自社サービスを使ってやっかいな手続きをした話
SOU-MU部 Advent Calendar 2024の5日目です。弊社は社員がほとんどいない駆け出しのスタートアップなので、代表である @y0kaw がどういう風に総務業務をやっているかを共有する内容になります。
そもそも総務業務とは何か
総務の仕事内容は多岐にわたり、企業全体の円滑な運営をサポートする重要な役割を担っています。主な仕事内容は以下の通りです：
# 管理業務
- 機器・備品管理パソコン、電話、デスク、椅子などの社内で使用する機器・備品の管理
- 消耗品の在庫管理と発注
- OA機器の修理やメンテナンスの手配
# 施設管理照明や空調の調節・管理
- 清掃業者の手配
- 防災設備の管理
- オフィスのレイアウト変更や移転の取りまとめ
# 文書・情報管理
- 文書管理重要文書（稟議書、契約書、発注書など）の作成・管理
- 法律に基づいた適切な文書保管
- 情報管理社員名簿や株主名簿などの社内文書の管理
# 企画・運営業務
- 社内行事の企画・運営入社式、社員旅行、社員総会などの企画・運営
- スケジュール・予算の作成、告知、出欠管理
- 株主総会・取締役会の企画・運営総会全体のシナリオ作成
- 必要書類の作成、会場手配、招集通知
# 対応業務
- 窓口業務電話・メール・来客対応
- 郵送物の仕分け
- 福利厚生業務福利厚生制度の設計、見直し・運用
- 休暇制度、育児・介護制度、健康診断の管理
総務の仕事は、これらの業務を通じて社員が働きやすい環境を整え、会社全体の業務効率を向上させることを目的としています。多様な業務を担当するため、柔軟性と正確性が求められる職種です
ありがとう、perplexity…こういうときも助けてくれる貴重な存在です…🤖
実際にはこれだけではなく、兼務されているケースが多々あり、多岐に及んでいることが多いのかなとは思いましたが、これを叩き台に考えていきます。
自社の事情に照らし合わせてみた
上の要素をpostalkに並べて、分解してみました。すると…
社員が少なくコワーキングスペースを利用している独身ですと、たくさんあった項目のほとんどが関係ないことがわかりました。どんなオチだ。こんな内容で終わるわけには当然いかないので、どんなに小さな会社であっても起こり得る、文書・情報管理や企画・運用について今回は書いていきます。
エンジェル税制との戦い👼
昨年の年末年始にエンジェル税制を申請したのですが、なかなか大変でした。誰が使うんだこれ。そうでなくても初めての経験でしたし、申告には必要書類が多岐にわたります。
たとえば、「労働保険概算・確定保険料申告書」という書類が必要と言われても、そもそもそんな書類があったかどうかすら把握できていない状態でした。
そこでpostalkを活用してみました。具体的には：
必要書類をすべてpostalkのボードに列挙
書類の有無や保管場所をその場で確認
わからないことがあれば、そのまま質問を書き込んで税理士の先生に確認
これにより、メールやチャットでバラバラだった情報が一元管理され、「どの書類が必要で」「どこまで準備できていて」「次に何をすべきか」が明確になりました。ビデオ会議は一度もしていません。
結果として、エンジェル税制のような申請をスムーズに進めることができました。また、この進め方を徹底することで「あの書類どこでしたっけ？」という手戻りが激減しました。本来の業務に集中できる時間が増えただけでなく、税理士の先生との関係性も良好に保てたのは大きな収穫でした（新巻さん、いつもありがとうございます…🙏）
AI、めっちゃ取り込んでいます
あらためてですが、弊社は『コミュニケーション・ギャップをなくす』ことをミッションに、情報を拾い上げて、構造化するためのAIホワイトボード「postalk」を提供しています。
postalkのユーザーには、税理士法人や公認会計事務所、司法書士法人に使われています。使ってくださる理由のひとつにクライアントとのコミュニケーションをより円滑にするということがありまして、たとえば、『年末調整ってどうすればいいですか？』『決算書ください（じつは先週共有済み📩📩）』というような繰り返し業務をpostalkならばパワーポイントよりも簡単に可視化と共有ができるので、どっちにボールを持っているか・なんのToDoをやるべきかをわかりやすくすることができることができます。
今回はクライアントとのやりとりでしたが、おそらく社内でも作業が遅れがちな方をサポートするためにも活用できるはずです。可視化が簡単ってどういうこと？とおもわれるかもしれませんが、postalkはワンクリックで簡単に付箋を貼り合えることができるのと、iPhoneとChrome拡張機能で喋った内容から付箋を生成することができるので、生成された付箋を使いながら、図解をすることができます。