「推薦状」の書き方・テンプレート

留学に必要となる教授や上司の「推薦状」

私は留学エージェンシーなど一切利用せずに、海外大学院への正規留学(建築分野)を行いました。その時に使用した２通の推薦状草案を通して、内容や書き方のポイントを紹介したいと思います。汎用性のあるテンプレート全文も用意しています。

海外大学院の正規留学を目指す人全般に向けた内容ですが、建築・デザイン・アート分野での留学を目指している方は特に参考になると思います。

1. 推薦状とは

推薦状は「Letter of Recommendation」や「Academic Reference」と呼ばれるものです。教授や上司に志望者が適した人材であることを推薦してもらう書類です。しかし、推薦者にゼロから書いてもらうのではなく、自分自身である程度完成させたものを確認してもらうことが一般的です。今回紹介する推薦状も私自身で書いたものです。

★ 推薦状の基本ルール
・指導教授に書いてもらう。社会人になっていても基本的には最終学歴の担当教授。それが難しい場合は現職の上司や同僚でもよい。
・A4用紙 1枚程度。
・推薦者の連絡先必須。
・カバーレター(大学や会社の正式なフォーマット)を使用すること。
・フォント「Century, Times Roman」11pt, 12pt 程度。行間も1.5ptほど。

では、以下の章では実際に使用した推薦状を参考に、書くべき内容のポイントを説明します。最後に、内容を自分自身に当てはめることで使用できるテンプレートも用意したのでご利用ください。

2. 推薦状の書き方

推薦状1枚の基本的な構図は以下になります。

カバーレター
カバーレターの意味は「添え状」の意味ですが、志望校からカバーレターの指示があれば、「大学や会社の公式な書類」を意味します。大学のロゴ、　住所、連絡先が必要ということです。

推薦文
「3. 推薦状の内容」で説明します。

推薦者情報
名前・所属機関・役職・職場連絡先。メールアドレスを必ず記載してもらいましょう。自筆のサインも忘れずに。

3. 推薦状の内容

では、具体的な推薦文の内容を解説していきます。(A)と(B)の2つのパターンを用意しています。

3.1. 日時

01 January 2020

日付、月、年の順に書きましょう。

3.2. 宛名

・TO WHOM IT MAY CONCERN (担当者様)
・Dear Sir/ Madam 

どちらでも構いませんが、「TO WHOM IT MAY CONCERN」はアメリカ 英語圏、「Dear Sir/ Madam 」はイギリス英語圏で使われていると言われています。志望校がイギリスにある大学の場合、後者の方が自然かもしれません。このように具体的な宛名を使用しないことで、複数校志願している場合に使いまわすことができます。

3.3. 冒頭書き出し

(A) It is with great pleasure that I write this recommendation letter for (Mr./Ms. 名前). I am a Professor of the Course of 〇〇 in the Department of 〇〇, 〇〇 University, JAPAN.

(B) I am writing this reference in support of (Mr./Ms. 名前)’s application for the (志望するコース) programme at (志望校).

冒頭の書き出しは「誰の推薦をしているのか」から始まります。(A)は推薦者の自己紹介が続きます。一方、(B)は「志望校」を強調しています。志望校が一つの場合には有効になります。

3.4. 志望者と推薦者の関係、年数

(A) In the academic year of 20~~ and 20~~, he/ she has been a student of my seminar class. Throughout the class he/ she shows positive attitude, 〜〜 and analytic viewpoints with 〜〜 perspective. He/ She is now doing research on (研究内容) as his/ her graduation work under my supervision. I am looking forward to seeing his/her research outcome and proposal.

(↑)ゼミの担当教官として数年間の関係がある。どのような生徒なのかの説明。卒業論文/制作/研究の内容と期待。

(B) (名前) has been studying at (大学名) on the (コース)in (学部) programme. The course encourages students to explore (専攻) with a critical, socio-cultural and multidisciplinary focus. In addition to (専攻), the course offers an opportunity for students to consolidate their language skills in academic English.

(↑)志望者の所属 (冒頭で言及していないため)。そのコースの説明。専攻だけでなく英語能力についても言及。

まずは志望者と推薦者の関係を示します。そして、志望者がどのようなことを研究・習得してきたのかを簡単に示します。

関係を説明すると同時に、コースや授業を通じた出願者の特徴を示します。

特徴を形容する例
positive attitude,  analytic viewpoints with comprehensive perspective, critical, socio-cultural,  multidisciplinary focus, multilateral interests.

これは志願するコースによって適した言葉を選びましょう。志望するコースが多文化の広い視野を求めているコースでは、上記のような言葉が有効です。一方で、ひとつの事柄に没頭して研究するようなコースが志望の場合は、「集中」「客観性」などの言葉が有効になるでしょう。

最後に、(A)は現在の研究内容を説明しています。一方、(B)は英語能力について言及しています。志望コースが高い英語能力(コミュニケーション能力)を求めいる場合は専攻コースだけでなく、語学力に言及するのも有効です。

3.5. 志望者の資質、能力、業績、態度