までは必要ないかな、他のツールとの連携はしないかな、外国語対応は必要ないかな、という考えに至り、今回は、シンプルかつ無料のアプリを試しに入れてみようということで、LINEさんの「myBridge」を使ってみました。特定のアプリをお勧めするものではありませんので、皆さん、自分のニーズに応じたサービスを探して利用してみてください。
アプリをダウンロードして利用者登録したら、まずはたまっていた名刺の登録です。登録の方法はスマホで撮影するだけ！です。
こんなカンジで、ちょうどいいサイズかつ文字が読み取れるような状況になったとき？に四隅の線が白色から緑色に変わります。そうなったら撮影ボタンを押します。裏面もあれば続けて裏面を撮影。
撮影が終わったら「確認」をタップして、登録です。え、これだけ？そうです。これだけです。そうすると・・・
このように名刺データがアドレス帳のように登録されています！この、画像で撮影した文字を読み取って、テキスト化するのがOCR技術です。「Optical Character Recognition」の略で、カメラ画像やスキャンデータなど、光学的な手法で文字を認識する技術です。と、聞いたことはありましたが、実際に体験するとすごいですね。もし、これを自分が文字で入力しようと思うと、どれだけ労力がかかるでしょうか。このアプリの場合、文字認識技術と、人の手作業によって正確性を担保しているそうです。具体的に、どう役割分担しているのかは分かりませんが、確かに、間違いなく登録されています。それに、住所情報から、googleマップを自動で埋め込んでくれるようです。画像データも一緒に保管されているので、もし間違って認識されていたら、この画像を元に手作業で修正することも可能です。
１枚やってみたところで、これはすごい！というか、面白い！と、手元にあった名刺を、とりあえず１００枚程度、一気に撮影してみました。囲み線が緑色になったらシャッターを押す、裏面がある名刺は裏面を撮影するという作業だけです。あっという間に登録完了しました。
登録した名刺データは、アドレス帳のように名前順や会社名順に表示することができます。名刺ならではの「交換日順」という表示方法もあります。グループを設定して、グループごとに表示することもできます。私が登録したデータの場合、同じ企業名ですが、途中で半角スペースが入っている方とそうでない方がいらっしゃった（確かに、名刺を見たら、そのような作りになっていました）ので、手作業で修正して統一しました。統一すると、同じ企業としてグルーピングしてくれました。この修正が２件だけありましたが、他は手作業での修正は不要でした。
登録作業をしているときに気になった点があります。同じ人からですが、異動されて、異なる名刺をもらったときはどうなるのでしょう？FAQを見ると、名前・メールアドレス・携帯電話番号のうち２つ以上が一致する場合は同一人物とみなして、データが統合されるそうです。直近に登録したデータが活かされ、従前のデータも参照できるそうです。
また、以前に名刺を頂いたこの方、今はどちらの部署にいらっしゃるのかな？と気になった方も。調べてみると、自分と相手がお互いに自分の名刺を認証している状態で、お互いに名刺を登録すると、自動的に連携され、昇進や転職などで名刺情報に変更が生じた際に、お互いのデータが自動的にアップデートされるそうです。もちろん、ブロックして連携を止めることもできるそうです。これもすごい機能ですが、ここまで必要かどうかは個人差があるような気がしますね。
そして、作業前にはあまり気にしていなかったのですが、何枚まで無料で登録できるのかな？と調べてみると、制限はありませんでした！これ、本当に無料で使っていいのかな、と心配になってしまいました。サービスによっては無料の範囲が決まっているものもあるようなので、事前に調べておいた方が良さそうですね。
ということで、アプリ内には名刺から自動生成された名刺帳ができました。これを、スマホ本体の電話帳やメールアドレス帳も登録できるサービスもありますが、ここを連携するかどうかも、個人によって分かれそうですね。電話やメールを頻繁にやり取りされる方は、このまま電話帳やアドレス帳にも登録されると便利そうです。
ふとしたきっかけで名刺管理アプリを使ってみましたが、①登録作業が驚くほど簡単なこと、②文字認識が驚くほど正確なこと、③無料で驚くほど多様な機能が利用できることが分かりました。そして何より、④驚くほどスッキリした気分になりました。これでもう、名刺を並べ替えたりする作業から解放されました。私の場合は、登録した時点で大満足ですが（笑）、これから名刺管理アプリを使っていくと、⑤仕事に驚くほど役立つ、という体験ができる気がします。
デジタル技術を使う身近な例として、名刺管理アプリを使ってみてはどうでしょうか？途中でも書きましたが、一番時間がかかる作業は、サービスの選択だと思います！そこはご自分で判断していただくしかありません！