【仕事術】仕事を効率化するのはAIだけじゃない！まずはPCの基本機能を使いこなそう

仕事を効率化するために必要なのはAIだけじゃない

最近、仕事の効率化といえばAIの活用が話題に上がることが増えました。
しかし、そもそも私たちはパソコンをどれだけ使いこなせているでしょうか？

AIを導入する以前に、普段の業務で使っているパソコンの基本機能をしっかり活用できていれば、時間の節約や作業の効率化につながります。
そこで今回は、パソコンの基本機能や便利なツールを活用することで、業務をスムーズに進める方法を紹介します。

1. ショートカットキーを活用する

マウスを使う時間を減らすだけでも、作業スピードはぐっと上がります。よく使うショートカットを覚えるだけで、1日あたり数分、ひいては年間で何時間もの時間を節約できます。

基本的なショートカットキー

• Ctrl + C / Ctrl + V（コピー / 貼り付け）

• Ctrl + X（切り取り）

• Ctrl + Z（元に戻す）

• Ctrl + Y（やり直す）

• Ctrl + A（すべて選択）

• Ctrl + S（保存）

• Alt + Tab（アプリの切り替え）

• Windows + D（デスクトップ表示）

これらを習慣的に使うことで、作業がスムーズになります。

2. 単語登録（単語辞書）を活用する

よく使うフレーズやメールアドレス、定型文を辞書登録しておけば、入力の手間が大幅に削減されます。

例:

• 「おせわ」と入力 → 「お世話になっております。」

• 「めーる」と入力 → 自分のメールアドレスを自動入力

• 「かんしゃ」と入力 → 「ありがとうございます。」

特に、長い社名や住所を頻繁に入力する人にとっては、大きな時間短縮になります。

3. Excel関数を活用する

Excelを日常的に使うなら、関数を覚えておくと作業の自動化が可能になります。

基本的な便利関数

• SUM()（合計を出す）

• AVERAGE()（平均を出す）

• IF()（条件分岐）

• VLOOKUP() / XLOOKUP()（特定の値を検索）

• COUNTIF()（特定の条件に合う数をカウント）

例えば、VLOOKUPを使えば、別のシートにあるデータを自動で取得できるため、手入力の手間がなくなります。

4. Google Apps Script（GAS）やVBAで作業を自動化

繰り返しの作業が多い場合は、Google Apps Script（GAS）やExcelのVBAを活用することで、業務の自動化が可能になります。

GASの活用例:

• Google スプレッドシートのデータを自動更新

• メールの自動送信

• フォームの回答を整理して別のシートに記録

VBAの活用例:

• Excelのデータを自動で整理

• 定型フォーマットのレポートをワンクリックで作成

• 毎月の請求書作成を自動化

初心者でも簡単なスクリプトを導入するだけで、作業時間を大幅に短縮できます。
ちなみに、このGASやVBAのコードはAIで簡単に組めるので、使ったことがない、言語がわからないから使えないという人にも仕事効率化のチャンスが来ています！
まずは、どういうことができるのかを知りましょう！

5. カレンダー通知やタスク管理ツールを使う

スケジュール管理やタスク管理を紙のメモやメールで行っていると、重要なことを見逃しがちになります。
GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookのリマインダー機能を活用することで、タスクの抜け漏れを防ぐことができます。

おすすめの活用方法:

• 定期的な業務をカレンダーに登録し、リマインダーを設定する

• ToDoリストをデジタルで管理し、期限を設定する

• SlackやNotionなどのタスク管理ツールと連携する

6. まずはPCの基本機能をマスターしよう

AIの活用も素晴らしいですが、その前にまずはパソコンの基本機能をしっかり活用できるようになることが重要です。
ショートカットキーの活用、単語辞書の設定、Excel関数、GASやVBAによる自動化、カレンダー通知などを取り入れるだけで、日々の業務が格段に効率化されます。

仕事の効率化を考えるなら、まずは自分のパソコンの使い方を見直してみましょう！
PCに詳しくないから使えない、使ったことがないけど聞いたことがあるという方は是非、ググってみても良し、AIに聞いてみても良し。
まずは何ができるのか、そしてそれを自分の仕事にどう反映できるのか。
これを考えてみてください！
AIと一緒に考えるのが一番早く、的確なアドバイスが得られますよ！
その方法は是非、コメントでご質問ください！
後日、記事にもする予定です！