アジャイルで運営している社内コミュニケーション推進チームのご紹介！

TDCソフト社内コミュニケーション推進チームのツッチーです😃

チームの活動で知ったこと、学んだことをしっかりと身に着けるために、noteの記事にまとめ、発信していく記事の第二弾です。

第一弾では、コミュニケーションの基盤となる社内ポータルを紹介しました。今回は、チームのコミュニティを紹介していきたいと思います！

推進チームの活動テーマ

IT企業のお仕事の内容は、お客様から報酬をいただき、仕事を請け負って価値を提供しています。そのため、作業場所はお客様先であることも多く、自社の人間よりもお客様やビジネスパートナーの方との会話が多くなることがあります。

自社で仕事をしているにも関わらず、お互いのことを知らないということもあります。仕事に関する興味深い話や、他のメンバーのプロジェクトについて、そして個々の専門分野についても、なかなか自分の好きなタイミングでは知ることができません。
部内のコミュニケーションは飲み会などの限られた場面や、仕事の合間を縫って、本人や上司に直接聞く以外に知る方法がありませんでした。

このようなコミュニケーションの課題に向き合うために考えられたのが、今回の活動のテーマである、「社内のヒト、コト、オモイの見える化」です。

具体的には社内ポータルなどのコミュニケーションツールを使って、仕事に取組むうえでの想いや、自分の知識を積極的に発信していきます。
そのメッセージが多くの人の目に留まり、新しいコミュニケーションや協働が始まるきっかけとなるような、横同士のつながりを生み出すことを目指しています！

推進チームの体制

チームは各部門ごとに組まれているので、拠点も各部門ごとに存在しています。

拠点同士は連携しており、Teams（チャット、会議、ファイル共有ができるビジネス向けツール）を使用して、同じチーム内で、チャネルを分けて活動しています。

他の拠点のチームの会話も見ることができるので、お互いの状況をなんとなく把握することができます。つい先日は、他のチームが制作しているロゴマークが良いねという話題があがりました。そのロゴを見たメンバーがうちもロゴを作りたい！と触発される場面があり、他のチームの活動が伝播し、それが良い刺激となっています。

全ての拠点を合わせると、総勢約40名の活動メンバーがいます。さらに、入社２年目の若手からベテランまで、幅広い層がチームに参加しています。

アジャイルによるチーム運営

推進チームの運営にはアジャイルを採用しており、年度単位の大きな計画ではなく、小さな仮説検証を繰り返しながら、コミュニケーション活動の施策を進めています。

ソフトウェア開発の手法とされているアジャイルですが、ビジネスや社会における「価値」の実現という考え方は、ソフトウェア開発以外にも相性が良く、アジャイルのフレームワークの考え方を適用することにしました。

チームが立ち上げられる際に、アジャイルの経験がないメンバーがいることもあります。そのため、自社のアジャイルプロジェクトの経験者を講師に招いて、ワークショップを開催することで、アジャイルのマインドに触れ、アジャイルな取り組みができるようサポートを行っています。

チームのメンバーはお互いのことをあだ名で呼び合う独自の工夫をすることで、話し合いや質問をしやすくするための工夫をしています。これにより、カジュアルな雰囲気のなかで議論を進めることができています。

不思議なもので、あだ名で呼び合うと、ずっと昔から仕事を共にしている仲間のように感じることができ、親しみが湧きやすいという点も魅力的なポイントだと感じました。

推進チームのMVV

部門ごとには独自の文化があり、チームごとに課題意識もあるため、MVV（ミッション・ビジョン・バリュー）は、各チームの状況に応じて部門ごとに考えています。

せっかくですので、私が所属しているチームのミッションをご紹介します。

組織間のコミュニケーションを活性化させ、協働を生み出すための活動をしていきたい。という想いを元にMissonを決めました。
活動内容はオープンにして、自分事化をして、わいわいと楽しく活動をしていく。長期の計画立てて慎重に推進するのではなく、とりあえずやってみよう！の精神を大切にしています。

和と輪をつくり、わ！を生み出したい。ということで、最後には感嘆の気持ちを表す「わ！」としています。元々のチーム名で愛着のあった、「world wide wakaba（わーるどわいどわかば）」の略称からもじったものをミッションへ設定しています。
（「わかば」は、TDCソフトの社内報やWG活動で愛用されている言葉です。）

他の拠点のチームも同様に必ずMVVは設定し、活動をしています。

活動は本業とは別のワーキンググループで推進

推進チームは専任のチームではなく、ワーキンググループで活動をしているため、普段はエンジニアとしてプロジェクトに参加しているメンバーで構成されています。
月におよそ10時間の活動時間を目安にしており、限られた時間の中で施策を考えて推進をしています。

私が所属しているチームは、9人いますが、１チームあたりの人数が多すぎるとスピード感が出ないため、サブチーム分けをして3チームに分けています。各サブチームは、次の二週間でやることを計画し、チーム全体で合意したうえで施策を進めていきます。

また、活動予定の中には、ふりかえりを行う日を定めています。
ふりかえりの日には活動する中で出た課題や良かった点、改善が必要な点を必ずふりかえり、次回の二週間の活動に活かしていきます。

タスクはカンバンボードで管理をしていますが、各自時間を捻出できるタイミングで作業を進めて行きます。そのため、誰がどのタスクを現在進行しているのかが分かるよう、タスクを始める前と終わった後にはTeamsのチャットで宣言して進めて行くことで、作業の透明性を高めています。

ここまでが社内コミュニケーション推進チームのご紹介となりますが、雰囲気など、なんとなくお伝えすることができたのであれば幸いです。

コミュニケーションによる気付き

以降は余談めいたものになりますが、技術の多様化などの理由から、最近では部門間横断での協力や共同作業が増えてきています。このような変化に対応するため、社内コミュニケーションの重要性が再認識されてきています。

活動を進める中で、自分が所属する部門では当たり前の考え方が、全社的には少数派であることが分かったり、実態を把握するためのインタビューを行ってみると、情報を発信するための仕組みがまばらに浸透していることも見えてきます。また、発信を行うためのモチベーションはミッションが同じでも、人によってその出所が全く異なっていることもわかりました。

施策検討のヒントを得るために始めたインタビュー活動ですが、人と関わることで得られる気付きや発見が数多くありました。

普段の仕事では関わらない推進メンバーからも刺激を受けながら、とりあえずやってみよう！の前向きな精神で、ああしてみよう、こうしてようと、推進メンバーと意見を交わしながら今日も活動に取り組んでいっています。

ここまでご覧いただき、ありがとうございました！
引き続き、積極的に社内コミュニケーションの活動について発信をしていきたいと思いますので、どうぞ、ご期待ください！