自宅開業社労士のオン・オフの切り替えのための電話・LINE設定

2024年10月26日 21:04

私は小学生の息子を育てながら自宅開業している社会保険労務士ですが、
自宅開業を選択したのは「ワーク・ライフ・バランス」を重要視したからでした。

ところが、実際に開業してみると、子供にご飯を食べさせる時間の19時頃にもお客様から電話がかかってきたり、ひどい時には夜21時くらいにラインの通知が来てしまったり・・。

お客様が徐々に増えてくるにつれ、営業時間というものをキッチリ決めて、それ以外の時間は対応できない仕組みを作りたかったのですが、
どうしたものかと悩んでいました。

スマホの時間外着信のアナウンス設定

当時は私のスマホ一本でお客様との電話のやり取りをしていましたので
目指したのは、時間外にスマホにかかってきた電話については「営業時間外」のアナウンスが流れるように設定する、という形です。

スマホのアナウンス設定を確認しましたが、
「ただいま営業時間外となっております。～～」という形の事業用のアナウンスは使用するキャリアでは利用できないようでした。

固定の電話回線を持っていなかったので、これを機に固定電話を設置し、営業時間外アナウンスを設定することも検討しました。

しかし電話回線でも、ビジネス用の応答アナウンスの設定が難しいようで、またオプションで任意のメッセージを設定しようとすると結構な費用がかかる、ということでしたのでいったんこの方法は保留。

また電話回線を持ったところで、子機を新しく購入して自宅に設置するのも面倒でしたし、外出中に電話回線にかかって来たら取れないもんな・・と電話回線の導入には消極的でした。

色々調べてみると、「IP電話」というものがあることを知りました。

IP電話とは、ネット回線を使用した電話のことで、固定電話の番号（050-）を取得できるため、電話回線の取得に替えることができます。

IP電話はインターネット回線を使用しているため、固定番号にかかってきた着信は外出中にスマホやPCでとることもできますし、
スタッフがスタッフの自宅で代わりに電話を取ることができるようになります。

費用も一番号で月額1000円程度～という安価でしたし、子機を購入する必要もありません。
何より、最も必要としていた「営業時間外アナウンス」も無料で利用ができましたので、とりあえず一番号を契約することにしました。

既存のお客様はスマホでやりとりをしていたので、今後は固定電話にかけてください、という誘導が難しい状況でした。

そこで、営業時間外になった時間にその都度手動でスマホの「転送設定」を行い、
営業時間外にスマホにかかってきた電話は、IP電話に転送されるようにしました。
ちなみに、スマホの転送設定は格安SIMや格安スマホでは設定できないこともあるようなので、お使いのキャリアのサービスを確認してくださいね。

ということで、
スマホ着信→IP電話に転送→IP電話が営業時間外アナウンスを行う
と、無事営業時間外にあった着信をスマホで受けず、営業時間外アナウンスを流すという形が出来上がりました。

また、当時個人用LINEでやり取りしていたお客様もいたのですが、
個人用LINEを業務使用することは一切やめ、
公式LINEアカウントを作成し移行してもらいました。

これにより、応答不可時間を事前に設定しておくことで、
応答不可時間に来たメッセージに対しては自動返答したり、応答不可表示をしたりすることができるようになりました。

また、公式LINEアカウントは基本的にPCでしか閲覧できないようにしましたので、スマホにお客様からのLINE通知が届いてしまう、ということは避けることができるようになりました。

このように、営業時間を設定し、営業時間外にスマホで着信したりLINE通知が鳴ったりすることはなくなりました。

お客様にとっては不便になったのかもしれませんが、そもそも顧問契約は「24時間365日対応します」ということを前提としていませんので、
そこについて不満やクレームが来ることはありませんでした。
大変有難いことです。

自宅で仕事をしていると、プライベートと仕事の切り分けが難しくなる、ということはよくあることかもしれません。

私の場合、実際は営業時間外にPCを開いて仕事をすることは多いのですが、上記のような設定を行うことで営業時間外や休日に仕事の通知がLINEやスマホに着信することがなくなったことは、かなり精神的な安心や負担の軽減につながりました。

自宅で開業をご検討の方の参考になれば幸いです。