社員のコミュニケーションやナレッジの共有ができる社内ポータルのご紹介！
TDCソフト社内コミュニケーション推進チームのツッチーです😃
普段はエンジニアとして働いている私ですが、縁あって社内コミュニケーション推進チームに参加することになりました。
推進チームの活動で知ったこと、学んだことをしっかりと消化するために、noteの記事にまとめ、発信していきたいと思います。
今回は、社内コミュニケーション推進チームが運営している社内ポータルがどんなポータルなのかをご紹介させていただきます。
社員全員が発信できる社内ポータル？
一言で表すと、社員全員が仕事に役立つ情報を投稿できるプラットフォームであり、ＴＤＣソフトの社員のみがアクセスできるポータルです。技術に関する内容だけでなく、業務知識やマネジメントのノウハウなども社内ポータルに投稿されています。
実際の社内ポータルはこんな感じです。
各専門領域のポータルは、技術研究をしているチームがポータルを運営しており、分野ごとに複数のポータルが存在します。しかしながら、情報収集を手軽にしたい利用者側にとっては少し不便です。そこで、窓口となるポータルが登場しました。
このポータルでは、全ての専門領域のポータルへのリンクと、お知らせが一箇所にまとまっているため、社員は窓口となるポータルを閲覧するだけで、お仕事に役立つ情報へ簡単にアクセスができます。
社内ポータルコンテンツ例：
・各専門領域の最新コンテンツ
・プロジェクトの事例や部門横断活動の特集
・若手社員企画の特集
・顧客提案資料、eラーニングの特集
この１つのポータルを見るだけで、自身のプロジェクトでは普段関わりのない、技術やノウハウを手軽に学ぶことができるので、話のネタや、新しい発見に繋げられることが魅力だと思います。
例えば、画像生成AIの「DALL-E3」を使ってみた感想などが投稿されています。このコンテンツでは、「DALL-E3」と、「Stable Diffusion」へ同じ指示を与えた場合の生成結果を比較しています。比較の結果から、「DALL-E3」がより指示通りの画像を生成してくれることがわかったりします。
社内ポータルの仕組みと運用の工夫
このポータルの仕組みと運用についてですが、社員や制作側にとって嬉しいポイントが３つあります。
① 制作側の負担は最小限に
当社では、Microsoft Officeを導入しているため、SharePointを利用してカスタマイズすることなく、基本機能でポータルを作成しています。この方法により、余分な時間やコストをかけずにエンジニアではないメンバーがパパッとポータルを作り、運用することができています。また、新たに発信者へアカウントを発行する手間も必要ありませんので、制作側の負担も最小限に抑えられています。
② "発信したいけど、わからない"をサポート！
自分の発信するテーマに合う場所がわからない場合や、文章に自信がない場合は、社内コミュニケーション推進チームがサポートしています。
具体的には、コンテンツの構成と文章の添削、公開場所の整備、デザイン（サムネイル）の作成代行などがあります。推進チームが発信までの"わからない"を取り除くことで、発信者は迷わずに発信することができます。
③ 読んでもらえるよう後押し！
ポータルに発信されたコンテンツをより多くの社員へ読んでもらうために、社内コミュニケーション推進チームでは毎月、コンテンツをまとめて記事にして全社へ配信しています。
毎月配信の記事（ニュース）をお見せします。
まだまだ発展途上で試行錯誤の連続
このポータルが誕生した2020年度と同じ頃から、社内コミュニケーション推進チームは社員へ仕事に役立つ情報を投稿してもらうように呼びかけてきました。最初は一部の部門だけでしたが、今では多くの部門に広まり、情報の発信数も増えて、全社員が積極的に発信する文化が少しずつ広がってきました。
発信数は2020年度から順調にコンテンツの数は増えていますが、まだ各コンテンツの閲覧数が少ないという課題があると聞いていますので、この辺りもさまざまな仕組みと運用の工夫でカイゼンしていくのだろうと思っています。
今回は社内ポータルについて、まとめてみました。
社内ポータルは、全社員が発信する、お仕事に役立つ情報が集まるポータルであり、発信がしやすい工夫まで考えられていることがわかりました。
ここまでご覧いただき、ありがとうございました！
今後も積極的に社内コミュニケーションの活動について発信をしていきたいと思いますので、どうぞ、ご期待ください！
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